Direkt zum Hauptbereich

Microsoft 365 Lists - einfache Datentabellen in Teams erstellen


Haben Sie in Teams oder auf der Office-Startseite schon Lists entdeckt? Es steht bei allen Microsoft 365 Unternehmens- oder Hochschullizenzen zur Verfügung. Lists ist sehr praktisch, wenn man nur gewisse Daten oder Datensätze freigeben möchte.

Bei einer Liste denkt man hierzulande ja eher an eine Checkliste, eine Aufzählung oder an die berühmt-berüchtigte Bucket-List. Mit all dem hat Lists weniger zu tun. Bei Licht betrachtet, ist es eine eindimensionale Datenbank. Also eine Datentabelle, die sich für Aufgaben anbietet, für welche man sonst oft Excel nimmt.

Start-Icon auf office.com

Excel ist natürlich ein tolles uns vielseitiges Programm. Und zwar eines, das eigentlich für die Tabellkalkulation da ist. Oft wird damit aber gar nicht kalkuliert oder gerechnet, sondern es werden Datensätze aufgelistet. Das funktioniert, allerdings mit Tücken. Eine davon ist, dass die Speichereinheit immer die gesamte Arbeitsmappe ist. Dann wird auch die gesamte Mappe freigegeben. Oder auch nicht. 

Lists erlaubt die Speicherung und Freigabe auf Datensatzebene, also sogar zeilenweise. Das Element ist die Zeile einer Liste. Und das wird automatisch versioniert. Doch alles der Reihe nach. 

Lists als Registerkarte für ein Team nutzen

Startet man gleich im Team mit einer Liste, ist der große Vorteil, dass die Berechtigungen vom Team ererbt werden. Ein weiterer Vorteil ist das übersichtliche Einpflegen von Datensätzen über eine Eingabemaske. Im Hintergrund ist dies eine SharePoint-Liste, so wie auch die Teams-Dateien SharePoint-Dokumentenbibliotheken sind. Damit muss sich der "Normaluser" jedoch nicht auseinandersetzen.

Der Einstieg erfolgt über das Erstellen einer Registerkarte "Lists". Für die erste Runde wird das bestimmt auch mit einer der Vorlagen erfolgen. Das ist perfekt, um die Funktionen kennenzulernen. Beispielsweise gibt es einen "Personalbeschaffungstracker" um Bewerbungsprozesse zu überwachen.

Vorlagenauswahl bei Lists 

Also: Registerkarte hinzufügen (über das Plus) Lists wählen und eine Vorlage auswählen.

Element (Datensatz) der Liste hinzufügen


Diese wird im Bereich Genehmigungen bei Teams abgebildet, als Aktiviätsfeed und auch per E-Mail kommuniziert. Ist die Genehmigung erfolgt, wird das in der Liste automatisch eingetragen.
Genehmigungen in Lists erteilen

Das ist in meinen Augen nicht rechtssicher und auch der Begriff "Unterschrift" ist irreführend. Denn es ist faktisch genau das Gleiche wie die Genehmigungen in Teams, nur eben in einem Gesamtprozess verortet. 

Besser als ein E-Mail-Ping-Pong ist es aber in jedem Fall. 

Oder wie sehen Sie das? 

Anmerkungen


Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Optimieren wir uns zu Tode?

Als jemand, der mehr als fünfzehn Jahre in der Welt des IT-Service-Management-Prozessmanagements verbracht hat, musste ich das Buch von Guther Dueck aus dem Jahr 2020 Heute schon einen Prozess optimiert? Das Management frisst seine Mitarbeiter lesen/1/. Typisch für ihn bietet Dueck uns einen provokanten, teils vernichtenden, jedoch humorvoll geschriebener Weckruf. Er behauptet, dass das moderne Management von “Pacesetters” und “Controllers” dominiert wird. Sie sind so sehr auf Optimierung und Profit fokussiert, dass sie den Willen zu Innovation und Unternehmertum abtöten. Jedoch ohne mehr Kreativität und Tatkraft werden wir die Herausforderungen der Digitalisierung, des Klimawandels etc. nicht bewältigen. Ein agiles Mindset kann helfen.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

"Denn sie wissen nicht was sie tun ...! Freigeben und teilen in OneDrive und SharePoint und per E-Mail

Neuerdings können Sie bei Ihren E-Mails entscheiden, ob Sie den Anhang als Datei (Kopie) anhängen wollen oder einen Link senden. Doch was kann dieser Link? Wie sicher ist er? Wer kann was damit tun? Lesen Sie hier was sinnvoll ist und was weniger.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.