Thema: Ablage

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Die gemeinsame Ablage hilft Teams dabei, ihre Vorgänge schneller abzuschließen. In diesem Blog schreiben wir immer wieder über eine Ablage, die sich an Vorgängen und Prozessen (statt an internen Strukturen) orientiert.

Dokumente nach Vorgängen bündeln

Einstieg 

Zum Einstieg empfehlen wir folgende Artikel:

• Jan Fischbach: Auf dem Weg zu einer gemeinsamen, aufgeräumten Ablage, Teamworkblog, erschienen am 23. Mai 2022, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2022/05/auf-dem-weg-zu-einer-gemeinsamen.html 
• Jan Fischbach: Das einfachste Ablagesystem - Ablegen (und archivieren) nach Vorgängen, Teamworkblog, erschienen am 02. Oktober 2014, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2014/10/das-einfachste-ablagesystem-ablegen-und.html 
• Jan Fischbach: Ein Glossar für die prozessorientierte Ablage, Teamworkblog, erschienen am 14. Aug 2024, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2024/08/ein-glossar-fur-die-prozessorientierte.html 
  
• Jan Fischbach: Drei Schritte zur übersichtlichen Ablage, Teamworkblog, erschienen am 17. Januar 2015, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2015/01/drei-schritte-zur-ubersichtlichen-ablage.html
  
• Jan Fischbach: Eine gemeinsame Ablage ist keine Bibliothek, Teamworkblog, erschienen am 06. Jan 2016, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2016/01/eine-gemeinsame-ablage-ist-keine.html
  
• Jan Fischbach: Eine einfache Projektablage - Prinzipien für den schnellen Überblick, Teamworkblog, erschienen am 06. Mrz 2020, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2020/03/eine-einfache-projektablage-prinzipien.html 
• Jan Fischbach: Brauchen wir Regeln für Dateinamen?, Teamworkblog, erschienen am 06. Jun 2022, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2022/06/brauchen-wir-regeln-fur-dateinamen.html
• Jan Fischbach: Abkürzungen für Dokumente und E-Mails, Teamworkblog, erschienen am 13. Sep 2024, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2024/09/abkurzungen-fur-dokumente-und-e-mails.html
  
• Jan Fischbach: Vergessen Sie Versionsnummern im Dokumentnamen, Teamworkblog, erschienen am 05. Aug 2022, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2022/08/vergessen-sie-versionsnummer-im.html 
• Jan Fischbach: E-Mails müssen DOCH abgelegt werden, Teamworkblog, erschienen am 19. Dezember 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/12/e-mails-mussen-doch-abgelegt-werden.html 
• Jan Fischbach: E-Mail-Regeln gegen den E-Mail-Wahnsinn, Teamworkblog, erschienen am 26. März 2013, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2013/03/e-mail-regeln-gegen-den-e-mail-wahnsinn.html 
  
• Jan Fischbach: Umgang mit Wissensdokumenten in der gemeinsamen Ablage, Teamworkblog, erschienen am 4. April 2024, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2024/04/umgang-mit-wissensdokumenten-in-der.html
  
• Jan Fischbach: Wie verwaltet man Planänderungen? - Überblick behalten mit dem Denken in Änderungsvorgängen, Teamworkblog, erschienen am 17. April 2014, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2014/04/wie-verwaltet-man-plananderungen.html 
• Jan Fischbach: Austauschlaufwerke als Brücke zur gemeinsamen Ablage, Teamworkblog, erschienen am 09. Mai 2023, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2023/05/austauschlaufwerke-als-brucke-zur.html  

Wie organisiert man eine gemeinsame Ablage? 

Nach welchen Prinzipien organisiert man die gemeinsame Ablage?

• Wolf Steinbrecher: Was ist für eine gute Teamablage wichtig?, Teamworkblog, erschienen am 27. Januar 2014, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2014/01/was-ist-fur-eine-gute-teamablage-wichtig.html
• Wolf Steinbrecher: Kriterien für eine gute Teamablage (2), Teamworkblog, erschienen am 29. Januar 2014, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2014/01/kriterien-fur-eine-gute-teamablage-2.html
• Wolf Steinbrecher: Kriterien für eine gute Teamablage (3), Teamworkblog, erschienen am 31. Januar 2014, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2014/01/kriterien-fur-eine-gute-teamablage-3.htm
  

Beispielstrukturen  

Immer wieder haben wir Beispielstrukturen zur Ablage beschrieben:

