Direkt zum Hauptbereich

Microsoft 365 Lists - einfache Datentabellen in Teams erstellen


Haben Sie in Teams oder auf der Office-Startseite schon Lists entdeckt? Es steht bei allen Microsoft 365 Unternehmens- oder Hochschullizenzen zur Verfügung. Lists ist sehr praktisch, wenn man nur gewisse Daten oder Datensätze freigeben möchte.

Bei einer Liste denkt man hierzulande ja eher an eine Checkliste, eine Aufzählung oder an die berühmt-berüchtigte Bucket-List. Mit all dem hat Lists weniger zu tun. Bei Licht betrachtet, ist es eine eindimensionale Datenbank. Also eine Datentabelle, die sich für Aufgaben anbietet, für welche man sonst oft Excel nimmt.

Start-Icon auf office.com

Excel ist natürlich ein tolles uns vielseitiges Programm. Und zwar eines, das eigentlich für die Tabellkalkulation da ist. Oft wird damit aber gar nicht kalkuliert oder gerechnet, sondern es werden Datensätze aufgelistet. Das funktioniert, allerdings mit Tücken. Eine davon ist, dass die Speichereinheit immer die gesamte Arbeitsmappe ist. Dann wird auch die gesamte Mappe freigegeben. Oder auch nicht. 

Lists erlaubt die Speicherung und Freigabe auf Datensatzebene, also sogar zeilenweise. Das Element ist die Zeile einer Liste. Und das wird automatisch versioniert. Doch alles der Reihe nach. 

Lists als Registerkarte für ein Team nutzen

Startet man gleich im Team mit einer Liste, ist der große Vorteil, dass die Berechtigungen vom Team ererbt werden. Ein weiterer Vorteil ist das übersichtliche Einpflegen von Datensätzen über eine Eingabemaske. Im Hintergrund ist dies eine SharePoint-Liste, so wie auch die Teams-Dateien SharePoint-Dokumentenbibliotheken sind. Damit muss sich der "Normaluser" jedoch nicht auseinandersetzen.

Der Einstieg erfolgt über das Erstellen einer Registerkarte "Lists". Für die erste Runde wird das bestimmt auch mit einer der Vorlagen erfolgen. Das ist perfekt, um die Funktionen kennenzulernen. Beispielsweise gibt es einen "Personalbeschaffungstracker" um Bewerbungsprozesse zu überwachen.

Vorlagenauswahl bei Lists 

Also: Registerkarte hinzufügen (über das Plus) Lists wählen und eine Vorlage auswählen.

Element (Datensatz) der Liste hinzufügen


Diese wird im Bereich Genehmigungen bei Teams abgebildet, als Aktiviätsfeed und auch per E-Mail kommuniziert. Ist die Genehmigung erfolgt, wird das in der Liste automatisch eingetragen.
Genehmigungen in Lists erteilen

Das ist in meinen Augen nicht rechtssicher und auch der Begriff "Unterschrift" ist irreführend. Denn es ist faktisch genau das Gleiche wie die Genehmigungen in Teams, nur eben in einem Gesamtprozess verortet. 

Besser als ein E-Mail-Ping-Pong ist es aber in jedem Fall. 

Oder wie sehen Sie das? 

Anmerkungen


Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Psychologische Sicherheit: Das Geheimrezept hoch performanter Teams

  Psychologische Sicherheit ist ein Konzept, das hoch performante Teams auszeichnet.    In Zeiten zunehmender Ausfälle aufgrund psychischer Belastungen am Arbeitsplatz findet das Thema immer mehr Beachtung in der Gesellschaft und Wirtschaft. Psychologische Sicherheit beschreibt einen Zustand, in dem Teammitglieder in einem als persönlich sicher empfundenen Umfeld, produktive Ergebnisse erzielen. Verantwortung, Vertrauen und Verletzlichkeit bilden das Fundament gemeinsamer Zusammenarbeit.   Indikatoren für eine geringe psychologische Sicherheit im Team: ·         der Status quo wird nicht offen hinterfragt ·         Ideen oder Fehler werden nicht offen kommuniziert ·         Teammitglieder scheinen mehr Energie darauf zu verwenden, "das Gesicht zu wahren" ·         Meetings ufern regelmäßig aus - Diskussionen statt Ergebnisse und Entscheidungen ·         nach einem Meeting fragen sich Kollegen regelmäßig, wieso sie überhaupt an dem Termin teilgenommen haben ·  

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

Wie liest man sich in Scrum und Agilität ein?

Nehmen wir an, Sie hätten keine Ahnung von Scrum und Agilität. Aber Sie spüren bei Ihren (Beratungs-) Kunden immer wieder, dass sie diese Themen bewegen. Wer sind die Player, welche Bücher sind wichtig? In diesem Artikel versuche ich einen Überblick zu geben.

Teambarometer und mehr mit Microsoft Updates/Microsoft Aktualisierungen

In der Zusammenarbeit ist ja immer besonders wichtig zu wissen, wie es im Team so läuft. Wenn das Team virtuell arbeitet, ist das eine besondere Herausforderung. Microsoft bietet hierzu neuerdings mit der  App "Updates" ( deutsch: Aktualisierungen)  eine besonders komfortable Hilfe an, die automatisiert  turnusmäßige Abfragen ermöglicht.