Das Teamwork-Blog

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

In den letzten Monaten haben sich viele Teams Kollaborationstools für die Zusammenarbeit angeschafft. Mich stresst das mehr, als das es mir nützt. Sind solche Tools wirklich eine Hilfe?

OneNote ist so interessant wie nie! Hatte ich noch halb erwartet, dass das Arbeiten mit Teams OneNote als gemeinsamen Ort der Informationen verdrängen könnte, erlebe ich eher das Gegenteil: OneNote und Teams spielen sehr gut zusammen. Doch Microsoft macht es uns ganz schön schwer bei den OneNote Versionen und Varianten den Überblick zu behalten.

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Im letzten Monat haben wir, genauer: Johannes Curio, Listen in SharePoint und Excel einander gegenübergestellt /1/. Hier kommt nun die Fortsetzung des Themas. Schwerpunkt ist heute die Versionierung und die sehr nützliche Benachrichtigung in SharePoint. Die Beleuchtung der Grenzen von Listen in SharePoint und ein Fazit schließen diese Betrachtung ab.

Hier kommen einige Fragen "aus dem echten Leben" die ich schon so häufig beantwortet habe, dass ich sie jetzt mal aufschreibe. Im Team arbeitet man oft gemeinsam an derselben Datei - umso wichtiger ist es, mit der gleichen "Denke" dranzugehen.

Es ist ein Dauerbrenner unter den Fragen: was kann ich mit einer PDF-Datei tun und was nicht? Zuallererst: PDF ist nicht gleich PDF! Da gibt es ganz erhebliche Unterschiede. Vor allem in der Frage, mit welchem Werkzeug und mit welchen Einstellungen die PDF erzeugt wurde.

Die Umstiegswelle rollt! Im kommenden Jahr werden viele Unternehmen auf Office 2016 umsteigen. Meist kommend von Office 2010. Besonders die Nutzer von Excel können sich freuen: es gibt einige neue und nützliche Funktionen. Hier liste ich sie einfach mit ihrem korrekten Namen auf und kommentiere sparsam. Detaillierte Funktionsbeschreibungen findet man leicht und in guter Qualität im Netz, wenn man denn weiß, was man suchen könnte.

Immer weider herrscht große Unsicherheit, wie das ist mit dem gemeinsamen Nutzen von OneNote. Muss alles in der Cloud gespeichert werden? Wie gebe ich eigentlich ein Notizbuch frei? Ist das sicher? Kann ich ausschließlich Leserecht vergeben? Hier herrscht viel Konfusion. Ich versuche hier, Licht ins Dunkel zu bringen.

Vor einigen Wochen habe ich ein Team - das an verschiedenen Standorten sitzt - beraten. Ziel war, bestimmte Aktivitäten in einer gemeinsamen Datei zu erfassen, um die Transparenz und Vertretbarkeit sicherzustellen. Da ich bei solchen Themen keine Ruhe gebe, bis der Plan auf die ganz praktische, ausführende Ebene heruntergebrochen ist, landeten wir einmal mehr bei der Konzeption einer "Excel-Tapete".

Jetzt steht sie vor der Tür, teilweise ist sie schon im Gange: die Umstellung von Office 2010 auf 2016. Nur selten sehe ich im Business-Bereich Office 2013. Allem voran: Es ist keine Eile geboten – soweit man bisher weiß – und: das Handling der Programme unterscheidet sich längst nicht so sehr wie beim Sprung von 2003 auf 2010. In loser Folge berichte ich hier, was sich Neues tut und welche Funktionen Neues für die Zusammenarbeit im Team bereithalten.

"Wenn ich einen Beratungsauftrag platzieren möchte, spreche ich das Thema "Kontakte in Outlook" an, dann habe ich einen!" - habe ich manchmal schon augenzwinkernd gesagt. Natürlich gibt es wirklich gute Software zur Adress-Pflege und ausgefeilte CRM-Systeme. Wenn ich aber im Team gemeinsame Kontakte vorhalten, verwalten und aktualisieren möchte und dazu „nur“ die normalen Office-Anwendungen verwenden kann oder will, braucht es einige Vorüberlegungen.

