Direkt zum Hauptbereich

Dateien unter Office 365: Was wird wo gespeichert?

Praktisch jedes Team produziert Dateien, und in den allermeisten Fällen arbeitet man auch gemeinsam mit diesen. Die klassische Unterteilung in Home-Laufwerk und Abteilungs-/Projekt-/oder Bereichslaufwerk stößt beim vernetzten Arbeiten schnell an die Grenzen.

Unter Office 365 gibt es mit SharePoint, OneDrive und auch der Dateiablage in Teams gleich mehrere Lösungsansätze. Und dann ist da ja auch noch das bewährte OneNote. Doch was genau eignet sich wofür?
Denken wir das einmal durch, am Beispiel einer Arbeitsgruppe, die mit Teams arbeitet, damit auch eine Teamsite in SharePoint besitzt, ein Notizbuch in OneNote und natürlich auch OneDrive.

OneDrive


OneDrive ist personenzentriert. Dort hin kommen ausschließlich Dateien, die (zu) dieser Person gehören. Das können Protokolle von Mitarbeitergesprächen sein, oder Entwürfe, die noch weit vor dem Stadium sind, sie im Team zu teilen. Wichtig ist, dass man im Hinterkopf hat, dass diese Dateien im Falle eines Stellenwechsels mit der Person gehen und nicht in der Arbeitsgruppe bleiben. Ähnlich wie bei einem Outlook-Postfach.

Darüber hinaus ist es möglich, Dateien oder auch Ordner mit anderen Personen zu teilen. Es gibt unterschiedliche Freigaben für reines Leserecht und das Recht, die Dateien zu bearbeiten.

Dateiablage in Teams


Genaugenommen ist die Dateiablage in Teams die Dokumentenbibliothek der Team-Website auf SharePoint und kann auch via SharePoint angesteuert werden. Technisch ist es also gleich, lediglich der "Eingang" ist unterschiedlich. In einer Dokumentenbibliothek einer Team-Website befinden sich die Dateien, die das Team (gemeinsam) bearbeitet. Jedes Teammitglied ist automatisch zugriffsberechtigt.

Für SharePoint-Seiten, die nicht aus einem Microsoft-Team entstanden sind, sind die Berechtigungsstrukturen sehr differenziert einstellbar.

SharePoint ist also der Ort, in welchem Dateien an- und abgelegt werden, die für die gemeinsame Arbeit bestimmt sind.

OneNote


OneNote ist keine Dateiablage! Es ist zwar technisch möglich, Dateien an eine OneNote Seite anzuhängen, sinnvoll ist es jedoch in den meisten Fällen nicht. Insbesondere dann nicht, wenn die Datei noch weiter bearbeitet werden soll. Denn die Synchronisierung von Änderungen, die unterschiedliche Personen daran vornehmen, wird in vielen Fällen nicht sauber synchronisiert. Hier ist zwar Besserung in Sicht - dennoch: OneNote ist keine Dateiablage.

Ausnahme hier: PDF-Dateien, die lediglich zur Aufbewahrung gehalten werden. Seien es digitale Bordkarten oder eine Präsentation, die bei einer Veranstaltung gehalten worden ist.

Hier ein Überblick:

App
Einsatzzweck
Nutzen
Grenzen
OneDrive
Persönliche Ablage
Möglichkeit, Dateien zu teilen
Personenzentriert
Teams Dateien
(SharePoint)
Gemeinsame Ablage
Dateien können von mehreren Personen und sogar gleichzeitig bearbeitet werden.
Beim Hochladen sorgfältig achten, dass man den richtigen Kanal im richtigen Team erwischt.
OneNote
Persönliche und gemeinsame Notizen
Formfreies und schnelles Tool für sehr viele Alltagsaufgaben.
Keine Dateiablage. Es braucht Vorgaben, wie die Notizbücher gestaltet werden. Der Zugriff geht vom Speicherort aus.




Anmerkung


Dies ist ein bearbeiteter Auszug aus meinem im Herbst erscheinenden Buch "Digital anders arbeiten":



Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

OneNote Prinzipien: Zugriffsrechte und Speicherorte

OneNote ist praktisch – ohne jeden Zweifel. OneNote ist auch einfach und intuitiv zu bedienen… Ja… so am Anfang. Doch früher oder später kommen Fragen wie: - wer genau hat eigentlich wie Zugriff auf die Daten? Wie ist das mit Synchronisation zwischen Büro-PC und Smartphone oder iPad? Wie funktioniert OneNote auf dem SharePoint? Auf diese Fragen findet sich die Antwort nicht ganz so leicht. Ich versuche hier die nicht ganz so offensichtlichen Zusammenhänge deutlich zu machen und "gern genommene" Fallen zeigen.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

"Wollt Ihr die totale Konkurrenz?!" - Nein, danke. Ich will lieber Erfolg, ich will spielen!

Es wird Zeit, dass wir uns daran erinnern, um was es wirklich geht: Dass wir gemeinsam gestalten, spielen und auch gemeinsam gewinnen. Und was wir riskieren, wenn wir das ignorieren.    

Scrum und Kennzahlen (KPIs, Metriken)

In regelmäßigen Abständen hören wir die Frage, welche Kennzahlen (neudeutsch KPIs) bei Scrum sinnvoll sind. Zeit für einen längeren Beitrag, auf wichtige Ressourcen zu verweisen. Der Scrum-Guide selbst gibt dazu keine erschöpfende Auskunft. Und das hat seine Gründe.

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

Die Krankheit des Besser-Wissens! Drei powervolle Fragetechniken und eine Haltung zur Heilung.

Kennst Du das: Du betrittst einen Raum und bist Teil einer Situation, hörst eine Problembeschreibung, siehst eine Aufgabe oder list eine Anfrage. Auf jeden Fall weisst Du mit einem Blick, einem Satz, einem Augenzwinkern sofort Bescheid. Du weisst: um was es geht was das Problem ist wieso das passiert ist was als Nächstes passiert und oft auch was dann (nicht) zu tun ist So wie mit dem Video hier: Ziemlich klar oder? Was für Gedanken gehen Dir durch den Kopf? Vielleicht sowas wie Oh weh!, Unfall!,  gibts Verletzte?  Oder Gehts denen gut? Wo ist das passiert? Viel Spass beim Flottmachen! Etc, etc... Auf jeden Fall aber: Was für ein Malheur! - oder irgend etwas Anderes in der Art. oder? Anderes Beispiel. Schau Dir mal folgendes Bild an und les im Geiste die beiden Reihen vor: A-B-C 12-13-14 oder? Unser Geist beruft sich auf sein Wissen und gibt uns in sekundenschnelle seine Annahme, seine Interpretation, seine Projektion der Wirklichkeit ein. Und die ist in dem Video oben nunmal ein ver