Das Teamwork-Blog

Sind Sie wieder schwach geworden? Alle Laster haben Sie bereits in den vergangenen Jahren auf dem Altar des schlechten Gewissens als Opfer dargebracht: Rauchen, Alkohol, fettes Essen ... Und nun bleibt Ihnen nur noch dies übrig: "Ich will sofort in 2016 meine Festplatte aufräumen (oder mein Outlook-Postfach oder meine Papierstapel)!" Ist das denn wirklich vernünftig? Geht es nicht einmal auch ohne gute Vorsätze - so ganz entspannt ins Neue Jahr? Aber das Teamwork-Blog lässt das Licht seiner guten Tipps und Tricks über vernünftige wie unvernünftige Leser scheinen. Und so lautet unser Rat heute: "Wenn Sie schon aufräumen wollen, dann bitteschön nicht mit unnötig hohem Aufwand." Eine Suchfrequenzanalyse hilft Ihnen dabei.

Selbstorganisierte Teams planen ihre Arbeit selbst. Auch die Teammitglieder sind, wenn es gut läuft, selbstverantwortlich und entscheiden für sich und im Sinne des Teams, welche Aufgaben sie anpacken. Reicht das aus als Definition? Noch nicht ganz. Auch die Verbesserung der Arbeitsmethoden und die Einrichtung der eigenen Arbeitsumgebung gehören dazu. Dazu gehört die Auswahl von geeigneter Software. Die Strategien dafür sind ganz andere als in zentralistischen Organisationen.

Chefs delegieren – was bleibt ihnen auch anderes übrig? Sie können ja nicht alles allein machen. Aber sie müssen auch bedenken, dass sie die Verantwortung behalten für alles, was ihre Mitarbeiter so anrichten können. Also ist Vorsicht geboten.

Viele E-Mails ähneln anderen, die schon mal geschrieben wurden. Findige Nutzer speichern solche E-Mails als Enwürfe und kopieren dann den Inhalt in eine neue E-Mail. Es geht allerdings auch viel besser. Und zwar in drei Stufen.

Im Netz tauchten in letzter Zeit Beiträge auf, die sich gegen das Ablegen von E-Mails aussprechen. Wenn man nur den individuellen Umgang mit elektronischen Nachrichten betrachtet, ist das auch in Ordnung. Aber E-Mails lösen Prozesse aus und steuern Vorgänge. Teams müssen diese Vorgänge bearbeiten und abschließen. Wenn E-Mails in persönlichen Postfächern verwaltet werden, erhöht sich der Koordinationsaufwand. Deswegen folgt hier mein Plädoyer für das Ablegen von E-Mails in einer gemeinsamen Ablage.

Dass Speichermedien immer preiswerter werden, ist nur teilweise ein Segen. Die Kehrseite der Medaille: Die elektronischen Dokumentenberge wachsen, die Server quellen über. Es gibt aber auch keine einfache Methode, die Team-Festplatte einmal aufzuräumen. Teamworkblog schlägt eine Abhilfe vor.

Das Teamworkblog hat sich bei seiner rastlosen Jagd auf Vermehrung des Lesernutzens ein neues Angebot ausgedacht: Das Büroanalyselabor. Damit sollen unsere Leser die Effizienz ihrer Büroprozesse und –strukturen analysieren und messen können. Heute ein erstes Tool: Die Festplattenanalyse.

Beim Suchen nach Dateien auf der Festplatte findet das “Googeln“ immer mehr Anhänger. Kann uns diese Neuerung in Zukunft das „Taggen“ der Dokumente (d.h. Abspeichern in Ordner, das Erfinden von Namen usw.) ersparen? Am Schluss des Artikels laden wir zu einer Themenwerkstatt ein.