Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

Obwohl: Die Antwort auf die Frage, ob es eine Lösung gibt, ist ein klares: JAIN. Denn immer, wenn TeilnehmerInnen dazukommen oder das Team verlassen, wenn sich ein Termin verlängert oder verkürzt, kann es Probleme geben. 

Outlook geht einfach mit Serienterminen nicht gut um. Und wenn diese auch noch eine Besprechung sind, wird es ganz schnell übel. Arno Burger hat dazu ein Video gemacht und zeigt auch Lösungsansätze:

Ich möchte hier noch ein bisschen weiter gehen und sage ganz kalt: Machen Sie einfach keine Besprechungsserien! Nehmen Sie Einzeltermine. Die können Sie ändern wie es Ihnen passt. Zudem haben Sie nicht den Ärger, dass längst vergangene Termine mitgeändert werden und sich die Änderung im allerschlimmsten Fall noch auf Termine im Jahr 2031 auswirkt.

Oft höre ich dann den Einwand: "Aber wenn ich keinen Serientermin mache, sind doch bei den Eingeladenen die Kalender nicht geblockt!". Und das stimmt auch. Aber DIESES Problem könnten Sie ja von der eigentlichen Besprechungseinladung trennen. 

Doch langsam. Mein Vorschlag im Detail:

Terminblocker als .ics-Datei versenden

Um einerseits die Termine in den Kalendern der einzuladenden Personen zu blocken, andererseits aber keine Serienbesprechung zu versenden, können Sie den Termin als E-Mail Anhang im neutralen .ics-Format versenden. 

Sie kennen das möglicherweise von Eventeinladungen, wenn Sie mit der Anmeldebestätigung einen Kalendereintrag als Anhang erhalten. Dieser lässt sich öffnen und - wer das will - im eigenen Kalender speichern.

Um diese Datei herzustellen gehen Sie folgendermaßen vor:

• Erstellen Sie einen Serientermin in Ihrem eigenen Outlokkalender und nennen ihn "Terminblocker für Teammeeting" (oder so ähnlich)
• Leiten Sie diese Terminserie als iCalendar weiter. Sie finden diese Option, wenn Sie die Terminserie öffnen und die Schaltfläche Weiterleiten am kleinen Pfeil aufklicken.

Die Terminserie als Blocker weiterleiten

• Senden Sie diese Weiterleitung an die Personen, die Sie einladen wollen, also die "üblichen Verdächtigen". Tun Sie dies mit der Bemerkung, dass der Anhang geöffnet und gespeichert werden soll. Die EIGENTLICHE Einladung, also den EIGENTLICHE Outlook-Termin - der dann auch zugesagt oder abgelehnt werden kann - versenden Sie dann immer kurz vor den Termin.
• So aber sind zumindest die Zeitfenster in den Kalendern reserviert.

Besprechungseinladungen erstellen ohne (viel) Aufwand

Jetzt müssen Sie nur noch für jeden Termin eine einzelne Besprechung erstellen. Das tun Sie am besten kurz nach dem vorangegangenen Termin, wenn schon absehbar ist, wer teilnehmen kann und wer nicht. Das aber soll natürlich mit so wenig Aufwand wie möglich vonstatten gehen.

Zwei unterschiedliche Wege führen hier zum Ziel:

Variante 1: 

• Sie kopieren den vorherigen Termin. Das geht am einfachsten, indem Sie Ihn mit gehaltener STRG-Taste in Ihrem Kalender auf den nächsten Zeitpunkt schieben.
• Aber Achtung! So wird noch keine Einladung verschickt! Das geschieht erst, wenn Sie den Termin öffnen - gegebenenfalls Änderungen vornehmen -  und dann "Senden" wählen. Dann geht die Einladung raus.

Variante 2:

• Sie erstellen sich einen QuickStep "Neue Besprechung"./1/ 
• Geben Sie den Teilnehmerkreis ein und aktivieren Sie "Optionen anzeigen".
• Tragen Sie den Betreff und ggf. weitere Informationen ein.
• Schließen Sie mit "Fertig stellen" ab.
• Mit einem Klick auf den Quickstep können Sie nun rasch einzelne Termine erstellen. Es sind nur noch das Datum hinzufügen und das Ganze zu versenden.

Mit diesem Workaround haben Sie einerseits die Information über den Termin an die Leute gebracht. Andererseits aber auch die Flexibiliät in den Einzelterminen erhalten.

Ist das für Sie hilfreich? Lassen Sie es mich gerne wissen, was Sie davon halten! 

Anmerkung:

• /1/ Was ein Quickstep ist, habe ich schon am 7.7.2014 hier beschrieben. Es geht immer noch genauso: Zeitsparmethoden in Outlook: Schnellbausteine, QuickSteps, E-Mail-Vorlagen (teamworkblog.de). Überraschend mag sein, dass es die Aktion "Neue Besprechung" gibt. Über die Optionen können Sie Betreff, Ort, und vielleicht auch einen Standardtext vorgeben. Damit erhalten Sie eine praktische Vorlage für Besprechungseinladungen.