IT-Verantwortliche werden die Hände über dem Kopf zusammenschlagen: Wir empfehlen ausdrücklich, dass Teams ihre eigenen kleinen Tools programmieren dürfen und sollen. Und dass sie gezielt ausgebildet werden in der Progammiersprache VBA ( Visual Basic for Applications ), im Zusammenspiel mit MS Excel. Leser, die trotz Schauderns und Grauens den folgenden häretischen Post lesen, werden mit einem kleinen Meeting-Timer belohnt.

Im letzten Artikel habe ich die Überarbeitungsfunktion vorgestellt. Manche Menschen sind misstrauischer als andere. Gegenüber ihrer Mitmenschen oder auch gegenüber der Technik - dieses Misstrauen ist manchmal auch angebracht. Hier stelle ich Ihnen Funktionen vor, wie Sie Ihr Dokument schützen und nach getaner Arbeit auch von allen internen Informationen befreien können. Außerdem zeige ich Ihnen noch zwei sehr nützliche Funktionen: den Dokumentvergleich und die Kommentare .

Selbst bin ich am meisten überrascht: in letzter Zeit berate ich viele sehr eingespielte Teams. Immer wieder versuche ich Prozesse zu implementieren, die das gegenseitige Zuschicken von E-Mail-Anhängen überflüssig macht. "Dokumente zur Überarbeitung" sind hier der meist genannte Grund. Jan hat mal vorgerechnet, warum es das so sehr zu vermeiden gilt /1/. Was mich überrascht hat? Dass so viele - sehr erfahrene und technik-affine Menschen die Überarbeitungs-Funktion in Word nicht kennen oder ihr nicht trauen. Also kommt hier eine kurze Einführung:

Es ändert sich etwas in Deutschlands Postfächern. Hat man viele Jahre lang über die Segnungen eines leeren Posteingangs gesprochen und geschrieben, ist die Realität oft die, dass längst nicht alle E-Mails abgelegt werden, auch wenn das wünschenwert ist. Die Suchfunktion ist mittlwerweile vielfältig und gut nutzbar - dennoch nicht besonders bekannt. Hier zeige ich Ihnen einige nützliche Erweiterungen der Standard-Suche:

Immer mal wieder werde ich um eine gute Liste der Shortcuts oder Tastenkürzel gebeten. Es gibt sie überall im Internet - meist aber zuviel des Guten. Hier habe ich nun die Tastenkürzel zusammengestellt, die ich wirklich benutze.

Jan hat mich zu diesem Artikel iunspiriert - Funktionen, die sehr nützlich, aber wenig bekannt sind. Outlook-Funktionen habe ich hier schon viele vorgestellt. Die QuickSteps , die Bedingte Formatierung , Kategorien mehrfach, neuestens das einfache Kanban -Board und andere mehr. Heute konzentriere ich mich auf einfache Schaltflächen und kleine Kniffe.

Selbstorganisierte Teams planen ihre Arbeit selbst. Auch die Teammitglieder sind, wenn es gut läuft, selbstverantwortlich und entscheiden für sich und im Sinne des Teams, welche Aufgaben sie anpacken. Reicht das aus als Definition? Noch nicht ganz. Auch die Verbesserung der Arbeitsmethoden und die Einrichtung der eigenen Arbeitsumgebung gehören dazu. Dazu gehört die Auswahl von geeigneter Software. Die Strategien dafür sind ganz andere als in zentralistischen Organisationen.

"Recherchier' das mal und sag uns dann, was Du gefunden hast!" So ein Auftrag ist Alltag. Ob es um die beste Reisemöglichkeit nach Mailand geht oder um Fachthemen - Internetrecherche und die Dokumentation derselben kann eine zeitraubende Angelegenheit sein. OneNote hat auch für diese Aufgabe wieder mal ein Ass im Ärmel: der Andock-Modus.