• Jan Fischbach: Zusammenarbeit über Datei-Ordner flexibel koordinieren - Ablage im Team für Vertriebsprojekte, Teamworkblog, erschienen am 08. Oktober 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/10/zusammenarbeit-uber-datei-ordner.html 
• Jan Fischbach: Zusammenarbeit über Datei-Ordner flexibel koordinieren - Ablage im Team für Vertriebsprojekte (Teil 2), Teamworkblog, erschienen am 15. Oktober 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/10/zusammenarbeit-uber-datei-ordner_15.html 
• Jan Fischbach: Zusammenarbeit über Datei-Ordner flexibel koordinieren - Ablage im Team für Vertriebsprojekte (Teil 3), Teamworkblog, erschienen am 26. November 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/11/zusammenarbeit-uber-datei-ordner.html 
• Jan Fischbach: Wie Youtuber ihr Rohmaterial speichern können - ein Vorschlag, Teamworkblog, erschienen am 02. Apr 2015, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2015/04/wie-youtuber-ihr-rohmaterial-speichern.html 
• Jan Fischbach: Eine Konferenz mit der Dropbox organisieren, Teamworkblog, erschienen am 13. Sep 2021, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2021/09/eine-konferenz-mit-der-dropbox.html 
• Jan Fischbach: Wie führe ich eine elektronische Tagesmappe?, Teamworkblog, erschienen am 26. Mrz 2015, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2015/03/wie-fuhre-ich-eine-elektronische.html 
• Jan Fischbach: Sie brauchen keinen Ordner "Schriftverkehr", um Briefe abzulegen, Teamworkblog, erschienen am 08. Dezember 2014, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2014/12/sie-brauchen-keinen-ordner.html
  

Aktenplan

• Jan Fischbach: Wofür braucht man einen Aktenplan?, Teamworkblog, erschienen am 09. Dez 2024, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2024/12/wofur-braucht-man-einen-aktenplan.html 
• Jan Fischbach: Wie baut man einen Aktenplan auf?, Teamworkblog, erschienen am 11. Sep 2025, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2025/09/wie-baut-man-einen-aktenplan-auf.html  

Dokumentenmanagementsysteme und Einführungsprojekte

Viele Organisationen setzen Dokumentenmanagementsysteme ein. Dazu gibt es auch ein paar Beiträge:

• Wolf Steinbrecher: DMS- und ECM-Projekte zum Erfolg führen (Teil 1): Gründe für das Scheitern von Projekten, Teamworkblog, erschienen am 01. April 2013, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2013/04/dms-und-ecm-projekte-zum-erfolg-fuhren.html 
• Wolf Steinbrecher: DMS- und ECM-Projekte zum Erfolg führen (Teil 2): Der Belegworkflow, Teamworkblog, erschienen am 29. April 2013, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2013/04/dms-und-ecm-projekte-zum-erfolg-fuhren_29.html 
• Wolf Steinbrecher: DMS- und ECM-Projekte zum Erfolg führen (Teil 3): Der Workflow-Mythos, Teamworkblog, erschienen am 10. Juli 2013, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2013/07/dms-und-ecm-projekte-zum-erfolg-fuhren.html 
• Wolf Steinbrecher: Agile Einführung von ERP, DMS & Co.: die Rollen des Scrum-Modells ändern sich kräftig!, Teamworkblog, erschienen am 20. Jan 2016, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2016/01/agile-einfuhrung-von-erp-dms-co-die.html 

Wir haben uns auch  Gedanken zu Verträgen für eine agile Zusammenarbeit in solchen Projekten gemacht.

• Jan Fischbach: Der Rahmendienst-Sprintwerkvertrag für Scrum-Projekte, Teamworkblog, erschienen am 06. Dezember 2013, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2013/12/der-rahmendienst-sprintwerkvertrag-fur.html 
• Jan Fischbach: Agile Softwareverträge mit EVB-IT: Ein Muster für Projekte zur Einführung der eAkte, Blogbeitrag im Forum Agile Verwaltung, erschienen am 4. Januar 2018, arufbar unter https://agile-verwaltung.org/2018/01/04/agile-softwarevertraege-ein-muster-fuer-projekte-zur-einfuehrung-der-eakte/
  

Wir haben Beiträge zu diesem Thema mit folgende Wörtern markiert: Ablage, Ablage|DMS, DMS-Projekte, Projektablage 

English articles 

Shared filing helps teams complete their tasks faster. In this blog, we often write about case- and process-based filing systems rather than those based on internal structures. To get started, we recommend the following articles:

• Jan Fischbach: Intelligent filing, Teamworkblog, erschienen am 15. Aug 2025, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2025/08/intelligent-filing.html 
• Jan Fischbach: A simple project filing structure, Teamworkblog, erschienen am 20. Aug 2025, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2025/08/a-simple-project-filing-structure.html 
• Jan Fischbach: A shared file storage is not a library, Teamworkblog, erschienen am 22. Aug 2025, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2025/08/a-shared-file-storage-is-not-library.html