Direkt zum Hauptbereich

Die Profi-Tools im Windows-Explorer

Haben Sie bei der Urlaubsvertretung sich manches Mal geärgert, wenn Sie Dateien gesucht haben, die ein Teammitglied abgelegt hat? Die Suche im Explorer funktioniert tadellos, aber manchmal sollte man den Suchbegriff noch ein bisschen genauer fassen können. Z.B. mit UND oder ODER oder NICHT... Das geht so einfach, dann man von alleine kaum drauf kommt:



Die Suchfunktion

Die Windows-Suche versteht – genau wie Google - zwei oder mehrere Wörter automatisch als UND-Verknüpfung.

Um einen Begriff bei der Suche auszuschließen, verwenden Sie – ebenfalls wie bei Google – ein vorangestelltes Minuszeichen.

Das hat wichtige Konsequenzen: Geben Sie ein: EDV-Seminar (ohne Leerzeichen) erhalten Sie alles, was den Begriff "EDV-Seminar" enthält. Setzten Sie jedoch ein Leerzeichen zwischen das V und den Bindestrich erhalten Sie alles, in dem "EDV" und nicht "Seminar" steht!

Es geht aber noch weiter: Die Windows-Suche unterstützt auch „AND“, „OR“, „NOT“  die bekannten logischen Operatoren - bitte in Großschreibung  eingeben.

Suchen Sie zwei zusammen gehörende Wörter ohne Bindestrich, z.B. Hans Müller, setzten Sie diese beiden wörter bitte in runde Klammern, sonst bekommen Sie alles, in dem irgendwo Hans und irgendwo Müller steht, also z.B. Anna Müller und Hans Schulz.

Weiter gibt es auch zahlreiche Eigenschaften wie „name:“ (der Datei), „ordnername:“, „erweiterung:“, „datum:“ „größe:“ und „inhalt:" wonach sich suchen lässt.

z.B. suchen Sie einen Artikel, den Sie in den Text eines Angebotes geschrieben haben. Sie wollen weder das Foto des Artikels noch den Produktordner, der so heißt. Sie wollen nur Dateien sehen, in welchen der Name des Artikles im Fließtext, also im inhalt der Datei steht, dann geben Sie ein: inhalt:Artikelname.
Wichtig ist hier die Schreibung ohne Leerzeichen. 

Wollen Sie hingegen nur Ordnernamen als Ergebnis, schreiben Sie: Suchbegriff typ:=Dateiordner
Der Typ lässt sich auch im Menü unter dem Suchfeld auswählen.


Das Suchen über Ordnernamen hat guten Nutzen und ergibt kurze Trefferlisten, wenn das Team vorgangsorientiert ablegt und konsequente Namenskonventionen führt.


Die logischen Operatoren von oben stehen mit Leerzeichen.

Suchen Sie z.B. eine Excel-Datei, die Müller oder Meier enthält, geht das so:

Erweiterung:.xlsx (inhalt:müller OR meier)

Hier ist das Ergebnis in meiner Übungssammlung:


Für lange Listen: Gruppieren

Haben Sie sehr lange Listen von Dateinamen? Dann können Sie diese im „Telefonbuch-Style“ nach Buchstaben gruppiert anzeigen lassen – oder auch nach Zeiträumen. Die Gruppen lassen sich reduzieren (einklappen) dadurch spart man viele Scrollmeter.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in eine freie Fläche im Explorerfenster. Wählen Sie im Untermenü des Eintrages Gruppieren nach das Gewünschte aus. 


 Sortieren



Hätten Sie in einem Ordner gerne die neueste Datei immer oben stehen? Das ist nützlich, wenn die Dokumente ganz ähnliche Namen haben und es geht mit nur einem Klick:

Klicken Sie dazu einfach mit einem Klick auf den Spaltenkopf in das Feld Änderungsdatum. Es erscheint ein kleiner Pfeil nach unten, der anzeigt, dass hier nach Datum absteigend sortiert ist. Ein weiterer Klick würde die älteste Datei oben anzeigen, zurück zur alphabetischen Sortierung geht es mit einem Klick auf Name.
 





Anmerkungen:
hierzu passt auch gut das Thema "Markierungen" das ich vor fast drei Jahren in anderem Zusammenhang hier vorgestellt habe. Die im Fenster "speichern unter" erfassten  Markierungen werden bei der Windows-Suche indiziert und sehr gut gefunden.









Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Psychologische Sicherheit: Das Geheimrezept hoch performanter Teams

  Psychologische Sicherheit ist ein Konzept, das hoch performante Teams auszeichnet.    In Zeiten zunehmender Ausfälle aufgrund psychischer Belastungen am Arbeitsplatz findet das Thema immer mehr Beachtung in der Gesellschaft und Wirtschaft. Psychologische Sicherheit beschreibt einen Zustand, in dem Teammitglieder in einem als persönlich sicher empfundenen Umfeld, produktive Ergebnisse erzielen. Verantwortung, Vertrauen und Verletzlichkeit bilden das Fundament gemeinsamer Zusammenarbeit.   Indikatoren für eine geringe psychologische Sicherheit im Team: ·         der Status quo wird nicht offen hinterfragt ·         Ideen oder Fehler werden nicht offen kommuniziert ·         Teammitglieder scheinen mehr Energie darauf zu verwenden, "das Gesicht zu wahren" ·         Meetings ufern regelmäßig aus - Diskussionen statt Ergebnisse und Entscheidungen ·         nach einem Meeting fragen sich Kollegen regelmäßig, wieso sie überhaupt an dem Termin teilgenommen haben ·  

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

Wie liest man sich in Scrum und Agilität ein?

Nehmen wir an, Sie hätten keine Ahnung von Scrum und Agilität. Aber Sie spüren bei Ihren (Beratungs-) Kunden immer wieder, dass sie diese Themen bewegen. Wer sind die Player, welche Bücher sind wichtig? In diesem Artikel versuche ich einen Überblick zu geben.

Teambarometer und mehr mit Microsoft Updates/Microsoft Aktualisierungen

In der Zusammenarbeit ist ja immer besonders wichtig zu wissen, wie es im Team so läuft. Wenn das Team virtuell arbeitet, ist das eine besondere Herausforderung. Microsoft bietet hierzu neuerdings mit der  App "Updates" ( deutsch: Aktualisierungen)  eine besonders komfortable Hilfe an, die automatisiert  turnusmäßige Abfragen ermöglicht.