OneNote für Windows oder OneNote online? Was denn nun?

OneNote ist so interessant wie nie! Hatte ich noch halb erwartet, dass das Arbeiten mit Teams OneNote als gemeinsamen Ort der Informationen verdrängen könnte, erlebe ich eher das Gegenteil: OneNote und Teams spielen sehr gut zusammen. Doch Microsoft macht es uns ganz schön schwer bei den OneNote Versionen und Varianten den Überblick zu behalten.

2018 wurde von Microsoft angekündigt, dass die Desktop-Version von OneNote nicht mehr weiterentwickelt werden wird. Zukünftig könnten Notizbücher ausschließlich in in der Microsoft Cloud gespeichert werden. /1/ Damals ging ein Aufschrei durch die Reihen der Fans des Programms. 18 Monate später ruderte Microsoft wieder zurück.

Jetzt die Kehrtwende: Vorletzte Woche kündigte Microsoft an, dass die Windows 10 App mit dem Auslaufen des Betriebssystems auch eingestellt werden wird und nun doch die Dektop-App - die heißt jetzt "OneNote für Windows" beibehalten wird. /2/ UFF!

Arno Burger stellt die verschiedenen Varianten in diesem Video vor:

OneNote ist nach wie vor eine wichtige und gute Umgebung für alle eher formlosen und wenig strukturierten Informationen. Man hat sie übersichtlich beisammen und die Suche ist exzellent. OneNote ist in allen Varianten gut nutzbar. Mein Favorit ist und bleibt bis auf Weiteres die installierte App - neuerdings heißt sie "OneNote für Windows" davor hieß sie "Desktop-App" und davor war es immer "die mit der Jahreszahl" - also OneNote 2016 beispielsweise. Und nein, ich kann auch nichts dafür.

Warum ich sie bevorzuge? Hier habe ich hier eine Tabelle zusammengestellt zu den Unterschieden zwischen OneNote für Windows und OneNote im Web:

Funktion	OneNote für Windows	OneNote im Web
Optik
Struktur sichtbar machen	Klick auf den Pfeil neben dem Namen des Notizbuchs, dann Pinnadel	Klick auf die Buchrückenschaltfläche
Abschnitte	horizontal oben, oder links in der erweiterten Notizbuchleiste	immer links, erreichbar über die Buchrücken-Schaltfläche
Seitenleiste	rechts, änderbar nach links	immer links, erreichbar über die Buchrücken-Schaltfläche
Menü Datei:
Informationen	Überblick über alle geöffneten Notizbücher mit deren Speicherort	Möglichkeit, das Notizbuch in der Desktop-App zu öffnen
Neu	Ein neues Notizbuch an einem beliebigen Speicherort anlegen. Es kann auf einer beliebigen SharePoint Site, auf OneDrive oder auch auf einem lokalen Laufwerk angelegt werden.	Hier keine Möglichkeit. Ein neues Notizbuch kann nach Klick auf den Namen des Notizbuches und Notizbuch hinzufügen erstellt werden. Wahl des Speicherortes ist hier nicht möglich, es liegt in OneDrive.
Öffnen	Bereits vorhandene Notizbücher öffnen.	Hier keine Möglichkeit. Öffnen weiterer Notizbücher entweder von deren Speicherort oder nach Klick auf den Namen des Notizbuches und Weitere Notizbücher
Exportieren	Eine Seite, ein Abschnitt oder das ganze Buch können separat in eine Datei in unterschiedlichen Formaten gespeichert werden; z.B. als PDF	Keine vergleichbaren Möglichkeiten Lösung: Drucken in eine PDF-Datei
Senden	die aktive Seite wird an eine E-Mail-Nachricht angehängt. Unterschiedliche Formate sind möglich.	Keine vergleichbaren Möglichkeiten
Menüband Start
Kategorien	Kategorieauswahl ist editierbar	Feste Kategorieauswahl
Kategorien suchen	Alle Einträge mit Kategorien anzeigen. Nicht abgehakte Aufgaben können gefiltert werden.	Keine vergleichbaren Möglichkeiten
Outlook Aufgaben	Mit einem Klick kann ein Eintrag zu den Aufgaben in Outlook verknüpft, eine Aufgabe erstellt werden.	Keine vergleichbaren Möglichkeiten
Diktieren	Keine vergleichbaren Möglichkeiten (bisher)	Speech-To-Text Funktion
Besprechungsdetails	Verbindet mit dem Outlook-Kalender und zieht von dort die Kopfdaten der gewählten Besprechung.	Funktion ist auf dem Menüband Einfügen zu finden.
Menüband Einfügen
Schreibbereich einfügen	„Rück mal ein Stück“ mit dieser Funktion kann man den gesamten Seiteninhalt verschieben.	Keine vergleichbaren Möglichkeiten
Dateien einfügen	Office Dateien können als Anlage oder Ausdruck eingefügt werden.	Office Dateien sind nur als Anlage möglich, Ausdrucke nur als PDF
An OneNote senden	E-Mails oder Visitenkarten an Outlook senden	Keine vergleichbaren Möglichkeiten
Seitenvorlagen	Vorlagen für Seiten können genutzt und eigene angelegt werden.	Keine vergleichbaren Möglichkeiten
Menüband Zeichnen
Stifte	unterschiedlich angeordnet, vergleichbarer Umfang
Formen	Auswahl an Pfeilen und Formen verfügbar	Keine vergleichbaren Möglichkeiten
Freihand in Text	Freihand-Text kann gewandelt werden	Keine vergleichbaren Möglichkeiten
Menüband Verlauf
Letzte Änderungen	Anzeige aller neuen Einträge – für dieses oder alle Notizbücher	Keine vergleichbaren Möglichkeiten
Nach Autor suchen	Anzeige der Einträge geordnet nach Autoren	Keine vergleichbaren Möglichkeiten
Autoren ausblenden	Anzeige der Autorenkürzel	vergleichbar auf Menüband Ansicht Autoren anzeigen
Seitenversionen	Anzeige der Vorversionen dieser Seite	Auf Menüband Ansicht
Notizbuch-Papierkorb	Absprung zu den gelöschten Seiten und Abschnitten dieses Notizbuchs	Auf Menüband Ansicht Gelöschte Notizen

Vorteile der Windows 10 App

Microsoft sagt ja, die "beliebtesten Funktionen der Windows 10 App werden übernommen". ich wünsche mir: die Diktierfunktion und das automatische Sortieren der Seiten nach Alphabet oder chronologisch. Und die Einstellmöglichkeit, dass man neue Seiten immer oben einfügt. Das war es auch schon.

Zusammengefasst

OneNote für Windows ist definitiv viel mächtiger als die Web-Variante. Das fällt ganz besonders bei den Schnittstellen zu Outlook und bei den Möglichkeiten der Suche ins Gewicht. Es ist mir eine echte Freude, dass uns dieses alltagspraktische Programm erhalten bleiben wird.

Anmerkungen:

/1/ Sigrid Hess, am 24.09.2018: Wird OneNote abgeschafft? - Office 2019 ohne OneNote (teamworkblog.de)
/2/ heise online am 06.08.2021: Microsoft OneNote: Es kann nur eine geben Microsoft OneNote: Es kann nur eine geben | heise online
Zum Weiterlesen: What’s Coming to OneNote - Microsoft Tech Community

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