Das Teamwork-Blog

Arbeitest du mit Kolleginnen und Kollegen an gemeinsamen Dateien, die in Teams, aus OneDrive oder SharePoint liegen? Hast du dabei vielleicht kein ganz gutes Gefühl, weil du dir nicht so ganz sicher bist, was mit der Datei tatsächlich passiert? Wer darauf Zugriff hat und wie du das sehen kannst? Dann lies weiter, hier stelle ich dir die wichtigsten Fakten und Einstellungen kurz und knapp vor.

Es tut sich sehr viel an der Copilot Front. Gefühlt entwickelt Microsoft mit aller Kraft die KI-Anwendung weiter. Mit dem letzten Update hat sich die Microsoft-Startseite stark verändert. Hier zeige ich, was sich hinter all den Begrifflichkeiten verbirgt und was davon alltagstauglich ist.

In meinem Kundenkreis sind viele Menschen, die den Arbeitsalltag nicht vorwiegend auf dem Bürostuhl sitzend verbringen, sondern "draußen" unterwegs sind. Vielleicht in Werkstätten oder im Facility-Management. Es ist so wichtig, dass die Schnittstellen zu den Abläufen im Büro gut abgestimmt sind. Microsoft 365 hat so einiges im Baukasten, man muss es nur finden und nutzen.  In diesem Artikel spiele ich ein Szenario durch, das auf Microsoft Lists, Forms und - für die Ambitionierteren - Power Apps setzt.

Viele hoffen, dass es  für die Einrichtung von Microsoft Teams  den Königsweg gibt, den perfekten Plan – doch den gibt es leider (oder glücklicherweise?) nicht. Genauso wenig, wie es jemals einen Masterplan für die Organisation von Gruppenlaufwerken gab, gibt oder je geben wird. Was gut und vernünftig ist hängt von vielen Faktoren und ganz besonders den Unternehmensprozessen ab. Sicher ist nur eines: Von alleine entsteht keine vernünftige Struktur und schon gar keine Ordnung. Dafür braucht es klare Entscheidungen.

In einer Teams-Besprechung können Sie PowerPoint live und Excel live nutzen. Beides ist praktisch, jedoch keineswegs das Gleiche. Beim Teilen laufen völlig unterschiedliche Prozesse ab. Und dann gibt es noch Whiteboards, für die wieder andere Regeln gelten. Hier ein kleiner Leitfaden.

Es ist so alltäglich: In MS-Teams ein Team angelegt und - schwupps! - bist du Teambesitzer:in. Doch ist damit schon alles gut und geklärt? Vielleicht. Wenn die Basiseinstellungen passen. Basiseinstellungen? Können "Normal-User" da was ändern? Aber ja! Und das solltest du dir unbedingt auch ansehen.  5 wichtige Fragen mit Einordnung und kompaktem Faktenwissen.

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

"Was ist eigentlich der Unterschied zwischen OneDrive, OneNote und SharePoint?" Diese Frage wird mir mir schon seit meinen ersten Workshops zu Microsoft 365 gestellt. Mein heimlicher Gedanke damals war: "Super, solange es diese Frage gibt, ist mein Job sicher!" :) Geantwortet habe ich: "Es ist verständlicher, wenn wir die Gemeinsamkeiten betrachten: Alle drei sind von Microsoft. Alle drei eignen sich zur digitalen Zusammenarbeit." Bleibt allerdings die Frage: Was benutzt man wofür? 

Eine Teams-Besprechung für einen großen Personenkreis steht an? Dann hilft, die Optionen und Einstellungsmöglichkeiten zu kennen. Welche Rechte gibt es? Wie richten Sie einen moderierten Chat - F&A - ein? Das erfahren Sie hier.

In der Zusammenarbeit ist ja immer besonders wichtig zu wissen, wie es im Team so läuft. Wenn das Team virtuell arbeitet, ist das eine besondere Herausforderung. Microsoft bietet hierzu neuerdings mit der  App "Updates" ( deutsch: Aktualisierungen)  eine besonders komfortable Hilfe an, die automatisiert  turnusmäßige Abfragen ermöglicht.

Mittlerweile hat Microsoft Teams in sehr vielen Unternehmen einen Platz gefunden. Es bedient den Wunsch nach schneller Kommunikation und gemeinsamer Datei-Bearbeitung. Und spart damit Zeit und unnötige Prozessschleifen. Oder? 

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Haben Sie es schon entdeckt? In allen internen Chats in Teams gibt es eine neue Komponente: Loop! Es sieht aus wie ein Rettungsring und ist nichts weniger als eine neue Dateiform mit der Endung ".fluid".  Was es damit auf sich hat und wie sie sinnvoll einzusetzen ist, erfahren Sie hier.

Es ist der Dauerbrenner: "Wie kann ich Aufgaben erfassen, filtern, delegieren und überwachen in diesem riesigen Informationspool,  der Microsoft 365 heißt  (manch eine/einer sagt "Moloch" dazu)? Überall kleine und große Dinge, die die einzelnen MitarbeiterInnen "auf dem Schirm" haben müssen. Für dieses frustrierende Problem gibt es mehrere hilfreiche Ansätze, die ich hier im Kurzporträt vorgestelle.

Die Online-Besprechungen sind gekommen um zu bleiben. Microsoft hat deshalb nachgesteuert:  Das Whiteboard ist gründlich überarbeitet, es gibt den Moderatorenmodus und die Live-Präsentation wurde spürbar verbessert. Bei den Breakout-Rooms tut sich auch etwas. Schauen wir uns das genauer an.

"Wer nach dem Suchen noch scrollt, hat noch nicht zu Ende gefiltert!" So schrieb ich hier kürzlich./1/ Heute zeige ich die mächtigen und meist unbekannten Filtermöglichkeiten, die uns suchen helfen. Denn: D er heutigen Informationsflut kommt nur bei, wer schlau sucht.

Haben Sie in Teams oder auf der Office-Startseite schon Lists entdeckt? Es steht bei allen Microsoft 365 Unternehmens- oder Hochschullizenzen zur Verfügung. Lists ist sehr praktisch, wenn man nur gewisse Daten oder Datensätze freigeben möchte.

Microsoft Teams hat in den letzten Wochen eine wenig beachtete, aber sehr praktische Funktion dazu bekommen: Genehmigungen. Die ist hilfreich, wenn einerseits zwar ein formales OK von einer oder mehreren Personen nötig ist, ansonsten aber kein größerer Genehmigungs-Prozess . Für Protokolle ist das z.B. nützlich. Wie funktioniert das also?

Am Anfang eines neuen Jahres haben viele den Wunsch Ordnung zu schaffen. Dann wird geschreddert, archiviert und gelöscht. Doch wie geht das alles bei Microsoft Teams? Wie werden Sie hier überflüssig gewordenes wieder los? Ein sicherlich unvollständiger, aber hoffentlich hilfreicher Überblick.

Teilt man in Microsoft Teams Dokumente in einem Kanal, landen diese im Ordner dieses Kanals. Der wiederum liegt in der Dokumentenbibliothek, der dem Team zugeordneten SharePoint-Website. Soweit, so klar. Was aber tun, wenn diese Ordner volllaufen? Unterordner erstellen? Möglich, aber unschön. Besser ist, die SharePoint-Möglichkeiten auszuschöpfen, z.B., indem man mit frei definierten Spalten arbeitet. Ein kurzes Tutorial zu einer hilfreichen Funktion.