Wofür braucht man einen Aktenplan?

Es muss im Jahr 2000 gewesen sein. In meinem Job hatte ich ein breites Feld an Aufgaben und ich wollte den Überblick behalten. Ich kannte mich schon mit verschiedenen Zeitmanagementsystemen aus. Aber mein Schreibtisch und meine elektronische Ablage wurden immer unübersichtlicher. Wer könnte noch ein Problem in der Ablage haben? Die Lösung fand ich in einem Handbuch für Sekretärinnen: einen Aktenplan. Ohne ihn wäre mein Leben anders verlaufen.

Was ist ein Aktenplan?

Ein Aktenplan ist ein einfaches Mittel für das Halten von Ordnung. Der Aktenplan hat mich überzeugt. Ich habe später mit Wolf Steinbrecher und anderen das Common Sense Team gegründet, um anderen Teams und Organisationen beim Aufbau einer gemeinsamen Ablage zu helfen.

Eine Ablage gleicht eher einem Supermarkt als einer Bibliothek (Bild automatisch erzeugt von Chat-GPT)

Es gibt viele Techniken, um einen Aktenplan zu erstellen: Manche bevorzugen eine Sortierung nach Organisationseinheit und andere nach Themen oder Objekten. Wir bevorzugen eine prozessorientierte Ablage. Unser eigener Aktenplan besteht aus folgenden Ordnern:

• 0 Strategie
• 1 Lernen und Entwickeln
• 2 Marketing und Vertrieb
• 3 Seminare geben
• 4 Kunden beraten
• 5 Produkte entwickeln
• 6 Organisation entwickeln
• 7 Ressourcen
• 8 Personal
• 9 Wissensarchiv

Wir haben unsere wichtigsten Prozesse gesammelt und sie diesen Oberordnern zugeordnet. Der Aktenplan ist ein praktisches Hilfsmittel, um eine Ablage aufzubauen und um sie neuen Teammitgliedern zu erklären.

Welche Informationen stehen noch im Aktenplan?

Wir haben unsere Dokumente nach Vorgängen gebündelt und nach Prozessen sortiert. Vorgänge werden archiviert, wenn sie jemand abgeschlossen hat. Aber es gibt neben den Vorgängen noch andere Dokumente, z. B. Wissensdokumente, Objektakten und Vorlagen. Unser Aktenplan listet alle Ordner (ohne die Vorgänge) auf. Er besagt, welche Art von Dokumenten dort zu finden sind. Wenn ein Ordner Vorgänge enthält, gibt es einen Hinweis darauf, wie die Vorgangsnamen zu bilden sind.

Im Aktenplan stehen also unsere konkreten Vereinbarungen, wie wir Prozess für Prozess ablegen.

Braucht man überhaupt einen Aktenplan?

Schaue ich heute noch in den Aktenplan? Nein. Wir benutzen unsere Ablage seit über 10 Jahren. Jeder im Team kennt die Ablage. Wenn jemand Neues ins Team kommt, wird ihm direkt die Ablage erklärt. Wir achten darauf, dass die Ablageregeln eingehalten werden und von Zeit zu Zeit wird aufgeräumt.

Der Aktenplan ist dann wichtig, wenn man eine neue Ablage aufbaut und wenn man sie anderen erklärt.

Solch ein Aktenplandokument kann aber schnell umfangreich werden. Es ist mühselig, seitenweise Aktenplaneinträge zu lesen. Es noch mühseliger, diese Dokumente zu pflegen. Wie gehen wir damit um? Sollen wir den Aktenplan gleich sein lassen?

Stellen wir die Fragen anders: 

• Wie muss unsere Ablage dokumentiert sein, damit sich eine neue Person oder ein abteilungsfremder Mitarbeiter soweit zurechtfindet, dass er/sie das richtige Dokument findet oder ablegt?
• Wie halten wir unsere Vereinbarungen zur Ablage fest?

Dazu fallen mir weitere Möglichkeiten ein:

• Als erstes gibt es natürlich den ausführlichen Aktenplan mit allen Informationen. Wir können daraus aber auch eine Kurzversion erstellen. Diese Kurzversion könnte die Oberstruktur oder die wichtigen Hauptordner erklären. Dann könnte man auf verschiedene Ablagemuster hinweisen.
• Die Informationen aus der Kurzversion könnte statt in einer Liste auch als Präsentation aufbereitet werden.
• Bei den modernen Dokumentenmanagememtsystemen (DMS) könnte man die wichtigen Infos auf in den Metadaten festhalten und regelmäßig per Skript exportieren. Wenn man kein DMS hat, könnte man in jeden Ordner eine Infodatei ablegen. Allerdings soll der Aktenplan der erste Einstieg in unsere Informationslandschaft sein. Daher ist es auch möglich, auf Ablageorte hinzuweisen, die nicht in der gemeinsamen Ablage stehen („Diese Akten stehen in Papierform im 1. Schrank im Sekretariat.“ „Diese Belege sind im SAP-System.“ usw.) Das darf nicht vergessen werden.
• Vielleicht ist es auch eine gute Idee, neue Mitarbeiter persönlich die Ablage in 1-2 Stunden vorzustellen. Dazu wäre ein Spickzettel nützlich. Darauf stehen die wichtigsten Punkte, wie die Ablage funktioniert.

Jede Organisation muss ihren eigenen Weg finden, diese Dinge festzuhalten. Es spricht nichts dagegen, unterschiedliche Techniken auszuprobieren und sich später zu einigen. Ein Dokument, auf das keiner wartet, ist Verschwendung. Eine Ablage, die nicht funktioniert, ist es aber auch.

Wir haben in diesem Blog eine Übersichtsseite mit unseren wichtigsten Artikeln zur Ablage.