Direkt zum Hauptbereich

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

Obwohl: Die Antwort auf die Frage, ob es eine Lösung gibt, ist ein klares: JAIN. Denn immer, wenn TeilnehmerInnen dazukommen oder das Team verlassen, wenn sich ein Termin verlängert oder verkürzt, kann es Probleme geben. 

Outlook geht einfach mit Serienterminen nicht gut um. Und wenn diese auch noch eine Besprechung sind, wird es ganz schnell übel. Arno Burger hat dazu ein Video gemacht und zeigt auch Lösungsansätze:


Ich möchte hier noch ein bisschen weiter gehen und sage ganz kalt: Machen Sie einfach keine Besprechungsserien! Nehmen Sie Einzeltermine. Die können Sie ändern wie es Ihnen passt. Zudem haben Sie nicht den Ärger, dass längst vergangene Termine mitgeändert werden und sich die Änderung im allerschlimmsten Fall noch auf Termine im Jahr 2031 auswirkt.

Oft höre ich dann den Einwand: "Aber wenn ich keinen Serientermin mache, sind doch bei den Eingeladenen die Kalender nicht geblockt!". Und das stimmt auch. Aber DIESES Problem könnten Sie ja von der eigentlichen Besprechungseinladung trennen. 

Doch langsam. Mein Vorschlag im Detail:

Terminblocker als .ics-Datei versenden

Um einerseits die Termine in den Kalendern der einzuladenden Personen zu blocken, andererseits aber keine Serienbesprechung zu versenden, können Sie den Termin als E-Mail Anhang im neutralen .ics-Format versenden. 

Sie kennen das möglicherweise von Eventeinladungen, wenn Sie mit der Anmeldebestätigung einen Kalendereintrag als Anhang erhalten. Dieser lässt sich öffnen und - wer das will - im eigenen Kalender speichern.

Um diese Datei herzustellen gehen Sie folgendermaßen vor:
  • Erstellen Sie einen Serientermin in Ihrem eigenen Outlokkalender und nennen ihn "Terminblocker für Teammeeting" (oder so ähnlich)
  • Leiten Sie diese Terminserie als iCalendar weiter. Sie finden diese Option, wenn Sie die Terminserie öffnen und die Schaltfläche Weiterleiten am kleinen Pfeil aufklicken.

Die Terminserie als Blocker weiterleiten

  • Senden Sie diese Weiterleitung an die Personen, die Sie einladen wollen, also die "üblichen Verdächtigen". Tun Sie dies mit der Bemerkung, dass der Anhang geöffnet und gespeichert werden soll. Die EIGENTLICHE Einladung, also den EIGENTLICHE Outlook-Termin - der dann auch zugesagt oder abgelehnt werden kann - versenden Sie dann immer kurz vor den Termin.
  • So aber sind zumindest die Zeitfenster in den Kalendern reserviert.

Besprechungseinladungen erstellen ohne (viel) Aufwand

Jetzt müssen Sie nur noch für jeden Termin eine einzelne Besprechung erstellen. Das tun Sie am besten kurz nach dem vorangegangenen Termin, wenn schon absehbar ist, wer teilnehmen kann und wer nicht. Das aber soll natürlich mit so wenig Aufwand wie möglich vonstatten gehen.

Zwei unterschiedliche Wege führen hier zum Ziel:

Variante 1: 
  • Sie kopieren den vorherigen Termin. Das geht am einfachsten, indem Sie Ihn mit gehaltener STRG-Taste in Ihrem Kalender auf den nächsten Zeitpunkt schieben.
  • Aber Achtung! So wird noch keine Einladung verschickt! Das geschieht erst, wenn Sie den Termin öffnen - gegebenenfalls Änderungen vornehmen -  und dann "Senden" wählen. Dann geht die Einladung raus.

Variante 2:
  • Sie erstellen sich einen QuickStep "Neue Besprechung"./1/ 
  • Geben Sie den Teilnehmerkreis ein und aktivieren Sie "Optionen anzeigen".
  • Tragen Sie den Betreff und ggf. weitere Informationen ein.
  • Schließen Sie mit "Fertig stellen" ab.
  • Mit einem Klick auf den Quickstep können Sie nun rasch einzelne Termine erstellen. Es sind nur noch das Datum hinzufügen und das Ganze zu versenden.
Mit diesem Workaround haben Sie einerseits die Information über den Termin an die Leute gebracht. Andererseits aber auch die Flexibiliät in den Einzelterminen erhalten.

Ist das für Sie hilfreich? Lassen Sie es mich gerne wissen, was Sie davon halten! 

Anmerkung:

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Widerstand: ein Geschenk in hässlicher Verpackung? 6 Impulse für einen konstruktiven Umgang

"Widerstand gegen Veränderungen ist ein Geschenk in hässlicher Verpackung." Dieser Satz meines geschätzen Co-Creators Matthias Pahl, hat mich ins nachdenken gebracht.  Widerstand soll ein Geschenk sein? Fühlt sich häufig nicht so an oder?  These:  Hinter Widerständen steckt eine innere Logik. Widerstand möchte etwas schützten, etwas stabilisieren und im Gleichgewicht halten. So irrational der Widerstand daher kommen mag. Er erfüllt einen Zweck, der verstanden werden will.  In diesem Blogartikel biete ich Ihnen 6 Impulse an, die einen versöhnlichen Blick auf Widerstände gegen Veränderungen legen und Lösungsansätze bieten sollen. 1. Widerstand erfüllt einen Zweck & folgt eigenen Wertevorstellungen & Handlungslogiken Hinter dem Widerstand stecken oft Ängste, wie Kontrollverlust oder das Infragestellen der eigenen Kompetenzen. Auch das Festhalten an Bewährtem und Zweifel am Nutzen der Veränderungen spielen häufig eine Rolle. Diese wollen verstanden und respektiert werden.

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Microsofts Wolkenkuckucksheim - Mein Erklärmodell für SharePoint, Teams, OneDrive und OneNote

"Was ist eigentlich der Unterschied zwischen OneDrive, OneNote und SharePoint?" Diese Frage wird mir mir schon seit meinen ersten Workshops zu Microsoft 365 gestellt. Mein heimlicher Gedanke damals war: "Super, solange es diese Frage gibt, ist mein Job sicher!" :) Geantwortet habe ich: "Es ist verständlicher, wenn wir die Gemeinsamkeiten betrachten: Alle drei sind von Microsoft. Alle drei eignen sich zur digitalen Zusammenarbeit." Bleibt allerdings die Frage: Was benutzt man wofür? 

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.