Die Microsoft Teams-Not-To-Do-Liste

Viele hoffen, dass es für die Einrichtung von Microsoft Teams den Königsweg gibt, den perfekten Plan – doch den gibt es leider (oder glücklicherweise?) nicht. Genauso wenig, wie es jemals einen Masterplan für die Organisation von Gruppenlaufwerken gab, gibt oder je geben wird. Was gut und vernünftig ist hängt von vielen Faktoren und ganz besonders den Unternehmensprozessen ab. Sicher ist nur eines: Von alleine entsteht keine vernünftige Struktur und schon gar keine Ordnung. Dafür braucht es klare Entscheidungen.

Bild: DALL E

Hier möchte ich meine Erfahrungen teilen, vor allem mit Blick darauf, was NICHT funktioniert. Dieser Artikel erscheint am Rosenmontag, da passt das vielleicht ja NOCH besser. :)

Schlechte Idee 1: Das ganze Unternehmen bekommt nur ein Team, jede Abteilung einen privaten Kanal. Sonst könnte es ja unübersichtlich werden.

Das habe ich schon einige Male "live" gesehen. Leider ist es aus vielen Gründen eine schlechte Idee. Vor allem aber, weil auf diese Weise zu wenig Struktur möglich ist.

Einer meiner Grundsätze lautet: "Ein Thema sammelt die Menschen, ein Kanal das Thema!"

Deshalb: In Organisationen, die kein Intranet haben (z.B., weil sie zu klein sind), ist ein organisationsweites Team eine gute Idee. Dieses Team wird vom Teams-Administrator erstellt, und alle Mitglieder der Organisation sind automatisch Teil des Teams. Darüber hinaus sollte es pro Organisationseinheit und auch pro bereichsübergreifendem Projekt je ein Team geben. Die Kanäle gliedern ein Team in Themenbereiche. Unterkanäle sind zu vermeiden.

Schlechte Idee 2: Jeder hat das Recht, Teams zu erstellen

Vorab dazu gleich eine kleine Einschränkung: Bei Organisationen bis zu 30 Büroarbeitsplätzen würde ich das tatsächlich offen lassen. In dieser Größenordnung kennt man sich noch und hat im Blick, wer wohin gehört.

Ansonsten sollte das Erstellen von Teams in der Hand bestimmter Personen liegen, um unkontrollierbaren Wildwuchs zu vermeiden. Das muss keineswegs ein/e Mitarbeitende/r der IT-Abteilung sein. Im Gegenteil ist oft ein Multiplikator oder Power-User für Microsoft 365 auf Abteilungsebene sogar besser für diese Aufgabe geeignet.

Schlechte Idee 3: Jedes Team hat nur einen Besitzer

Ein Team braucht mindestens zwei BesitzerInnen. Und pro zehn Mitglieder braucht es eine/n weitere/n. Heißt also: Ab 20 Mitglieder drei, ab 30 Mitglieder vier, etc.

Und warum ist das so? Weil nur Teambesitzer die Möglichkeit haben, organisatorisch einzugreifen. Nur sie können Mitglieder hinzufügen oder entfernen. Nur sie können die Einstellungen und Berechtigungen für Mitglieder (viel) und Gäste (wenig) verändern. Nur sie können ausgecheckte Dateien wieder einchecken, falls die Person, die sie ausgecheckt hat, nicht greifbar ist. Nur sie können geteilte Kanäle erstellen oder freigeben.

Dafür sollte immer mehr als eine Person verfügbar sein. Und je mehr Mitglieder im Team, desto häufiger können solche Fälle auftauchen, desto besser ist es, wenn es mehrere berechtigte Personen dafür gibt...

