Das Teamwork-Blog

Können Sie die Prinzipien von Kanban gut erklären? Sehen wir uns ein Beispiel an.

Sie wollen oder sollen agil arbeiten? Sie beginnen mit Scrum zu arbeiten oder versuchen sich in Management Y? Zur Erinnerung: Sie führen nicht nur Methoden ein.

In einem Artikel am letzten Montag hatte ich von der Einstellung der „Prozessdatenbank“ berichtet, die unter Federführung des Bundesinnenministerium für alle öffentlichen Verwaltungen Prozessoptimierung betreiben sollte. Und ich hatte am Schluss die Behauptung aufgestellt: „Das eigentliche Problem bei der Prozessoptimierung ist aber, dass diese den Blick einseitig auf das 'Wie' einer Aufgabenerledigung richtet und das 'Was' und das 'Wer' außer Acht lässt.“ /1/ Das will ich heute näher begründen.

Eine dürre E-Mail aus dem Bundesinnenministerium informierte am 11. Mai 2015 die „Nutzer/innen der Nationalen Prozessbibliothek“ von deren Einstellung zum 30.06. Die „föderale Gesamt-Finanzierung“ habe schließlich nicht gesichert werden können. Aber das Scheitern der NPB lag nur oberflächlich betrachtet am Geld. Tiefere Ursache war das merkwürdige Prozessverständnis, das nach wie vor in der deutschen öffentlichen Verwaltung (und durchaus auch darüber hinaus) herrscht. Und das ist ein näheres Hinschauen wert.

Heute früh habe ich die verschiedenen Strukturierungsgrade von Prozessen dargestellt und mich dabei des Cynefin-Modells von Snowden bedient. Aber Prozesse sind nicht nur unterschiedlich strukturiert, sondern auch in verschiedenem Maße adaptiv. Beide Begriffe werden oft verwechselt. Die Adaptivität von Prozessen ist aber entscheidend für Organisationen in einem bewegten Umfeld. Zum Beispiel für Unternehmen, deren globale Märkte disruptiven Änderungen unterworfen sind. Oder werteorientierte Organisationen in einer Welt heftigen Wertewandels.

Jan und ich sind gerade dabei, das Prozessmodell zu überarbeiten, das wir in unseren Projektberatungen verwenden. Vielleicht interessiert es ja den einen oder anderen Leser, einen Blick in unsere Werkstatt zu werfen. Teamworkblog (Zensurabteilung): Wie blöd ist das denn?? Was ist das bitteschön für ein gähnlangweiliger Teaser?? Also mal ein bisschen zackiger, wenn ich bitten darf! Die bekannten Vordenker Jan Fischbach und Wolf Steinbrecher der weltbesten Beratungsfirma Common Sense Team GmbH haben ein neues bahnbrechendes Prozessmodell entwickelt, dessen Siegeszug um den Globus nichts mehr im Wege steht. Teamworkblog fühlt sich geehrt, die Vorankündigung dieser ganz ganz klitzekurz vor der Vollendung stehenden Großtat auf seinen Seiten veröffentlichen zu dürfen. TWB (ZA): Na also, geht doch! (Wenn man nicht dauernd aufpasst, läuft alles sofort aus dem Ruder.)

Das Thema Dokumentenmanagement wirkt ein wenig angestaubt. Wer ein System sucht, um Dokumente im Unternehmen zu speichern, findet ein umfangreiches Angebot an Softwareprodukten. Dabei geht es aber gar nicht um Software, sondern um Prozesse. Wer seinen Umgang mit Dokumenten wirklich verbessern will, muss die Abläufe im Unternehmen verstehen. Das ist gar nicht so schwer.

Auf der diesjährigen Buchmesse in Frankfurt a. M. hat Anne M. Schüller mit ihrem Titel „Das Touchpoint-Unternehmen“ /1/ den Preis für das beste Managementbuch des Jahres gewonnen. In ihrem Buch fordert sie mehr „Möglichkeitsräume“ für die Mitarbeiter und eine Abschaffung von „Regelkorsetts“. /2/ Was könnte das z. B. konkret für die Software heißen, die unsere Unternehmen einsetzen? Welche Software unterstützt die Selbstorganisation von Teams? Und welche behindert sie eher?

Gerade komme ich aus meinem ersten Coaching-Seminar nach Hause. Dabei habe ich eine sehr gute Methode kennengelernt, mit der in einer Gruppe eine Lösung für das Anliegen einer Person gefunden werden kann. Ich habe es als bereichernd und wirkungsvoll erlebt.

Viele Teams leisten Dienste für andere. Beispiele sind Priester, die Gottesdienste abhalten, Anwälte, die Arbeitsverträge erstellen oder Ärzte, die Patienten behandeln. Dabei arbeiten Teams nicht allein. Oft brauchen sie Unterstützung von anderen Mitgliedern, Teams oder Organisationen. Einer ist vom guten Service des anderen abhängig. Aber nicht selten gibt es Probleme in der Servicekette. Der Grund dafür ist einfach.

Nur wenige Projekte zur Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen bringen ihren Kunden den Nutzen, den diese sich davon erhoffen. Im zweiten Teil unserer Serie beschäftigen wir uns mit dem Thema „Workflow von Rechnungen und Belegen“, auch oft als „digitale Rechnungsbearbeitung“ bezeichnet. Unsere These: Der Belegworkflow spielt in den Werbeschriften der DMS-Hersteller zwar immer eine große Rolle. Darauf aber die Auswahl eines DMS-Produkts zu stützen, wäre eine völlige Fehlentscheidung.

Projekte zur Einführung von Dokumentenmanagement- bzw. ECM-Software /1/ haben zur Zeit wieder Konjunktur. Aber nur wenige Projekte bringen den Anwendern (und damit den Unternehmen oder Verwaltungen) den Nutzen, den diese vorher erwarten. Teamworkblog startet heute eine Serie, in denen wir Projektleitern aus IT und Orga konkrete Ratschläge für gelingende Projekte geben.  Heute: Warum die IT (die meistens die Projekt-Ownership hat) etwas anderes bestellt, als die Anwender später brauchen.

Die Verbesserung unserer Büroprozesse muss neue Wege gehen. Aber der Ruf nach „neuen Wegen“ ist ein alter Hut. Das Teamworkblog hat ein paar Ideen. Aber sind die wirklich neu? Dazu brauchen wir das Feedback unserer Leser.

Im alltäglichen Zusammenspiel verschiedener Abteilungen treten stark verzahnte Prozesse auf, die in kurzer Zeit ein unentwirrbares Knäuel bilden können. Plötzlich weiß kein Beteiligter mehr, in welcher Rolle er mit jemand redet und was eigentlich genau das Thema ist. Das Flughöhenmodell hilft, Klarheit zu schaffen.

Leisten unsere Prozesse wirklich die versprochene Effizienz, auch wenn wir viele Sonderfälle haben? Oder behindern uns Prozesse mehr als sie helfen? So stellt sich die Frage in vielen Teams. Wie entscheiden wir allerdings, wo der Sonderfall liegt?

Teams können Prozessbeschreibungen gut gebrauchen: Sie stellen quasi einen Fundus an gemeinsamem Teamwissen dar. Sie erleichtern Vertretung und Einarbeitung und bereiten das Fundament einer Softwareunterstützung der Tagesarbeit. Seit einiger Zeit aber richtet sich das Augenmerk auf Prozesse, die sich einer einfachen Beschreibung hartnäckig widersetzen.