Das Teamwork-Blog

Arbeitest du mit Kolleginnen und Kollegen an gemeinsamen Dateien, die in Teams, aus OneDrive oder SharePoint liegen? Hast du dabei vielleicht kein ganz gutes Gefühl, weil du dir nicht so ganz sicher bist, was mit der Datei tatsächlich passiert? Wer darauf Zugriff hat und wie du das sehen kannst? Dann lies weiter, hier stelle ich dir die wichtigsten Fakten und Einstellungen kurz und knapp vor.

"Was ist eigentlich der Unterschied zwischen OneDrive, OneNote und SharePoint?" Diese Frage wird mir mir schon seit meinen ersten Workshops zu Microsoft 365 gestellt. Mein heimlicher Gedanke damals war: "Super, solange es diese Frage gibt, ist mein Job sicher!" :) Geantwortet habe ich: "Es ist verständlicher, wenn wir die Gemeinsamkeiten betrachten: Alle drei sind von Microsoft. Alle drei eignen sich zur digitalen Zusammenarbeit." Bleibt allerdings die Frage: Was benutzt man wofür? 

Teilt man in Microsoft Teams Dokumente in einem Kanal, landen diese im Ordner dieses Kanals. Der wiederum liegt in der Dokumentenbibliothek, der dem Team zugeordneten SharePoint-Website. Soweit, so klar. Was aber tun, wenn diese Ordner volllaufen? Unterordner erstellen? Möglich, aber unschön. Besser ist, die SharePoint-Möglichkeiten auszuschöpfen, z.B., indem man mit frei definierten Spalten arbeitet. Ein kurzes Tutorial zu einer hilfreichen Funktion.

Praktisch jedes Team produziert Dateien, und in den allermeisten Fällen arbeitet man auch gemeinsam mit diesen. Die klassische Unterteilung in Home-Laufwerk und Abteilungs-/Projekt-/oder Bereichslaufwerk stößt beim vernetzten Arbeiten schnell an die Grenzen.

"Papierloses Büro" - momentan wird vielerorts umgesetzt, was im ersten Anlauf vor etwa 15 Jahren noch weitgehend scheiterte - das Non-territoriale Büro. Das heißt: Am Morgen sucht man sich - so man nicht im Home-Office oder beim Kunden ist - einen Arbeitsplatz, der den Erfordernissen des heutigen Tages entspricht, und packt am Abend alle Materialien wieder in einen Container oder Trolley. Die klassische Zettelwirtschaft, oder dicke Pultordner passen hier so gar nicht mehr in die Landschaft. Doch was tun stattdessen?

Im letzten Monat haben wir, genauer: Johannes Curio, Listen in SharePoint und Excel einander gegenübergestellt /1/. Hier kommt nun die Fortsetzung des Themas. Schwerpunkt ist heute die Versionierung und die sehr nützliche Benachrichtigung in SharePoint. Die Beleuchtung der Grenzen von Listen in SharePoint und ein Fazit schließen diese Betrachtung ab.

Excel ist nicht nur ein beliebtes Werkzeug für kalkulationen aller Art, sondern auch sehr gut geeignet für Listen - die Filter- und Suchfunktionen gibt es ja sonst nirgendwo, oder? Und was kann eigentlich Excel online? Sie möchten gerne Informationen mit Ihrem Kollegen teilen. Zum Beispiel gibt es eine Liste, in der alle Projekte der Abteilung verzeichnet sind. Oder eine Liste, in der sich Mitarbeiter entweder zur nächsten Weihnachtsfeier oder Grippenschutzimpfung eintragen können und möchten. Oder auch: Anmelden zu Schulungen im Unternehmen, Sammlung von Bestellungen von z.B. Bürobedarfsartikeln.

Wer Microsoft Office 365 im Unternehmen hat, hat viele spannende Werkzeuge für das Team mit dabei - oftmals ohne dass man das überhaupt weiß, geschweige denn wüsste, was man damit genau tun kann oder sollte. Ehrlich gesagt ist die letzte Frage die spannendste: welche Tools helfen meinem Prozess?

Da gibt es den SharePoint. Dann haben wir natürlich die "normale" Dateiablage mit verschiedenen Verzeichnissen. Vieles ist auch im E-Mail-Verkehr gespeichert. Und dann ist da noch OneNote - auch nützlich. In manchen Häusern gibt es noch ein Wiki. Dann möglicherweise eine Collaborationsplattform extra, so ähnlich wie WhatsApp-Gruppen. Und jetzt?

Wir Menschen tun uns schwer mit strategischen Entscheidungen, vor allem in Gruppen. Also suchen wir uns Sündenböcke, die uns die lästige Arbeit abnehmen und die Entscheidungen für uns treffen. Diesen Sündenböcken geben wir listig einen anerkennenden Namen: „Führungskräfte“. Und immer, wenn sie etwas getan haben, was ihrer Funktion entspricht: nämlich etwas entschieden, kritisieren wir sie dafür heftig. Sie entscheiden nämlich immer alles falsch.

Als Berater für Dokumentenmanagement werden wir oft gefragt, ob ein Team SharePoint für die Ablage der Dokumente nutzen solle. Ich habe da eine ganz klare Antwort: Jein.