Das Teamwork-Blog

Nehmen wir an, wir würden unser Ablagesystem aus nachvollziehbaren Gründen in mehreren Sprachen führen. Welche Ordnernamen kommen häufig vor und wie heißen sie in anderen Sprachen? In diesem Beitrag stelle ich die 100 wichtigsten Ordnernamen auch in englischer, französischer, italienischer, spanischer und polnischer Sprache vor.  

Die Auswahl einer Dokumentenmanagement-Software wird in vielen Unternehmen sehr pragmatisch vorgenommen. Die Vorgabe ist meistens: es soll schnell gehen und nicht viel Aufwand kosten. Der oder die Projekt-Verantwortliche – oft jemand aus der IT – hört sich also um. Sie fragt bei Kollegen anderer Organisationen, was die denn so beschafft haben. Oder sie/er geht auf eine Messe und schaut, was es so an Produkten gibt. Im Internet gibt es auch „Rankinglisten“ von Beratungsfirmen: „die Top-Ten der DMS“. Die Beurteilungsmaßstäbe, mit denen das jeweilige Ranking erstellt wurde, sind nicht transparent. Meistens kommen die Marktführer als Top-Produkte heraus (was sie nach unseren Projekterfahrungen ganz und gar nicht sind).

Gibt es eine KI, die meine Dateien und E-Mails aufräumt? Nein, sie kann es auch nicht geben. Aber das ist auch nicht schlimm: Es gibt einfachere Wege.

Unter Windows kann man Ordner auch per Skript erstellen lassen. Das ist nützlich, wenn man standardisierte Ordnernamen möchte. Mit PowerShell lassen sich auch Formulare erzeugen, die Informationen abfragen. Hier ist ein Beispiel.

Eine vorgangsorientierte Ablage schafft Klarheit und gibt Überblick. Sehen wir uns das Zusammenspiel von Organisatoren, Dozenten und Studierenden am Beispiel einer gemeinsamen Ablage an.

Ein Aktenplan beschreibt, an welcher Stelle genau ein Team seine Dokumente und Nachrichten ablegt. Aber wie baut man den genau auf?

In over 90% of cases where we advise organizations on filing systems, we find that they are organized by topic. This system quickly leads to chaos because outdated documents are not disposed of quickly enough. So why does everyone think to structure their filing system by topic? I believe we have the wrong idea.

Ihr habt in eurem Team die individuellen, unordentlichen Ablagen auf eine gemeinsame Ablage, die nach Vorgängen und Prozessen geordnet ist, umgestellt. Woher wisst ihr, ob das wirklich funktioniert? In diesem Beitrag gibt es 10 Auditfragen.

Es muss im Jahr 2000 gewesen sein. In meinem Job hatte ich ein breites Feld an Aufgaben und ich wollte den Überblick behalten. Ich kannte mich schon mit verschiedenen Zeitmanagementsystemen aus. Aber mein Schreibtisch und meine elektronische Ablage wurden immer unübersichtlicher. Wer könnte noch ein Problem in der Ablage haben? Die Lösung fand ich in einem Handbuch für Sekretärinnen: einen Aktenplan. Ohne ihn wäre mein Leben anders verlaufen.

Beim Aufbau einer neuen, gemeinsamen Ablage empfehlen wir zwei Dokumente: den Akten- oder Ordnerplan und einen Ablageknigge. Im Aktenplan werden die Ablageorte und die Struktur beschrieben. Alle anderen Regeln gehören in den Ablageknigge. Aber was für Regeln brauchen wir eigentlich?

Papierdokumente brauchen keine Namen, um sie ablegen zu können. Elektronische Dokumente schon. Hier sind Vorschläge für ein paar Abkürzungen.

Eine gemeinsame Ablage spart Zeit und Nerven. Sie hilft den Beteiligten, Vorgänge schneller abzuschließen. Alle Dokumente sind verfügbar und aktuell. Wir empfehlen eine Ablage, die nach Prozessen und Vorgängen sortiert ist. In diesem Beitrag stellen wir die wichtigen Begriffe vor.

Eine gemeinsame Ablage kann viel Stress aus der täglichen Projektarbeit nehmen. Aber irgendwie ist nie Zeit zum Umziehen der Dokumente von der alten Struktur in die neue gemeinsame Ablage. Hier eine Kurzanleitung, wie es trotzdem schnell gehen kann.

Die gemeinsame Ablage hilft uns, unsere Vorgänge abzuschließen. Eine gut geführte Ablage macht unsere Vorgänge nachvollziehbar und wir können uns gegenseitig helfen. 70-80 % der Dokumente sind Vorgangsdokumente und werden nach Abschluss eines Vorgangs nicht mehr gebraucht. Bestimmte Dokumente sind über die einzelnen Vorgänge hinaus wichtig. Diese heben wir auf, weil sie unsere Arbeit erleichtern. Wie geht man genau mit ihnen um?

Digitalisierung bedeutet, Dienstleistungsprozesse zu entbündeln. Das bedeutet, dass wir uns Prozess für Prozess vornehmen und entscheiden, wie dieser Prozess künftig abläuft. Ähnliches gilt für die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Ein DMS, das von allen benutzt wird, ist die Grundlage für die weitere Digitalisierung. Deswegen stehen im Product Backlog überwiegend Geschäftsprozesse. Aber wie könnte man das konkret machen?

In großen Organisationen gibt oft Dateispeicher im lokalen Netzwerk. Die dienen dazu, Dokumente in den Abteilungen und über die Abteilungsgrenzen hinweg zu teilen. Ein Quell steigender Entropie sind Austausch- oder Transferordner. Die müllen schnell zu und keiner räumt sie auf. Aber ich finde sie eigentlich gut.

Wir empfehlen unseren Kunden eine prozess- oder vorgangsorientierte Ablage (und nutzen sie auch selbst). Das Ablegen nach Vorgängen macht es einfacher, sehr viele Dokumente zu archivieren, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Ein Vorgang ist eine Klammer um Dokumente und E-Mails. Das Denken in Vorgängen hilft uns auch bei der wöchentlichen Planung. Dafür nutzen wir eine Vorgangsliste. Aber das ist gar nicht so einfach.

Immer wieder kommt in unseren Ablage- und DMS-Projekten die Frage nach dem Umgang mit verschiedenen Versionen eines Dokuments auf. Die Bearbeiter:innen ergänzen dafür den Dateinamen, z. B. Angebot_1.pdf und Angebot_2.pdf. Aber das funktioniert nicht zuverlässig. Es gibt bessere Wege.

Einheitliche DATEI-Namen sichern noch keine gute Ordnung. Aber ein System für ORDNER-Namen schon.

Wie können wir mit einem diversen Team, deren Mitglieder aus verschiedenen Firmen kommen, eine Konferenz organisieren? Es müssen Sprecher:innen gefunden werden, ein Programm zusammengestellt und Termine koordiniert werden. Es gibt eine Menge Tools dafür. Am besten ist aber immer noch die gemeinsame Ablage, z. B. mit der Dropbox.