Zeitsparmethoden in Outlook: Schnellbausteine, QuickSteps, E-Mail-Vorlagen

Viele E-Mails ähneln anderen, die schon mal geschrieben wurden. Findige Nutzer speichern solche E-Mails als Enwürfe und kopieren dann den Inhalt in eine neue E-Mail. Es geht allerdings auch viel besser. Und zwar in drei Stufen.

Stufe 1: Schnellbausteine und Schnelltabellen

(genau gleich auch in Word)

Textpassagen oder auch Tabellen, die Sie in dieser Form immer wieder brauchen können, werden als Baustein gespeichert. Das ist die Funktion, die auch schon mal "Textbaustein" oder "AutoText" hieß. Merken Sie sich dafür die Taste F3!

Wenn Sie einen Text haben, der wiederverwendet werden soll, markieren Sie diesen und drücken Sie ALT + F3. Vergeben Sie einen Namen für den Bausten (mindestens 4 Zeichen lang) und bestätigen Sie. Fertig.

Zum Auslösen: entweder Namen tippen und F3 Drücken oder einfach den Anfang des Textes schreiben und dann wenn der "QuickTipp" erscheint, mit Enter bestätigen

Der Weg mit Klicks zum Erstellen: Passage markieren, Einfügen - Schnellbausteine - Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.

Zum Auswählen gespeicherter Schnellbausteine:

Was man mit Schnelltabellen zaubern kann habe ich in einem kleinen youtube-Film erklärt:

Stufe 2: Quick-Steps

Diese Funktion hat sich sehr zu meiner Überraschung bisher noch nicht durchgesetzt. Vielleicht schaut keiner hin? Quick-Steps sind gleich mittig auf dem Start-Menüband zu finden und sind dann sinnvoll, wenn Sie die immer gleichen Handgriffe tun.

Auf der offiziellen Microsoft-Seite ist es ganz gut erklärt.

Dort fehlt aber - wie fast überall - ein wesentlicher Hinweis: QuickSteps können auch schon Standardtexte enthalten, wenn Sie ein zweites Mal Optionen wählen.

Dann öffnet sich ein Dialogfenster, das erst die volle Funktion bietet:

Geben Sie den Namen des QuickSteps ein.
Hier werden der oder die Empfänger eingetragen, wenn es immer dieselben sind.
Standardmäßig wird bei einer Weiterleitung der Betreff beibehalten. Hier kann dies geändert oder ergänzt werden.
Hier ist die eigentliche Textvorgabe. Formatieren ist hier nicht möglich.
Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, wird die Mail nach Anwendung des QuickSteps sofort verschickt. Ohne Häkchen sehen Sie diese zuerst und lösen das Senden selbst aus.
Hier können Sie noch weitere Aktionen hinzufügen, z.B. das Ablegen der gesendeten Mail.

Der Nutzen: im obigen Beispiel ist gezeigt, wie die Routineaktion "ich leite den Bericht an die Kollegen weiter" zukünftig mit einem Klick auf die eingegangene Mail und einem weiteren Klick auf den QuickStep erledigt ist.

Stufe 3: jetzt für das Team: ganze E-Mail-Vorlagen in einem gemeinsamen Ordner speichern

Vorlagen für Anfragen, Angebote, Zwischenberichte sparen viel Arbeit. Aber wohin mit den komplett-Mails?

Es gibt zwei gute Ansätze, die ich beide hier in diesem Blog schon beschrieben habe:

in einem gemeinsamen Ordner, irgendwo auf dem Laufwerk
in OneNote . OneNote ist auch eine gute Alternative zu den Schnellbausteinen, falls Sie ohnehin ein Team-Notizbuch haben und gerne gemeinsam Bausteine verwenden wollen.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks .

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird im Zeitalter virtueller Besprechungen noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass im Zusammenhang mit Microsoft 365 zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

"Denn sie wissen nicht was sie tun ...! Freigeben und teilen in OneDrive und SharePoint und per E-Mail

Neuerdings können Sie bei Ihren E-Mails entscheiden, ob Sie den Anhang als Datei (Kopie) anhängen wollen oder einen Link senden. Doch was kann dieser Link? Wie sicher ist er? Wer kann was damit tun? Lesen Sie hier was sinnvoll ist und was weniger.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt?

Die LIRPA-1 Methode - 6 Grundpfeiler moderner Unternehmensführung

LIRPA-1 ist die Methode zur Optimierung der Grundpfeiler strategischer Businessoptimierung. Mittels konkreter ambitionierte Vorgaben, können Führungskräfte für vollständiges Alignement in allen Bereichen / allen Ebenen sorgen und dadurch Klarheit und Verlässlichkeit für die Umsetzung der strategischen Unternehmensausrichtung gewinnen.

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen