Das Teamwork-Blog

Multitasking ist Gift für Produktivität, Qualität, Fokus, Motivation und Zusammenarbeit. Es ist kosten- und stressintensiv, verursacht Frustration, Nacharbeit und schlechten Service. Das wurde immer wieder bewiesen - in Studien, Büchern, Blogs und Artikeln.

Letzte Woche hat Jan hier ein Kanban-Board in einer Explorer-Bibliothek vorgestellt /1/. Kann man machen. Hat in meinen Augen aber den Nachteil, dass es lokal auf einem Gerät verortet ist. Warum also nicht diese Sache in OneNote bauen? Meines Erachtens ist das flexibler und außerdem auf allen Endgeräten darstellbar. Legen wir los:

"Wenn ich einen Beratungsauftrag platzieren möchte, spreche ich das Thema "Kontakte in Outlook" an, dann habe ich einen!" - habe ich manchmal schon augenzwinkernd gesagt. Natürlich gibt es wirklich gute Software zur Adress-Pflege und ausgefeilte CRM-Systeme. Wenn ich aber im Team gemeinsame Kontakte vorhalten, verwalten und aktualisieren möchte und dazu „nur“ die normalen Office-Anwendungen verwenden kann oder will, braucht es einige Vorüberlegungen.

Haben Sie bei der Urlaubsvertretung sich manches Mal geärgert, wenn Sie Dateien gesucht haben, die ein Teammitglied abgelegt hat? Die Suche im Explorer funktioniert tadellos, aber manchmal sollte man den Suchbegriff noch ein bisschen genauer fassen können. Z.B. mit UND oder ODER oder NICHT... Das geht so einfach, dann man von alleine kaum drauf kommt:

Jeder ist einsichtig, dass Prozesse möglichst schlank sein sollen. Schließlich wollen wir mit der Zeit unserer Kollegen und Kunden und unserem Geld sparsam umgehen. Doch warum sind die Prozesse in den meisten Organisationen immer noch so schwierig? Ich glaube, wir wissen einfach noch nicht, wie das praktisch geht. Zeit für eine Anleitung.

Jeder ist einsichtig, dass Prozesse möglichst schlank sein sollen. Schließlich wollen wir mit der Zeit unserer Kollegen und Kunden und unserem Geld sparsam umgehen. Doch warum sind die Prozesse in den meisten Organisationen immer noch so schwierig? Ich glaube, wir wissen einfach noch nicht, wie das praktisch geht. Zeit für eine Anleitung.

Teamworkblog verfolgt weiter ruhelos und unnachsichtig den maximalen Nutzen für seine Leser. Heute bieten wir ein Tool zum Download an, mit dem man die Baumstruktur des Windows-Explorers in eine Excel-Datei einlesen kann. Wozu das gut ist? Zum Beispiel, um sich einen nachhaltigen Überblick über seine Prozesse zu verschaffen.

Gehört es zu Ihren guten Vorsätzen im neuen Jahr, die Papierstapel auf dem Schreibtisch endlich in den Griff zu bekommen? Nerven Sie Suchzeiten auf den Tischen der Kollegen, wenn diese nicht am Platz sind? Dann versuchen Sie es mit der bewährten 5-S-Methode aus dem Büro-Kaizen, angepasst an die Aufgabe „die Ablage von Dokumenten im Team vereinheitlichen“. Die folgenden Tipps beziehen sich erst einmal nur auf die Büros, die noch viel mit Papier ablegen. Für die Aufgabe „die elektronische Ablage teamfähig machen“ gelten etwas andere Vorgehensweisen.

Dass Speichermedien immer preiswerter werden, ist nur teilweise ein Segen. Die Kehrseite der Medaille: Die elektronischen Dokumentenberge wachsen, die Server quellen über. Es gibt aber auch keine einfache Methode, die Team-Festplatte einmal aufzuräumen. Teamworkblog schlägt eine Abhilfe vor.

Für alle, die auf Ihrem Tisch auch noch Papier rumliegen haben, und das gerne teamfähig verräumt hätten. Hier zeige ich, wie man aus einem vorhandenen Terminordner – mit Register 1 – 31 – eine gute und übersichtliche Aufbewahrung für allerhand Papierzeug zaubern kann – Damit die Vertretung in der Urlaubszeit auch alles findet.

Gibt es auch auf Ihren Fensterbrettern „graue Stapel“, gesammeltes Papierchaos und Tische, auf denen sich nur die Eigner mittels Kompass zurechtfinden? Das funktioniert auch - so lange der Eigner am Platz ist; aber in dem Moment wo dieser fehlt und etwas aus seinem Aufgabenbereich gebraucht wird, zeigen sich die Tücken. Unlängst war ich in einem Büro zur Büroorganisationsberatung eingeladen. Dort zeigte sich auf einem Schreibtisch – etwa 150 x 90 cm groß - eine zwei-Finger-dicke Schicht an Papieren, gleichmäßig verteilt. „Da drin ist die Steuerkarte, die ich heute Nachmittag dringend brauche!“ sagte die Besitzerin des Schreibtisches. Wir benutzten die Winston-Technik /1/: Dazu richten Sie auf einem Extra-Tisch oder auf dem Fußboden 4 Rechtecke ein (siehe Abb. 1). Abb. 1: Bedeutung der 4 Aufräumfelder Auf das erste Rechteck (Wegwerfen) kommt ein Papierkorb oder besser ein Karton vom Kopierpapier für das Altpapier, ggf. ein Aktenvernichter. Auf das zweite Rechteck (Weiterleit...