Ablage für einen Vorlesungsbetrieb

Eine vorgangsorientierte Ablage schafft Klarheit und gibt Überblick. Sehen wir uns das Zusammenspiel von Organisatoren, Dozenten und Studierenden am Beispiel einer gemeinsamen Ablage an.

Was eine gemeinsame Ablage abbilden muss

In einem Vorlesungsbetrieb (z. B. an einer Uni, an einer Fakultät oder in einem Institut) laufen mehrere Prozesse ab:

• Studierende nehmen an Vorlesungen und praktischen Übungen teil. Sie legen Prüfungen ab.
• Dozentinnen und Dozenten geben Vorlesungen, halten Übungen und nehmen Prüfungen ab.
• Die Planer oder Verwalter organisieren das Ganze: Curricula erstellen, Dozenten suchen und Verträge mit ihnen schließen, Studierende „aufnehmen“ und betreuen. Dazu gibt es vielleicht weitere strategische und unterstützende Prozesse.

Diese Prozesse wollen wir mit ihren Vorgängen und Wissensdokumenten in einer gemeinsamen Ablage abbilden. Zur Erinnerung:

• Eine vorgangsorientierte Ablage ist nach Prozessen, Vorgängen und ggf. Meilensteinen organisiert. Wenn ein Vorgang abgeschlossen ist, wird er archiviert. So sehen wir nur, worum wir uns kümmern müssen.
• Wissen, das wir in Vorgängen, Prozessen oder sogar in mehreren Prozessen brauchen, wird besonders gekennzeichnet.

Schauen wir uns die einzelnen Prozesse an.

Foto von Nathan Dumlao auf Unsplash

Curricula erstellen

Als erstes erstellt das Institut einen Plan dazu, was zu vermitteln ist. Das Curriculum zeigt zum Einen die besonderen Stärken des Instituts. Zum anderen ist es ein Bestandteil des Vertrags zwischen Institut und Studierenden. Wir brauchen also einen Überblick über die aktuell gültigen Curricula und wir brauchen einen geregelten Prozess zum Ändern.

🗁 CURRICULA
    🗀 (Akt. Gültige Curricula)
    🗀 Curriculum erstellen und ändern
    🗀 Curriculum auswerten

Im Prozess „Curriculum erstellen und ändern“ gibt es Vorgänge. Entweder wird ein neues Curriculum erstellt oder ein bestehendes angepasst. Das Ergebnis ist ein neuer oder veränderter Plan mit Vorlesungen, Übungen, Prüfungen und sonstigen Veranstaltungen, die über mehrere Semester verteilt werden.

Jeder Vorgang wird in Meilensteine mit fortlaufender Nummer unterteilt.

In diesem Bereich könnte man auch einen Prozess zum Erstellen und Ändern von Vorlesungsmaterialien anlegen.

Hinweise zur Notation: Klammerordner enthalten Wissen aus der Vergangenheit. Runde Klammern sind Ordner mit Dateien, eckige Klammern benutze ich als Kopiervorlage für leere Ordnerstrukturen.

Semester planen

Ein Semesterplan verbindet ein Curriculum durch konkrete Veranstaltungen mit konkreten Dozenten und Studierenden.

🗁 SEMESTERPLANUNG
    🗀 (Akt. Planungsgrundlagen)
    🗀 (Rechtlicher Rahmen)
    🗁 Semester planen oder anpassen
        🗀 2026-04_SoSe
        🗁 2026-09_WiSe
            🗀 (Fertiger Stundenplan)
            🗀 (Fertiger Raumplan)
            🗀 M01 Bedarfe, Wünsche erheben
            🗀 M02 Stundenplan erstellen
            🗀 M03 Raumplan erstellen
            🗀 …
            🗀 M15 Stundenplan anpassen
            🗁 ZZArchiv
                🗀 …

Jedes Semester ist ein Vorgang und bezieht sich alle Veranstaltungen. Änderungswünsche oder offene Punkte werden einfach in fortlaufenden Meilensteinen gesammelt und bearbeitet.

Veranstaltungen durchführen

Wenn der Plan steht, kann man Dozentinnen oder Dozenten suchen sowie Studierende annehmen.

