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Kriterien für eine gute Teamablage (2)

Nicht eine neue Software hilft uns, unsere Probleme zu lösen. Sondern sie hilft uns höchstens, unsere Probleme selbst zu lösen, indem sie uns dabei unterstützt. Das gilt auch für das unbeliebte Thema Ablage. Hier ist die Versuchung besonders groß, sich eine Software zu beschaffen, statt sich selbst Gedanken zu machen. Klappt aber nicht. Vielmehr muss ein Team sich selbst auf Standards und Ziele einigen, was "gute Ablage" überhaupt bedeutet.

Im ersten Post zu diesem Thema am Montag haben wir uns die Kriterien Teamorientierung und  Trennschärfe angeschaut /1/. Heute ein paar Hinweise zur Frage der "Suchfreundlichkeit".

Kriterium Suchfreundlichkeit


Eine nicht trennscharfe Ordnung ist natürlich auch nicht suchfreundlich. Wenn ich im vorigen Beispiel drei Möglichkeiten habe, um ein Dokument abzulegen, habe ich die beim Suchen auch.
Aber die Umkehrung gilt nicht. Es kann vorkommen, dass eine trennscharfe Ordnung nicht suchfreundlich ist.
  
Abb. 2: Eine trennscharfe, aber nicht suchfreundliche Struktur

Für das Projekt in Abbildung 2 wurde eine Ordnerstruktur nach Verfassern festgelegt. Wenn ein Brief von der Bank für Deutsche Wirtschaft eingeht, wird er gescannt und in den entsprechenden Ordner gelegt. Wenn Michael Brunner – ein Mitglieder der Projektgruppe -einen Bauantrag ans Landratsamt richtet, legt er diesen Antrag im Ordner mit seinem Namen ab. Usw.

Die Ordnung ist perfekt trennscharf: Zum Zeitpunkt des Ablegens kann ich schnell und eindeutig entscheiden, wo das Dokument hingehört. Aber: Sie ist vermutlich nicht besonders suchfreundlich. Ich muss nämlich wissen, wer zuständig ist für den Bauantrag beim Landratsamt, um ihn zu finden. Ist das Herr Brunner? Oder nicht doch Frau Langenmut? Ordner klick auf – „nee, doch nicht“ – Ordner klick zu. Ach der Herr van Elsten war’s. Na klar, hätte ich doch wissen müssen!

Outlook z. B. bietet eine ähnliche Ordnung für die E-Mails an, nämlich die Ordnung nach Absender bzw. Empfänger. (Besonders schafsmäßig ist dabei die Anzeige von Suchergebnissen nach Korrespondenzpartnern. Beim empfangenen Mails steht der Ansprechpartner in der Spalte "Von", bei gesendeten Mails ich selbst.) Ich selbst weiß meistens die Zuständigkeiten für die Arbeitspakete im Projekt, die ich bearbeite. Das ist mein "Kopfregister". Das kann aber niemand lesen. Deshalb hat ein Kollege, auch wenn er Zugriff auf mein Postfach hat, keine große Chance. /2/

Weitere Teile:


Anmerkungen

Kommentare

  1. So weit, so gut. Aber bitte weiter zu diesem Them bloggen. Ich freue mich schon auf "Positivbeispiele"!

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