Das Teamwork-Blog

Haben Sie in Ihrem Team schon einmal darüber gesprochen, wie Sie genau zusammenarbeiten wollen? Oder hat sich das einfach so ergeben? Oder hatten Sie mal einen "großen Knall" und mussten sich mit dem Thema gezwungenermaßen auseinandersetzen? Für mein im Herbst erscheinendes Buch "Digital anders arbeiten" /1/ habe ich als Muster Leitlinien für (virtuelle) Teams zusammengestellt. Lesen Sie hier einen Auszug.

Früher oder später trifft es alle - und in Zukunft bestimmt noch öfter: Mit einem Blick auf die Altersstrukturen in die Unternehmen wird es sich in den nächsten Jahren häufen, dass erfahrene Kollegen plötzlich eröffnen: "Tja, noch sechs Monate, dann gehe ich in Rente - und ich habe noch so viel Resturlaub!

Der Erfolg eines Teams hängt zu einem nicht unerheblichen Teil von der internen Kommunikation des Teams ab. Weiß jeder – auch die Teamleitung – jederzeit was wie getan wird und wie der Stand der Dinge ist? Wenn ja, wieviel Aufwand muss in diese „Teamadministration“ gesteckt werden? Ein gutes Maß zur Selbstbewertung ist der Umfang des „gefühlten Chaos“ das ausbricht, wenn ein Teammitglied unerwartet ausfällt. Geht das einigermaßen reibungsarm über die Bühne?

Die Verbesserung unserer Büroprozesse muss neue Wege gehen. Aber der Ruf nach „neuen Wegen“ ist ein alter Hut. Das Teamworkblog hat ein paar Ideen. Aber sind die wirklich neu? Dazu brauchen wir das Feedback unserer Leser.

Ich bearbeite gerade Fragebögen und andere Dokumente. Fragebögen und Checklisten sind nützlich, um Prozesse zu steuern. Sie helfen beim Aufnehmen von Informationen. Mit ihnen behält man kritische Punkte im Auge. Checklisten sind das Prozessgedächtnis von Teams. Früher habe ich meine wichtigen Dokumente „Checkliste“ genannt. Aber eigentlich waren es auch Pläne und Fragebögen. Ich war stolz auf meine Listen. Leider habe ich sie selbst gar nicht benutzt. Entweder waren sie viel zu lang. Oder mir war gar nicht mehr klar, in welcher konkreten Situation ich das Dokument zu raten ziehen musste. Worauf sollte man achten, wenn man Checklisten erstellt?

Für alle, die auf Ihrem Tisch auch noch Papier rumliegen haben, und das gerne teamfähig verräumt hätten. Hier zeige ich, wie man aus einem vorhandenen Terminordner – mit Register 1 – 31 – eine gute und übersichtliche Aufbewahrung für allerhand Papierzeug zaubern kann – Damit die Vertretung in der Urlaubszeit auch alles findet.

Für alle, die aus einer E-Mail eine Aufgabe generieren möchten - im eigenen Postfach oder im Vertretungsfall Peter Meier vertritt seine Kollegin Claudia und checkt ihr Postfach. Da, diese Mail hat wirklich Zündstoff, da muss Peter sich drum kümmern. Natürlich kann er sich die Mail weiterleiten - aber viel einfacher ist, er bringt sie direkt in seine Aufgaben. Das geht so: Klicken Sie einfach die Mail an und ziehen Sie diese mit gehaltener Maustaste in das Aufgabenfeld in der Navigationsleiste links. Es wird eine Aufgabe erstellt, die den Betreff der E-Mail übernommen hat. Der Text der E-Mail steht im Notizenfeld. Achtung: Anlagen werden nicht übernommen und das Weiterversenden dieser Mail geht nicht mehr ohne Umkopieren aus den Aufgaben heraus. Die Mail selbst bleibt wo sie ist. Wenn Sie mehr Wahlmöglichkeiten haben möchten, gehen Sie so vor: Ziehen mit rechter Maustaste Drag+Drop mit rechts ist recht unbekannt, aber oft hilfreich; so auch hier: Wenn...

Das „ganz normale“ Vorgehen, wenn man etwas ablegen will ist: ich nehme ein Stichwort und schreibe es auf den Ordner. Das klappt ganz gut, wenn einer für sich alleine arbeitet, birgt aber Risiken und Nebenwirkungen, wenn mehrere Menschen auf dieselbe Ablage zugreifen. Übrigens ist es ganz unerheblich, ob es sich dabei um die Ablage von Dateien oder Papieren handelt. Heißt es bei uns ‚Pkw‘ oder ‚Auto‘ oder ‚Kraftfahrzeug‘? Diese Frage muss sich unbedingt schnell, sicher und unkompliziert beantworten lassen. Denn sonst sind lange Suchzeiten und Doppelablagen vorprogrammiert. Abhilfe bringt schon eine kleine Tabelle, in welcher die Begriffe, unter denen man ablegt, erfasst werden. Ein solcher Ablagewortschatz erfasst alle relevanten Begriffe und auch – ganz besonders – die nicht verwendeten Wörter Das sollte in der Hand einer Person liegen, die allein Schreibrechte in der Datei hat. Alle anderen haben Leserecht und -pflicht. Zur Umsetzung hat sich eine ganz schlichte Word- oder Exce...