🗁 VERANSTALTUNGEN
    🗀 (Akt. Listen von Studierenden)
    🗀 Studierende informieren
    🗀 Anmeldungen von Studierenden annehmen
    🗀 Studierende betreuen
    🗀 (Akt. Listen von Dozenten)
    🗀 Dozenten suchen
    🗀 Dozenten betreuen
    🗁 (Akt. Vorlesungsmaterialien)
        🗀 Mathe-1
        🗀 …
    🗁 Lehrveranstaltungen durchführen
        🗀 [Musterordner Vorlesung mit Prüfung, interner Dozent]
        🗀 [Musterordner Vorlesung mit Prüfung, externer Dozent]
        🗀 [Musterordner Praktische Übung ohne Prüfung]
        🗀 (Akt. Semesterplanung)
        🗁 2025-09_E-Technik_Sem_1_Mathe1_Vorlesung-Prof.-Yilmaz
            🗀 (Akt. Planung)
            🗀 M01 Dozent einteilen
            🗀 M02 Raum suchen
            🗀 M10 Unterrichtsmaterial erstellen oder anpassen
            🗀 M11 Fragen beantworten
            🗀 M20 Prüfung abnehmen
            🗀 M21 Ergebnisse melden
            🗀 M30 Feedback einholen
            🗀 M31 Feedback geben
        🗁 2025-09_Maschbau_Sem_3_TD3_Vorlesung-Meyer (ext.)
            🗀 …
            🗀 M03 Lehrvertrag schließen
            🗀 …
            🗀 M40 Veranstaltung abrechnen

Jede Veranstaltung hat einen längeren Namen, der sich auf das Semester, den Lernbereich, das Modul und ggf. auf eine konkrete Veranstaltung bezieht. Das wirkt auf den ersten Blick etwas umständlicher. Aber früher hätten wir vielleicht für jedes Semester, für jeden Bereich und für jede Vorlesung Unterordner angelegt und wir hätten uns durch den Baum geklickt. 

Nun sind wir schneller am Ziel. Zudem kann man aus der Planungsdatei schnell per Skript die entsprechenden Ordner erzeugen lassen.

Wir sehen oben ein paar Ordner für Wissensdokumente:

• Es gibt einen Ordner für Informationen über Studierende. Falls es ein Campusmanagementsystem gibt, wird hier nur auf das System verwiesen. Falls es doch Dokumente gibt, die man in dem CMS nicht ablegen kann, wäre hier ein Ort dafür.
• Es gibt einen Ordner für alle Dozentinnen und Dozenten. Gerade für externe Dozenten braucht man einen Ort für die Lehrverträge und entsprechende Nachweise.
• Es gibt einen Ordner für die Vorlesungsmaterialien. Dort gibt es für jedes Modul einen eigenen Ordner. Daraus können sich die Dozenten für ihre Veranstaltungen bedienen. 

Je nach Veranstaltungstyp gibt es unterschiedliche Musterordner als Kopiervorlage. In diesem Beispiel gibt es unterschiedliche Vorlagen für Veranstaltungen mit eigenen oder externen Dozenten. In den Meilensteinen und übrigens bewusst Lücken gelassen, um weitere passende Meilensteine zu ergänzen, ohne die ganze Nummerierung ändern zu müssen. Beispiel wäre „M12 Urlaubsvertretung suchen“.

Eine Ablage ist flexibler als ein Campusmanagementsystem, weil man einfach Prozesse ändern kann. Für automatische Auswertungen oder Workflows für häufige Standardvorgänge muss man allerdings auf andere Werkzeuge zurückgreifen. Mit der gemeinsamen Ablage gibt zumindest einen Ort, an dem alle Beteiltigen (Organisatoren und Dozenten) ihre Dokumente und Nachrichten ablegen können. 

Ablage einrichten

Wer eine neue Ablage etablieren will, sollte sich zu Beginn Zeit nehmen, um die Prinzipien zu erklären. Wenn die Planer und Dozenten die Mechanik und die Vorteile erkennen, halten sie sich auch daran. Es lohnt sich auch, zwischendurch immer wieder auf die neue Ablage zu schauen: Halten sich alle daran? Gibt es noch Klärungsbedarf? Brauchen wir weitere Prozesse? Hat sich etwas geändert?

Eine gemeinsame Ablage gleicht eher einem Supermarkt als eine Bibliothek.

Die Ablageverantwortlichen können sich überlegen, ob sie die neue Ablage schrittweise oder radikal einführen. Kleine Schritte funktionieren meist besser. 

Hier sind die grundsätzlichen Schritte:

• Zwei neue Ordner auf der obersten Ebene anlegen: AKTUELL und ARCHIV
• Die alten Ordner ins Archiv schieben
• Die neuen Prozessgruppen und Prozesse anlegen.
• Ordner für neue und laufende Vorgänge anlegen. Für die laufenden Vorgänge übernehmen wir nur die wichtigen Dokumente, z. B. Pläne oder die letzten Meilensteine.

Wenn wir in kleineren Schritten vorgehen, würde man mit einer kleineren Benutzergruppe an wenigen Prozessen arbeiten. So werden mit der Zeit immer mehr Prozesse in der neuen Ablage abgebildet.

Sie wollen mehr über die gemeinsame Ablage lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt.