Die Profi-Tools im Windows-Explorer

Haben Sie bei der Urlaubsvertretung sich manches Mal geärgert, wenn Sie Dateien gesucht haben, die ein Teammitglied abgelegt hat? Die Suche im Explorer funktioniert tadellos, aber manchmal sollte man den Suchbegriff noch ein bisschen genauer fassen können. Z.B. mit UND oder ODER oder NICHT... Das geht so einfach, dann man von alleine kaum drauf kommt:

Die Suchfunktion

Die Windows-Suche versteht – genau wie Google - zwei oder mehrere Wörter automatisch als UND-Verknüpfung.

Um einen Begriff bei der Suche auszuschließen, verwenden Sie – ebenfalls wie bei Google – ein vorangestelltes Minuszeichen.

Das hat wichtige Konsequenzen: Geben Sie ein: EDV-Seminar (ohne Leerzeichen) erhalten Sie alles, was den Begriff "EDV-Seminar" enthält. Setzten Sie jedoch ein Leerzeichen zwischen das V und den Bindestrich erhalten Sie alles, in dem "EDV" und nicht "Seminar" steht!

Es geht aber noch weiter: Die Windows-Suche unterstützt auch „AND“, „OR“, „NOT“  die bekannten logischen Operatoren - bitte in Großschreibung  eingeben.

Suchen Sie zwei zusammen gehörende Wörter ohne Bindestrich, z.B. Hans Müller, setzten Sie diese beiden wörter bitte in runde Klammern, sonst bekommen Sie alles, in dem irgendwo Hans und irgendwo Müller steht, also z.B. Anna Müller und Hans Schulz.

Weiter gibt es auch zahlreiche Eigenschaften wie „name:“ (der Datei), „ordnername:“, „erweiterung:“, „datum:“ „größe:“ und „inhalt:" wonach sich suchen lässt.

z.B. suchen Sie einen Artikel, den Sie in den Text eines Angebotes geschrieben haben. Sie wollen weder das Foto des Artikels noch den Produktordner, der so heißt. Sie wollen nur Dateien sehen, in welchen der Name des Artikles im Fließtext, also im inhalt der Datei steht, dann geben Sie ein: inhalt:Artikelname.
Wichtig ist hier die Schreibung ohne Leerzeichen. 

Wollen Sie hingegen nur Ordnernamen als Ergebnis, schreiben Sie: Suchbegriff typ:=Dateiordner
Der Typ lässt sich auch im Menü unter dem Suchfeld auswählen.

Das Suchen über Ordnernamen hat guten Nutzen und ergibt kurze Trefferlisten, wenn das Team vorgangsorientiert ablegt und konsequente Namenskonventionen führt.

Die logischen Operatoren von oben stehen mit Leerzeichen.

Suchen Sie z.B. eine Excel-Datei, die Müller oder Meier enthält, geht das so:

Erweiterung:.xlsx (inhalt:müller OR meier)

Hier ist das Ergebnis in meiner Übungssammlung:

Für lange Listen: Gruppieren

Haben Sie sehr lange Listen von Dateinamen? Dann können Sie diese im „Telefonbuch-Style“ nach Buchstaben gruppiert anzeigen lassen – oder auch nach Zeiträumen. Die Gruppen lassen sich reduzieren (einklappen) dadurch spart man viele Scrollmeter.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in eine freie Fläche im Explorerfenster. Wählen Sie im Untermenü des Eintrages Gruppieren nach das Gewünschte aus. 

 Sortieren

Hätten Sie in einem Ordner gerne die neueste Datei immer oben stehen? Das ist nützlich, wenn die Dokumente ganz ähnliche Namen haben und es geht mit nur einem Klick:

Klicken Sie dazu einfach mit einem Klick auf den Spaltenkopf in das Feld Änderungsdatum. Es erscheint ein kleiner Pfeil nach unten, der anzeigt, dass hier nach Datum absteigend sortiert ist. Ein weiterer Klick würde die älteste Datei oben anzeigen, zurück zur alphabetischen Sortierung geht es mit einem Klick auf Name.

 

Anmerkungen:

hierzu passt auch gut das Thema "Markierungen" das ich vor fast drei Jahren in anderem Zusammenhang hier vorgestellt habe. Die im Fenster "speichern unter" erfassten  Markierungen werden bei der Windows-Suche indiziert und sehr gut gefunden.

• /1/ Sigrid Hess: Wie Synonyme uns das Leben schwer machen - Über Kategorien und Co. bei Microsoft Office, Teamworkblog, erschienen am 19. November 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/11/wie-synonyme-uns-das-leben-schwer.html