Das Teamwork-Blog

Haben Sie es schon entdeckt? In allen internen Chats in Teams gibt es eine neue Komponente: Loop! Es sieht aus wie ein Rettungsring und ist nichts weniger als eine neue Dateiform mit der Endung ".fluid".  Was es damit auf sich hat und wie sie sinnvoll einzusetzen ist, erfahren Sie hier.

Gerade wollte ich jemandem einen Link zum FindTime-Artikel senden und stelle fest: es gibt ihn nicht! Na da muss schleunigst gegengesteuert werden! Find Time ist im Grunde "Doodle innerhalb von Outlook" und steht unter Office 365 zur Verfügung. Die Eingeladenen müssen nicht über Office 365 verfügen und auch nicht über ein Microsoft-Konto. Hier eine kurze Einführung.

Es überrascht selbst mich: Microsoft Teams breitet sich rasant aus! In vielen Unternehmen erscheint es "irgendwie ganz plötzlich" und soll benutzt werden. Doch wie genau? Technisch ist es ja leicht zu durchschauen, aber strukturell? Da fühlen sich Arbeitsgruppen (ich nenne die Menschen so, um den Begriff von "Teams" zu unterscheiden) oft alleine gelassen. Hier stelle ich Leitlinien vor, die man so oder so ähnlich in der Arbeitsgruppe implementieren könnte.

"Papierloses Büro" - momentan wird vielerorts umgesetzt, was im ersten Anlauf vor etwa 15 Jahren noch weitgehend scheiterte - das Non-territoriale Büro. Das heißt: Am Morgen sucht man sich - so man nicht im Home-Office oder beim Kunden ist - einen Arbeitsplatz, der den Erfordernissen des heutigen Tages entspricht, und packt am Abend alle Materialien wieder in einen Container oder Trolley. Die klassische Zettelwirtschaft, oder dicke Pultordner passen hier so gar nicht mehr in die Landschaft. Doch was tun stattdessen?

...und sich einfach ein schnelles, praktisches und mobilfähiges Tool wünschen. Und ein Microsoft-Konto haben. Seit diesem Sommer ist Teams auch für Persönliche Microsoft-Konten verfügbar, nicht nur im Rahmen der Nutzung von Office 365 im Unternehmen oder an der Hochschule. Doch für wen lohnt sich das?

Eine Teilnehmerin hatte letztens im Seminar Informationsmanagement folgendes Anliegen:  "Ich habe die Orga für einen Kongress. Das war letztes Jahr eine kleine Veranstaltung mit 30 Leuten, davon brauchten 20 Unterstützung beim Transfer zum Veranstaltungsort. Das ging formlos per E-Mail. Das konnte ich "einfach so" organisieren, ich habe die Infos aus den E-Mail-Antworten in eine Excel Tabelle eingetragen und gut. Dieses Jahr werden es aber 75 Teilnehmende sein, deren Transfer ich organisieren muss. Wie mache ich das? Meine zu-Fuß-Methode ist hier viel zu umständlich!"

Das "Forum Agile Verwaltung" möchte eine Konferenz voraussichtlich im Februar 2017 veranstalten, mit der Praktiker aus öffentlichen und Kirchenverwaltungen im deutschsprachigen Raum angesprochen werden sollen. Dazu sind jetzt Themenvorschläge veröffentlicht, über die Interessierte abstimmen können.

Zu Weihnachten streben alle nach Harmonie und im Neuen Jahr wollen wir auch besser miteinander umgehen. Um zu verstehen, wie ich selbst und meine Teamkollegen ticken, und warum wir es manchmal schwer miteinander haben, finde ich das Riemann-Thomann-Modell /1/ sehr gut. Kennengelernt habe ich es in einer Sharing-Team-Situation /2/. Eine Teilnehmerin zeigte damit, dass das Anliegen an einer ganz unvermuteten Stelle zu lösen ist.

Gerade komme ich aus meinem ersten Coaching-Seminar nach Hause. Dabei habe ich eine sehr gute Methode kennengelernt, mit der in einer Gruppe eine Lösung für das Anliegen einer Person gefunden werden kann. Ich habe es als bereichernd und wirkungsvoll erlebt.

In den letzten beiden Wochen hatten wir auf teamworkblog.de einen lebhaften Diskurs über die Nützlichkeit der Systemtheorie. Sie sei "fehl-gestaltet" und würde sogar bei spontaner Anwendung in die Irre führen (/1/). Ich finde, ein Ausflug ins System Denken kann uns dennoch hilfreiche Lösungen anbieten. Eine großartige Technik, ein gemeinsames Problembewusstsein zu schaffen heißt: Causal Loop Diagram.

