Das Teamwork-Blog

Arbeitest du mit Kolleginnen und Kollegen an gemeinsamen Dateien, die in Teams, aus OneDrive oder SharePoint liegen? Hast du dabei vielleicht kein ganz gutes Gefühl, weil du dir nicht so ganz sicher bist, was mit der Datei tatsächlich passiert? Wer darauf Zugriff hat und wie du das sehen kannst? Dann lies weiter, hier stelle ich dir die wichtigsten Fakten und Einstellungen kurz und knapp vor.

Es tut sich sehr viel an der Copilot Front. Gefühlt entwickelt Microsoft mit aller Kraft die KI-Anwendung weiter. Mit dem letzten Update hat sich die Microsoft-Startseite stark verändert. Hier zeige ich, was sich hinter all den Begrifflichkeiten verbirgt und was davon alltagstauglich ist.

In meinem Kundenkreis sind viele Menschen, die den Arbeitsalltag nicht vorwiegend auf dem Bürostuhl sitzend verbringen, sondern "draußen" unterwegs sind. Vielleicht in Werkstätten oder im Facility-Management. Es ist so wichtig, dass die Schnittstellen zu den Abläufen im Büro gut abgestimmt sind. Microsoft 365 hat so einiges im Baukasten, man muss es nur finden und nutzen.  In diesem Artikel spiele ich ein Szenario durch, das auf Microsoft Lists, Forms und - für die Ambitionierteren - Power Apps setzt.

Viele hoffen, dass es  für die Einrichtung von Microsoft Teams  den Königsweg gibt, den perfekten Plan – doch den gibt es leider (oder glücklicherweise?) nicht. Genauso wenig, wie es jemals einen Masterplan für die Organisation von Gruppenlaufwerken gab, gibt oder je geben wird. Was gut und vernünftig ist hängt von vielen Faktoren und ganz besonders den Unternehmensprozessen ab. Sicher ist nur eines: Von alleine entsteht keine vernünftige Struktur und schon gar keine Ordnung. Dafür braucht es klare Entscheidungen.

In einer Teams-Besprechung können Sie PowerPoint live und Excel live nutzen. Beides ist praktisch, jedoch keineswegs das Gleiche. Beim Teilen laufen völlig unterschiedliche Prozesse ab. Und dann gibt es noch Whiteboards, für die wieder andere Regeln gelten. Hier ein kleiner Leitfaden.

Alle, die Microsoft 365 nutzen haben die Loop-Komponenten vermutlich schon in Chats, Kanälen und in den Teams-Besprechungsnotizen entdeckt. Ehrlich gesagt tue ich mich noch immer schwer, diese Elemente in dem Tool-Konglomerat M365 zu verorten. Leicht fällt es mir beim neuesten Einsatz: Loop-Komponenten in OneNote - das ist einfach super!

Es gibt hier viele technische Blogbeiträge zur Nutzung von Microsoft 365 und Teams.  Neben ganz praktischen "Gebrauchsanleitungen" gibt es auch Ideen und Methoden zum Strukturieren des Informationsflusses. Das findet sich unter dem Suchbegriff "Leitlinien". Diese Artikel bieten einen guten Überblick ohne zu sehr in die Tiefe zu gehen: Sigrid Hess: Microsofts Wolkenkuckucksheim - Mein Erklärmodell für SharePoint, Teams, OneDrive und OneNote, Teamworkblog, erschienen am 25. Sep 2023, abrufbar unter  https://www.teamworkblog.de/2023/09/microsofts-wolkenkuckucksheim-mein.html Sigrid Hess: Leitlinien für Arbeitsgruppen in MS Teams, Teamworkblog, erschienen am 04. Nov 2019, abrufbar unter  http://www.teamworkblog.de/2019/11/leitlinien-fur-arbeitsgruppen-in-ms.html Sigrid Hess: Leitlinien-Werkstatt für Microsoft-Teams, Teamworkblog, erschienen am 03. Okt 2022, abrufbar unter  https://www.teamworkblog.de/2022/10/leitlinien-werkstatt-fur-microsoft-teams.html Sigrid Hess: L...

"Was ist eigentlich der Unterschied zwischen OneDrive, OneNote und SharePoint?" Diese Frage wird mir mir schon seit meinen ersten Workshops zu Microsoft 365 gestellt. Mein heimlicher Gedanke damals war: "Super, solange es diese Frage gibt, ist mein Job sicher!" :) Geantwortet habe ich: "Es ist verständlicher, wenn wir die Gemeinsamkeiten betrachten: Alle drei sind von Microsoft. Alle drei eignen sich zur digitalen Zusammenarbeit." Bleibt allerdings die Frage: Was benutzt man wofür? 

Mit Bookings hat Microsoft 365 eine App an Bord, die bisher viel zu wenig Beachtung gefunden hat. Ursprünglich gedacht, damit Dienstleister ihren Kunden einen Internet-Kalender zum Selbstbuchen zur Verfügung stellen können, ist sie auch für größere Unternehmen nützlich. Zum Beispiel wenn es darum geht, innerhalb eines bestimmten Zeitraums Termine anzubieten. Sehr praktisch!

Mittlerweile hat Microsoft Teams in sehr vielen Unternehmen einen Platz gefunden. Es bedient den Wunsch nach schneller Kommunikation und gemeinsamer Datei-Bearbeitung. Und spart damit Zeit und unnötige Prozessschleifen. Oder? 

"Wer nach dem Suchen noch scrollt, hat noch nicht zu Ende gefiltert!" So schrieb ich hier kürzlich./1/ Heute zeige ich die mächtigen und meist unbekannten Filtermöglichkeiten, die uns suchen helfen. Denn: D er heutigen Informationsflut kommt nur bei, wer schlau sucht.

Haben Sie in Teams oder auf der Office-Startseite schon Lists entdeckt? Es steht bei allen Microsoft 365 Unternehmens- oder Hochschullizenzen zur Verfügung. Lists ist sehr praktisch, wenn man nur gewisse Daten oder Datensätze freigeben möchte.

Haben Sie kürzlich in einer Microsoft Teams Besprechung das Whiteboard verwendet? Haben Sie dabei gedacht: "Echt jetzt?! Vier Stifte als Werkzeug, das soll alles sein?!" Nicht wirklich brauchbar, oder? Es gibt sehr gute Nachrichten: Es wurde nachgerüstet! Vor allem die Desktop-App hat jetzt einen wirklich nützlichen Funktionsumfang mit vielen Vorlagen bekommen.