Abkürzungen für Dokumente und E-Mails

Papierdokumente brauchen keine Namen, um sie ablegen zu können. Elektronische Dokumente schon. Hier sind Vorschläge für ein paar Abkürzungen.

Ordnernamen sind wichtiger als Dateinamen

Wir werden immer wieder nach Vorschlägen für Regeln für Dateinamen gefragt. Wir raten von ausführlichen Regeln ab. Einheitliche Dateinamen schaffen keine bessere Ordnung. Es ist viel wichtiger die Ordner für Prozesse, Vorgänge, Meilensteine und offene Punkte nachvollziehbar zu benennen. In der prozessorientieren Ablage suchen wir am häufigsten nach Ordnern und nur ganz selten nach einem Dokument. Wenn die Ordner, in denen das Dokument sein müsste, einen guten Namen haben, findet man die Dokumente auch schnell. In der Papierwelt machen wir das übrigens schon immer so: wir beschriften die Ordner.

Foto von Yan Ots auf Unsplash

Aber auch in unserer Firma haben wir ein paar nützliche Regeln für Dateinamen gefunden.

Wo kommt es her, wo geht es hin?

Bei E-Mails fällt es besonders auf, aber auch bei Briefen oder Rechnung: Haben wir das Dokument empfangen oder verschickt?

Eine Möglichkeit zur Benennung ist das Benutzen von Absender und Empfänger im Dateinamen:

Fischbach-Maurer_Jobliste.msg

Der Absender kommt immer zuerst. In diesem Beispiel ist zu erkennen, dass die Person mit Nachnamen Fischbach eine Jobliste an die Person mit dem Nachnamen Maurer geschickt hat.

Eine weitere Möglichkeit ist das Voranstellen von Richtungsbuchstaben:

E für Eingang oder eingehend, A für Ausgang oder ausgehend, I für Intern (wer Abkürzungen in englischer Sprache bevorzugt, nutzt In/I oder Out/O)
E-EMail/EEMail, E-Brief/EBrief, E-Rechnung/ERechnung für eingehende Nachrichten, Briefe oder Rechnungen
A-EMail/AEMail, A-Brief/ABrief, A-Rechnung/ARechnung für verschickte Nachrichten, Briefe oder Rechnungen

Was befindet sich in dem Dokument?

Durch die Dateiendung (siehe Artikel Dateiendungen im Überblick aus der IONOS-Redaktion) ist bei Windows schnell erkennbar, um was für ein Dokument es sich handelt. Aber wer weiß schon, WOZU wir eine Excel-Datei benutzen? Ist sie eine Tabelle oder eine Kalkulation? Oder befindet sich darin eine Checkliste oder ein Formular? Es ist eine Vorlage oder das tatsächliche Dokument? Für solche Fälle nutzen wir Ergänzungen im Dateinamen:

CHKLST für Checkliste
FORM für Formular
LIST für Liste
Nz für Notiz
PRÄS für Präsentation
VORL für Vorlage

Jedes Team hat seine eigene Liste von Dokumentenkürzeln.

Ist es die aktuelle Version?

Bei manchen Dokumenten sind mehrere Versionen im Umlauf. Wir haben in diesem Blog schon darüber geschrieben, dass Versionsnummern im Namen nicht wirklich funktionieren. Meilensteine und Klammerordner funktionieren viel besser.

Ein paar Regeln halten wir allerdings bei Dateinamen doch ein:

Bei mehreren Version wird die aktuelle Version mit der Endung "_token" gekennzeichnet. Ein Token ist wie der "Schwarze Peter" im Kartenspiel. Er kann nur einmal da sein: 2024-09-10_Angebot-DMS.pdf und 2024-09-11_Angebot-DMS_token.pdf
Wenn wir etwas unterschreiben oder ein unterschriebenes Dokument bekommen haben, kennzeichnen wir das auch mit "_unterschrieben" oder "_signed". Ähnlich könnte man auch freigegebene Version markieren.
Wenn wir etwas bearbeiten, hängen wir ein "_iB" (in Bearbeitung) mit dem Kürzel des Bearbeiters an, falls die Gefahr besteht, dass mehrere Personen gleichzeitig etwas ändern wollen.

Diese drei Hinweise (Wo kommt es her? Was ist der Inhalt? Ist es aktuell oder gesperrt?) helfen Bearbeiter:innen beim Erkennen, worum es in dem Dokument geht.

Sie wollen mehr über die gemeinsame Ablage lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt.

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