Das Teamwork-Blog

Bevor ein Team seine Ablage neu strukturiert oder gar die IT eine DMS-Software beschafft, sollte man sich Gedanken darüber machen, was "gute Ablage" überhaupt bedeutet. Dazu hier noch ein paar weitere Tipps.

Nicht eine neue Software hilft uns, unsere Probleme zu lösen. Sondern sie hilft uns höchstens, unsere Probleme selbst zu lösen, indem sie uns dabei unterstützt. Das gilt auch für das unbeliebte Thema Ablage. Hier ist die Versuchung besonders groß, sich eine Software zu beschaffen, statt sich selbst Gedanken zu machen. Klappt aber nicht. Vielmehr muss ein Team sich selbst auf Standards und Ziele einigen, was "gute Ablage" überhaupt bedeutet.

Der Titel dieses Blogposts zeigt: Teamworkblog ist mutig, es schwimmt gegen den Strom und scheut keinen Schmerz. Denn das Thema Ablage ist nicht wirklich der Teamfavorit. Die Zugriffszahlen auf diesen Artikel werden wieder einmal bodenlos niedrig sein und selbst von so langweiligen Themen wie Scrum haushoch überholt. Trotzdem ruft Teamworkblog die Wahrheit in das leere Universum: „Wer die Energie aufbringt, mal ein bisschen über die Teamablage nachzudenken, kann aus einer chaotischen Dokumentenhalde eine tolle Collaboration platform machen.“

Am 13. und 14. Februar 2014 findet ein Innovation Games Training in Stuttgart statt. Luke Hohmann hat vor ein paar Jahren nach Übungen gesucht, die er mit Kunden machen kann, um mehr über deren Wünsche zu erfahren. Herausgekommen ist ein Buch, das 13 solcher Übungen beschreibt und erklärt, wie man sie nutzt. Wer meint, dass es sich hierbei nur um lustige Übungen handelt, der irrt.

Vielleicht geht es Ihnen so wie mir: Für die Weihnachtszeit wollte ich gut vorbereitet sein, aber am Ende des Advents war noch viel Vorbereitung übrig. Jedes Jahr nehme ich mir vor, früher anzufangen. Und doch kommt immer wieder etwas dazwischen. Aber dieses Jahr wird es wirklich anders. Ich habe nämlich jetzt schon damit angefangen. Meinen Sie, dass ich verrückt bin?

Häufig ist das Abstimmen von Terminen eine Ursache für E-Mail-Flut. Solange Termine in der Abstimmungsphase sind, gehen viele E-Mails hin und her. Dazu gehören auch Rückfragen, ob nun ein Termin stattfindet oder nicht. Hier ist ein Vorschlag für die Terminkoordination im Team mit Hilfe von Outlook.

Welcher „Entscheider“ lässt sich schon gerne Zaghaftigkeit nachsagen? Schnelle Entscheidungen zu treffen, gilt als mutig und dem unternehmerischen Denken angemessen. Umgekehrt gilt Abwägen mehrerer Optionen als zögerlich und sowieso „viel zu theoretisch“. /1/

Welche Bücher sind lesenswert, wenn man sich neu in das Thema Scrum einarbeitet? Hier sind meine persönlichen Empfehlungen für den schnellen Einstieg nach Themen sortiert.

Gibt es E-Mails, die Sie in gleicher oder regelmäßiger Form verschicken? Wussten Sie, dass Sie in Outlook (wie auch in Word, PowerPoint oder Excel) Vorlagen anlegen können. Dann geht das Verschicken ganz schnell.

Wie wir hier schon häufiger postuliert haben, ist es wichtig für das Team, E-Mails in ein gemeinsames Laufwerk abzulegen (/1, 2/). Wer das „zu Fuß“ und nicht mit einem Dokumentenmanagement-System oder einem Add-Inn machen will, sollte diese Handgriffe kennen.