Schlechte Idee 4: Wir migrieren die gewachsenen Gruppenlaufwerke direkt in den Kanal "Allgemein"

Wenn Klagen kommen, dass das mit Teams und SharePoint alles so sperrig, unübersichtlich und langsam ist, liegt das zumeist an überfrachteten Kanaldateien. Meiner ganz persönlichen Meinung nach ist es im Teams-Konstrukt ein grundsätzlicher Fehler, dass ein Kanal "nur" einen Ordner in einer Dokumentenbibliothek bildet. Das können wir alle nicht verändern und wird vermutlich auch für Zeit und Ewigkeit so bleiben.

Doch wenn dieser eine Ordner dann tief verschachtelte Unterordner bekommt, dann wird das Ganze wirklich unpraktisch bis fast nicht mehr zu benutzen. Zumal es bis heute keine Dateisuche gibt, die sich auf einen Kanal beschränken lässt. Auf ein Team schon, aber eben nicht auf einen Kanal.

Bild: DALL E

Schlechte Idee 5: Die Dateien in den Kanälen bleiben dort für immer

Weil die Kanäle sich nicht wirklich für die Daueraufbewahrung von Dateien eignen, braucht man eine "Exit-Strategie". Und so könnte sie aussehen: Die Standard-Dateiablage in den Kanälen "Dateien" ist der Ort für sich jetzt gerade in Arbeit befindliche Dateien. Alles, was vergangen oder final ist, sollte in einer separaten Dokumentenbibliothek sein.

Alternativ dazu: Wenn ein Thema oder Projekt abgeschlossen ist, wird der ganze Kanal oder das ganze Team archiviert.

Schlechte Idee 6: Jeder hat das Recht, private Kanäle zu erstellen

Die wenigsten wissen wirklich, was ein privater Kanal ist. Privater Kanal - klingt ja gut. Auch, dass man darüber Zugriffsrechte definieren kann. Und in der Tat geht das ja auch.

Allerdings: Damit das funktioniert erstellt ein privater Kanal eine vom Team separierte Website mit eben der anderen Berechtigungsstruktur. Wichtig zu wissen: Ein privater Kanal ist in seinem Funktionsumfang etwas reduziert.

Das fällt besonders bei der Arbeit mit Planner ins Gewicht: Ein Plan lässt sich einem privaten Kanal nicht hinzufügen. Auch lassen sich aus den Beiträgen im Kanal keine Aufgaben erstellen - auch nicht für die private Aufgabenliste. Geplante Kanalbesprechungen gehen ebenfalls nicht.

Da diese Warnhinweise nirgends stehen und sich ein Kanaltyp im Nachgang auch nicht ändern lässt, sollten dazu nur Menschen berechtigt sein, die wissen, was sie tun.

Bild: DALL E

Schlechte Idee 7: Die Beiträge werden nicht genutzt, kommuniziert wird über die Gruppenchats

Wenn sich dieses Vorgehen durchsetzt, verliert Teams einen großen Teil seiner Schlagkraft. Die Idee und das Ziel einer Teams-Struktur ist, dass alles zu einem Thema an derselben Stelle unabhängig von den Personen zu finden ist. Wenn sich dann aber ein Teil der Kommunikation in den Chats abspielt, ist genau dieser Vorteil nicht gegeben. Zumal es in den Chats auch keine Möglichkeiten der Strukturierung durch Antwort-Threads gibt.

Schlechte Idee 8: "Wenn es wirklich wichtig ist, schreiben wir doch lieber eine E-Mail".

Gern genommen und ach so falsch! Die Argumentation ist wie oben bei den Gruppenchats (siehe "Schlechte Idee 7"). Nur ist die Sache mit den E-Mails schlimmer. Wenn das wirklich Wichtige nicht im Kanal zu finden ist, verliert er seine Schlagkraft und Relevanz!

Wer die Aufmerksamkeit der Empfänger der Information sicherstellen will, unterlässt es, eine E-Mail zu schreiben, und arbeitet stattdessen mit Tags und Erwähnungen. Oder kennzeichnet seine Nachrichten, z.B. mit "Wichtig". Für Teams-Totalverweigerer kann im äußersten Notfall ein Link zum Beitrag per E-Mail verschickt werden.

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