Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

 

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt.

Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen.

Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Live-Mitschrift - die laufende Besprechung protokollieren

Wenn Sie in einer aktiven Besprechung auf das Notizen-Symbol klicken, öffnet sich rechts der Bereich der Besprechungsnotizen, der wiederum in drei Teile gegliedert ist.

• Agenda
• Besprechungsnotizen
• Folgeaufgaben

Besprechungsnotizen in der laufenden Teambesprechung

Agenda vorbereiten

Wenn es eine Agenda gibt (wie das bei jeder guten Besprechung der Fall ist), sollte diese natürlich vorab bekannt gemacht werden. Hierüber ist das möglich. Am besten geschieht das durch den/die BesprechungsorganisatorIn. Und zwar, indem er oder sie die Besprechungsnotizen im Teams-Kalender vorbereitet.  

Agenda im Teams-Kalender erstellen

Nachdem die Agenda aktiviert wurde, erscheint die Loop-Komponente. Diese beinhaltet unterschiedliche Kollaborationsfunktionen.

In den Agendapunkten können Sie die Personen erwähnen, die dafür zuständig sind. Mit der Erwähnung durch das @ werden die Kolleg:innen automatisch per E-Mail-Nachricht darüber informiert.

E-Mail-Benachrichtigung über Erwähnung in der Agenda

Besprechungsnotizen

Die Besprechungsnotizen können viel Unterschiedliches beinhalten: einfachen Text, Aufzählungen, Abstimmungstabellen, Bilder etc. Nach der Besprechung sind alle Infos jederzeit im Kalendereintrag des Team-Kalender abrufbar.

Die Besprechungsnotizen in der Bearbeitungsansicht im Teams-Kalender 

Folgeaufgaben

Das dritte Element der Besprechungsnotizen sind die Folgeaufgaben. Das ist eine klassische Aufgabenliste mit Zuweisungen und Fälligkeitsdaten. Diese Aufgaben erscheinen auch in der "Mir zugewiesen"-Liste in "To Do", und das zusammen mit den Aufgaben aus "Planner".

Aufgabe aus der Aufgabenliste in der persönlichen To Do-Liste

Wissenswertes und Stolpersteine

• Wer die Notizen zum ersten Mal startet wird sie in seinem/ihren OneDrive verortet vorfinden. Und zwar im Ordner "Besprechungen".

Die Datei mit den Besprechungsnotizen ist im OneDrive des Erstellers gespeichert.

• Die Notizen sind in Outlook nicht sichtbar. Nur die Benachrichtigungen über Erwähnungen und zugewiesene Aufgaben erscheinen im Posteingang. (Ja, man kann sich fragen, ob das so wirklich hilfreich und von Vorteil ist.)

• Wer nach dem Starten der Notizen (z.B. Agenda) der Besprechung hinzugefügt wird, kann Probleme beim Erreichen der entsprechenden Dateien haben. Denn: Die im OneDrive des Erstellers liegende Loop-Datei ist noch nicht mit später hinzugekommenen Teilnehmenden geteilt. Wollen diese z.B. über einen Link auf die Informationen zugreifen, muss der Zugriff separat beantragt und genehmigt werden. Das ist kein ernstes Problem, aber eines, das zusätzlich Arbeit macht. Also: eher unschön. 

• Externe haben keinen Zugriff auf die Besprechungsnotizen.

• Bei Serienterminen sollten Sie genau darauf achten, wer die Notizen startet. Sonst sind zusammengehörende Infos in unterschiedlichen OneDrives gespeichert. 

Meine persönliche Einschätzung

Die Notizen sind ganz fein für kleine Protokolle mit kurzer Tragweite. Oder auch als Vorbereitung oder Grundlage mit welcher dann das eigentliche Protokoll erstellt wird. 

Zur Protokollierung des regelmäßigen Teammeetings eignet sich aber OneNote oder Planner meiner Ansicht nach erheblich besser. 

Insbesondere aber die Speicherung in OneDrive halte ich für richtig problematisch. Gemeinsames Wissen gehört meiner Meinung nach auch immer an einen gemeinsamen Ort. 

Da gibt es also noch einiges an Verbesserungsmöglichkeiten. Und weil dem so ist, ist es natürlich auch möglich, dass sich das noch ändert. Ich behalte das natürlich im Auge. Und ich werde berichten.