Das Teamwork-Blog

Ein Aktenplan beschreibt, an welcher Stelle genau ein Team seine Dokumente und Nachrichten ablegt. Aber wie baut man den genau auf?

Arbeitest du mit Kolleginnen und Kollegen an gemeinsamen Dateien, die in Teams, aus OneDrive oder SharePoint liegen? Hast du dabei vielleicht kein ganz gutes Gefühl, weil du dir nicht so ganz sicher bist, was mit der Datei tatsächlich passiert? Wer darauf Zugriff hat und wie du das sehen kannst? Dann lies weiter, hier stelle ich dir die wichtigsten Fakten und Einstellungen kurz und knapp vor.

In over 90% of cases where we advise organizations on filing systems, we find that they are organized by topic. This system quickly leads to chaos because outdated documents are not disposed of quickly enough. So why does everyone think to structure their filing system by topic? I believe we have the wrong idea.

Are there too many documents? But which ones are important? Project teams are drowning in information. There's no shortage of tools: emails, Slack channels, JIRA, Microsoft Teams, and Trello boards. But who can keep track of them all? A few simple rules can get a project team on track. I'll present the simplest project filing system here.

Most digital workplaces are disorganized. Important documents are scattered, there are too many emails in the inbox, and information is fragmented across different chats and boards. The consequence is that if you search for information, you have to visit all these different places. Still, you won't be sure you'll find it. Fortunately, there is a better way to structure your digital workplace. This method is more than 200 years old. It still works really well.

Ihr habt in eurem Team die individuellen, unordentlichen Ablagen auf eine gemeinsame Ablage, die nach Vorgängen und Prozessen geordnet ist, umgestellt. Woher wisst ihr, ob das wirklich funktioniert? In diesem Beitrag gibt es 10 Auditfragen.

Es muss im Jahr 2000 gewesen sein. In meinem Job hatte ich ein breites Feld an Aufgaben und ich wollte den Überblick behalten. Ich kannte mich schon mit verschiedenen Zeitmanagementsystemen aus. Aber mein Schreibtisch und meine elektronische Ablage wurden immer unübersichtlicher. Wer könnte noch ein Problem in der Ablage haben? Die Lösung fand ich in einem Handbuch für Sekretärinnen: einen Aktenplan. Ohne ihn wäre mein Leben anders verlaufen.

Beim Aufbau einer neuen, gemeinsamen Ablage empfehlen wir zwei Dokumente: den Akten- oder Ordnerplan und einen Ablageknigge. Im Aktenplan werden die Ablageorte und die Struktur beschrieben. Alle anderen Regeln gehören in den Ablageknigge. Aber was für Regeln brauchen wir eigentlich?

Papierdokumente brauchen keine Namen, um sie ablegen zu können. Elektronische Dokumente schon. Hier sind Vorschläge für ein paar Abkürzungen.

Eine gemeinsame Ablage spart Zeit und Nerven. Sie hilft den Beteiligten, Vorgänge schneller abzuschließen. Alle Dokumente sind verfügbar und aktuell. Wir empfehlen eine Ablage, die nach Prozessen und Vorgängen sortiert ist. In diesem Beitrag stellen wir die wichtigen Begriffe vor.

Eine gemeinsame Ablage kann viel Stress aus der täglichen Projektarbeit nehmen. Aber irgendwie ist nie Zeit zum Umziehen der Dokumente von der alten Struktur in die neue gemeinsame Ablage. Hier eine Kurzanleitung, wie es trotzdem schnell gehen kann.

Die gemeinsame Ablage hilft uns, unsere Vorgänge abzuschließen. Eine gut geführte Ablage macht unsere Vorgänge nachvollziehbar und wir können uns gegenseitig helfen. 70-80 % der Dokumente sind Vorgangsdokumente und werden nach Abschluss eines Vorgangs nicht mehr gebraucht. Bestimmte Dokumente sind über die einzelnen Vorgänge hinaus wichtig. Diese heben wir auf, weil sie unsere Arbeit erleichtern. Wie geht man genau mit ihnen um?

Es ist so alltäglich: In MS-Teams ein Team angelegt und - schwupps! - bist du Teambesitzer:in. Doch ist damit schon alles gut und geklärt? Vielleicht. Wenn die Basiseinstellungen passen. Basiseinstellungen? Können "Normal-User" da was ändern? Aber ja! Und das solltest du dir unbedingt auch ansehen.  5 wichtige Fragen mit Einordnung und kompaktem Faktenwissen.

Digitalisierung bedeutet, Dienstleistungsprozesse zu entbündeln. Das bedeutet, dass wir uns Prozess für Prozess vornehmen und entscheiden, wie dieser Prozess künftig abläuft. Ähnliches gilt für die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Ein DMS, das von allen benutzt wird, ist die Grundlage für die weitere Digitalisierung. Deswegen stehen im Product Backlog überwiegend Geschäftsprozesse. Aber wie könnte man das konkret machen?

In großen Organisationen gibt oft Dateispeicher im lokalen Netzwerk. Die dienen dazu, Dokumente in den Abteilungen und über die Abteilungsgrenzen hinweg zu teilen. Ein Quell steigender Entropie sind Austausch- oder Transferordner. Die müllen schnell zu und keiner räumt sie auf. Aber ich finde sie eigentlich gut.

Wir empfehlen unseren Kunden eine prozess- oder vorgangsorientierte Ablage (und nutzen sie auch selbst). Das Ablegen nach Vorgängen macht es einfacher, sehr viele Dokumente zu archivieren, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Ein Vorgang ist eine Klammer um Dokumente und E-Mails. Das Denken in Vorgängen hilft uns auch bei der wöchentlichen Planung. Dafür nutzen wir eine Vorgangsliste. Aber das ist gar nicht so einfach.

Immer wieder kommt in unseren Ablage- und DMS-Projekten die Frage nach dem Umgang mit verschiedenen Versionen eines Dokuments auf. Die Bearbeiter:innen ergänzen dafür den Dateinamen, z. B. Angebot_1.pdf und Angebot_2.pdf. Aber das funktioniert nicht zuverlässig. Es gibt bessere Wege.

Einheitliche DATEI-Namen sichern noch keine gute Ordnung. Aber ein System für ORDNER-Namen schon.

Ein gemeinsam gepflegter Datenbestand ist die Grundlage für das schnelle Abschließen von Vorgängen. Das Wissen, das von anderen erzeugt, kann uns bei unserer eigenen Arbeit helfen. Aber nur, wenn wir es auch finden. Hier ein paar Thesen zur Umsetzung.

Wie können wir mit einem diversen Team, deren Mitglieder aus verschiedenen Firmen kommen, eine Konferenz organisieren? Es müssen Sprecher:innen gefunden werden, ein Programm zusammengestellt und Termine koordiniert werden. Es gibt eine Menge Tools dafür. Am besten ist aber immer noch die gemeinsame Ablage, z. B. mit der Dropbox.