Montag, 15. Juli 2013

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.


Outlook ist prinzipiell kein Werkzeug für das Team und von der internen Vorlagenverwaltung spreche ich lieber nicht. Eine geschriebene E-Mail als Vorlage ablegen ist eine leichte Übung. Das geht genauso wie in anderen Anwendungen auch: Datei-Speichern unter – Dateityp Outlook-Vorlage fertig.

Aber wo ist die Datei (mit der sinnigen Endung *.oft) denn hin? Microsoft legt sie bei „Templates“ ab, und ganz ehrlich: wie Sie da wieder drankommen wollen Sie bestimmt nicht wissen. Der Weg ist lang, kompliziert und auch nicht teamfähig.

Helfen Sei sich „zu Fuß“. Legen Sie auf Ihrem gemeinsamen Laufwerk ein Ordner namens „Outlook-Vorlagen“ an und speichern Sie alle erstellten Vorlagen dort hin. Um diesen Ordner einfach im Zugriff zu haben, basteln Sie sich eine Verknüpfung (siehe Abb. 1):

Abb.1: Verknüpfung erstellen

Outlook bietet eine meist nicht genutzte Verknüpfungsleiste an, auf welcher Sie sowohl Outlook-Ordner als auch „normale“ Laufwerksordner im Zugriff haben können.

Wenn Sie auf die markierte kleine Schaltfläche klicken erhalten Sie ein leeres Feld – nur oben steht „Verknüpfungen“. Dieses Wort lässt sich rechts anklicken, dann können Sie wählen, was Sie tun wollen (siehe Abb. 2).

Abb. 2: Rechtsklick auf die Outlook-Leiste

Sie können hier einen Direktzugang zu anderen Dateien und Ordnern – z.B. eben den Vorlagen, die auf dem Server liegen - schaffen oder auch Outlook-Ordner verknüpfen, die Sie häufig benötigen.

Für ersteres ist ein ganz kleiner Kunstgriff nötig: erstellen Sie zuerst eine Verknüpfungsgruppe – z.B. „Vorlagen“. Verkleinern Sie nun das Outlook-Fenster und öffnen Sie daneben ein Explorer-Fenster, in dem der Ordner sichtbar ist, auf die Sie künftig zugreifen möchten. Klicken Sie nun den Ordner „Outlook-Vorlagen“ an, (im Beispiel im Bild heißt der zu verknüpfende Ordner “0-3_Vorlagen“) und ziehen Sie es auf den Titel der neu erstellten Gruppe (siehe Abb. 3).

Abb. 3: Verknüpfung auf die Outlook-Leiste ziehen

Fertig. Nun können Sie mit einem Klick auf den Ordner oder die Datei zugreifen. Mit rechtem Mausklick können Sie den Ordner, genauer die Verknüpfung, auch umbenennen, wenn das der Übersichtlichkeit dient (siehe Abb. 4).
Abb. 4: Verknüpfung in Outlook umbenennen

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