Das Teamwork-Blog

Wir sind schnell beim Bilden unserer Meinung . Und wir sind genauso schnell auf 180 wenn wir was hören oder sehen, was uns nicht gefällt. Mein Tipp heute passt genausogut in den Arbeitsalltag wie auch in den nahenden (und hoffentlich seligen) Weihnachtsabend. Mein Tipp heute ist: erste Hilfe _vor_ dem Konflikt. Probier doch beim nächsten Mal, wenn Du Dich aufregst, innezuhalten .  Atme tief ein und aus, und probier dann  bewusst zu unterscheiden , ob das was Dich gerade aufregt , was Du siehst, hörst oder fühlst wirklich faktisch beobachtbar – oder vielleicht doch schon eine Bewertung, eine Interpretation von Dir ist. Wozu? Beobachtungen sind objektiv, sachlich und nicht von Meinungen gefärbt. Beobachtungen sind sinnlich wahrnehmbare Tatsachen. Eine Beobachtung wird von mehreren Leuten, aber auch einer Kamera, oder einem Aufnahmegerät gleich wiedergegeben werden. Warum also Beobachtungen von Interpretationen trennen? Genau das hilft uns die Situation zunächst in ihren Tats...

"Mit der Nachbereitung von Meetings komme ich gar nicht klar. Das eine Team macht gar kein Protokoll, das andere hat eine Excel-Liste, die nächsten nehmen To Do, wieder andere OneNote. Soll ich das alles jeden Tag abklappern?" Das höre ich oft - so oder so ähnlich. Warum ein Team-Meeting? Um sich auf den aktuellen Stand zu bringen? Um Ideen und Lösungsansätze zu aktuellen Fragen und Problemen zu erörtern? Oder - das ist meistens der Fall - um Aufgaben zu besprechen, zu verteilen und nachzuhalten? 

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Es ist der Dauerbrenner: "Wie kann ich Aufgaben erfassen, filtern, delegieren und überwachen in diesem riesigen Informationspool,  der Microsoft 365 heißt  (manch eine/einer sagt "Moloch" dazu)? Überall kleine und große Dinge, die die einzelnen MitarbeiterInnen "auf dem Schirm" haben müssen. Für dieses frustrierende Problem gibt es mehrere hilfreiche Ansätze, die ich hier im Kurzporträt vorgestelle.

In nahezu allen meinen Trainings sprechen wir an einem Zeitpunkt über Komplexität und Unsicherheit. Welche Methoden und welche Lösungsansätze wann und wo geeignet sind. Sehr hilfreich finde ich dazu Dave Snowden‘s Entscheidungsframework Cynefin , das die Wirkzusammenhänge zwischen Ursache und Auswirkungen mit entsprechenden Handlungsmustern verknüpft um damit Orientierung in unterschiedlichen Entscheidungs-Domänen anzubieten. Klingt kompliziert. Und das kommt glaub ich darauf an, wie (tief) man es erklären mag.

Um Gottes Willen, wohin mit den Kriterien? Einige der größten Fragezeichen beim Erstkontakt mit eduScrum löst die Frage um Akzeptanzkriterien und Definition of Done aus. Alle Kriterien sollen meine Lerner erfüllen, aber was ist denn nun was? 

Haben Sie in Ihrem Team schon einmal darüber gesprochen, wie Sie genau zusammenarbeiten wollen? Oder hat sich das einfach so ergeben? Oder hatten Sie mal einen "großen Knall" und mussten sich mit dem Thema gezwungenermaßen auseinandersetzen? Für mein im Herbst erscheinendes Buch "Digital anders arbeiten" /1/ habe ich als Muster Leitlinien für (virtuelle) Teams zusammengestellt. Lesen Sie hier einen Auszug.

Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.

Aufgabenmanagement ist immer wieder ein zentraler Punkt bei allen meinen Seminaren und Trainings. Die Outlook-Aufgaben können zwar viel, werden aber oft auch als sperrig empfunden. Nun gibt es mit der App „To-Do“ einen bemerkenswerten Schulterschluss.

Im letzten Monat haben wir, genauer: Johannes Curio, Listen in SharePoint und Excel einander gegenübergestellt /1/. Hier kommt nun die Fortsetzung des Themas. Schwerpunkt ist heute die Versionierung und die sehr nützliche Benachrichtigung in SharePoint. Die Beleuchtung der Grenzen von Listen in SharePoint und ein Fazit schließen diese Betrachtung ab.