Das Thema Kommunikation steht immer wieder ganz oben auf der Verbesserungsagenda von Teamleitern. Dabei geht es um die Kommunikation innerhalb des Teams und zu anderen Gruppen (z.B. andere Teams, Kunden, Lieferanten, Management). Es gibt einige Mythen zu diesem Thema. Deshalb werfe ich einen Blick auf einen Artikel von Prof. Pentland, der zeigt, welche Kommunikationsmuster erfolgreiche Teams haben (Harvard Business Review, April 2012 /1/) .

Gestern (am 25.03.2013) brachte das heute journal einen Beitrag über den E-Mail-Wahnsinn (/1/). Jetzt hat es das Thema von der Titelseite (siehe Handelsblatt-Ausgabe vom 27.11.2012, /2/) bis in die Hauptnachrichtensendung eines großen Fernsehsenders geschafft. Unserer Erfahrung nach können Teams den Wahnsinn schon mit ein paar gemeinsamen Regeln eindämmen. Hier ist unser Vorschlag für E-Mail-Regeln als Grundlage für Ihre Diskussion in Ihrem Team.

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Immer wenn es um neue Projekte geht, wird der Ruf nach einer ausführlichen Anforderungsanalyse laut. Und wenn es in laufenden Projekten Ärger gibt, heißt es schnell: "Hätten wir uns mal mehr Zeit für die Anforderungen genommen ...". PRINCE2, Scrum oder SAFe sagen wenig zum Umgang mit Anforderungen. Merkwürdig, wo es doch so viel ausführliche Literatur darüber gibt, wie man an die Kundenwünsche kommt und die Anforderungen erhebt, verarbeitet, validiert und testet. Verzichtet man bei agiler Arbeitsweise auf Anforderungsmanagement? In diesem Beitrag zeige ich, wie PRINCE2, Scrum und das Scaled Agile Framework (SAFe) mit Anforderungen umgehen.

Manchmal finden wir Blockaden für ein gutes Miteinander im Projektteam in den Begrenzungen der Technik. Manchmal aber ist auch Gewohnheit, Angst oder Besitzstandswahrung der Name des Steines, der im Weg liegt. Ein Bericht auch der Beratungspraxis.

Bei der grundsätzlichen Abstimmung der Aufgaben im Team können Stellenbeschreibungen (engl. Job descriptions) hilfreich sein. In diesem Beitrag liste ich ein paar Stellen im Netz auf, an denen man solche Beschreibungen finden kann.

Wohin mit den E-Mails? Unlängst habe ich mich mit Kollegen über die Ablage von Dokumenten in der Firma unterhalten. Die Diskussion lief eigentlich ganz gut, bis ich sagte: "E-Mails gehören in die (gleiche) Ablage, wie alle anderen Dokumente auch." Der Rest der Runde ließ sich so zusammenfassen: "Wer meint, dass E-Mails in die Ablage gehören, verkennt die Situation. Wenn man die vielen E-Mails (auch noch) ablegen muss, kommt man gar nicht mehr zur eigentlichen Arbeit." In Teil 1 habe ich vorgerechnet, dass die Dokumentensuche per E-Mail zu viele Nachrichten erzeugt (/1/). In diesem Teil zeige ich, dass E-Mails auch nicht der beste Weg sind, um Aufgaben zu verteilen.

Wohin mit den E-Mails? Unlängst habe ich mich mit Kollegen über die Ablage von Dokumenten in der Firma unterhalten. Die Diskussion lief eigentlich ganz gut, bis ich sagte: "E-Mails gehören in die (gleiche) Ablage, wie alle anderen Dokumente auch." /3/ Der Rest der Runde ließ sich so zusammenfassen: "Wer meint, dass E-Mails in die Ablage gehören, verkennt die Situation. Wenn man die vielen E-Mails (auch noch) ablegen muss, kommt man gar nicht mehr zur eigentlichen Arbeit." Was ist denn nun ein sinnvoller Umgang mit E-Mails? Hier sind meine Ideen.

Viele Teams organisieren ihre Zusammenarbeit über E-Mails. Auf den ersten Blick scheint dies keine schlechte Idee zu sein. Allerdings steigt die Zahl der E-Mails schnell an und stresst uns. Wir verlieren den Überblick. In drei Artikeln (siehe Teil 1 , Teil 2 und Teil 3 ) habe ich ein Beispiel für eine gemeinsame Ablage vorgestellt. Wie haben wir es geschafft die Anzahl der E-Mails zu reduzieren? Hier folgt die Zusammenfassung.

In dieser Artikelserie zeige ich an einem Beispiel, wie eine Ablage für ein Team aussieht, das Angebote erstellt oder Ausschreibungen beantwortet. In Teil 1 geht es um darum, wie man Vorgänge nach Prozessen sortiert. Teil 2 zeigt, wie ein Vorgangsordner untergliedert wird. Wie man mit Hilfe der Ablage die Kontrolle über Aufgaben behält, ist Inhalt dieses Beitrags.