Excel ist nicht nur ein beliebtes Werkzeug für kalkulationen aller Art, sondern auch sehr gut geeignet für Listen - die Filter- und Suchfunktionen gibt es ja sonst nirgendwo, oder? Und was kann eigentlich Excel online? Sie möchten gerne Informationen mit Ihrem Kollegen teilen. Zum Beispiel gibt es eine Liste, in der alle Projekte der Abteilung verzeichnet sind. Oder eine Liste, in der sich Mitarbeiter entweder zur nächsten Weihnachtsfeier oder Grippenschutzimpfung eintragen können und möchten. Oder auch: Anmelden zu Schulungen im Unternehmen, Sammlung von Bestellungen von z.B. Bürobedarfsartikeln.

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Bei meinem Besuch auf einem eduScrum-Training im November 2016 in Holland hatten wir die Gelegenheit, eduScrum-Schülerinnen und -Schüler zwischen 14 und 17 Jahren zu ihrer Meinung über eduScrum zu befragen. In Klassengruppen auf dem Teppichboden eines langen Flures sitzend, konnten wir uns ausgiebig austauschen. Auffällig ist, dass die Freude an eduScrum mit jedem Übungsjahr deutlich zunimmt.

Jetzt steht sie vor der Tür, teilweise ist sie schon im Gange: die Umstellung von Office 2010 auf 2016. Nur selten sehe ich im Business-Bereich Office 2013. Allem voran: Es ist keine Eile geboten – soweit man bisher weiß – und: das Handling der Programme unterscheidet sich längst nicht so sehr wie beim Sprung von 2003 auf 2010. In loser Folge berichte ich hier, was sich Neues tut und welche Funktionen Neues für die Zusammenarbeit im Team bereithalten.

Da gibt es den SharePoint. Dann haben wir natürlich die "normale" Dateiablage mit verschiedenen Verzeichnissen. Vieles ist auch im E-Mail-Verkehr gespeichert. Und dann ist da noch OneNote - auch nützlich. In manchen Häusern gibt es noch ein Wiki. Dann möglicherweise eine Collaborationsplattform extra, so ähnlich wie WhatsApp-Gruppen. Und jetzt?

Letzte Woche hat Jan hier ein Kanban-Board in einer Explorer-Bibliothek vorgestellt /1/. Kann man machen. Hat in meinen Augen aber den Nachteil, dass es lokal auf einem Gerät verortet ist. Warum also nicht diese Sache in OneNote bauen? Meines Erachtens ist das flexibler und außerdem auf allen Endgeräten darstellbar. Legen wir los:

Ein ungewöhnlicher Titel für das Teamworkblog... Feste feiern? Hier? Im Büro? Hallo? Aber ja! Unbedingt! Ich rede hier nicht von den allfälligen Umtrünken zu Geburtstagen, sondern das Feiern von abgeschlossenen Meilensteinen, gelungenen Projekten, eingehaltenen Zeitplänen und manchem mehr.

Der Erfolg eines Teams hängt zu einem nicht unerheblichen Teil von der internen Kommunikation des Teams ab. Weiß jeder – auch die Teamleitung – jederzeit was wie getan wird und wie der Stand der Dinge ist? Wenn ja, wieviel Aufwand muss in diese „Teamadministration“ gesteckt werden? Ein gutes Maß zur Selbstbewertung ist der Umfang des „gefühlten Chaos“ das ausbricht, wenn ein Teammitglied unerwartet ausfällt. Geht das einigermaßen reibungsarm über die Bühne?

In der heutigen Industriegesellschaft bestehen Arbeitsprozesse aus einer Vielzahl einzelner Komponenten, die zusammengenommen das gewünschte Endergebnis hervorbringen. Jeder Produktionsschritt setzt nicht nur Menschen mit entsprechendem Fachwissen voraus, sondern Personen, die vom Persönlichkeitstyp miteinander harmonieren, ein Team bilden können und entsprechend ihrer charakterlichen Züge den Arbeitsprozess unterstützen.

„Wir suchen eine einfache Methode, um Zeitverschwendungen in den Griff zu bekommen!“ ist ein immer wieder genannter Wunsch in meinen Seminaren. Hier ist ein kleines Modell, das trotz aller Einfachheit viel Kraft entfaltet. Die 4 x 1 Regel ist griffig und eignet sich bestens, um das Miteinander im Team reibungsarm zu gestalten.