Effizienz-Booster: Die 4 x 1 Regel

„Wir suchen eine einfache Methode, um Zeitverschwendungen in den Griff zu bekommen!“ ist ein immer wieder genannter Wunsch in meinen Seminaren. Hier ist ein kleines Modell, das trotz aller Einfachheit viel Kraft entfaltet. Die 4 x 1 Regel ist griffig und eignet sich bestens, um das Miteinander im Team reibungsarm zu gestalten.

1 Seite – für Protokolle und Berichte

„Keep ist short and simple“ – Alles wirklich Wichtige kann auf einer Seite zusammengefasst werden! Nutzen Sie die 1-Seite Regel für alles, was Sie an Dokumentation zur Selbstverwaltung des Teams erzeugen. Wo die Dokumentation definitiv länger sein muss, investieren Sie als Ersteller die Zeit in eine kurze Zusammenfassung als „Service für Querleser“. Den Begriff habe ich bei Heiko Mell abgeschaut, der seit mindestens 20 Jahren in den VDI-Nachrichten /1/ eine sehr gute Karrierebaratung schreibt.

1 Stunde – für Besprechungen

Das möchte ich sogar mit einem „maximal“ ergänzen. Das gilt für interne Teammeetings. Wenn Sie einen Kunden treffen, sind die Vorzeichen natürlich andere. Jede Besprechung hat eine – einseitige! – Agenda und danach wird ein einseitiges Protokoll erstellt. Toll, wenn aus der Agenda auch gleich das Protokoll gemacht werden kann, weil beides auf derselben Dokumentvorlage aufbaut. /2/

Wenn Sie OneNote verwenden, nutzen Sie die Besprechungsdetails

und die Infos aus Echtzeitprotokolle mit OneNote.

1 Minute – für Sofort-Aufgaben

Was weniger als 1 Minute dauert, wird sofort erledigt! Dieser Tipp ist zwar nicht neu, aber das macht ihn nicht schlechter! Denn jedes Denken an eine Aufgabe bindet Aufmerksamkeit und lässt die gefühlte To-Do-Liste auf die Länge der Donau anwachsen. Schreiben Sie doch einmal drei Tage lang alle diese 1-Minuten-Aufgaben eines Tages als Stichwort auf und haken Sie dieses mit einem satten grünen Stift ab. Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit zur Abwechslung auf Geleistetes statt auf zu Erledigendes und schauen Sie, ob das nicht neue Energien freisetzt. /3/

Ein weiterer Gedanke hierzu: Manche Aufgaben bleiben liegen, weil "ich da heute keine Zeit dazu habe". Die Frage ist: Ist es realistisch, dass das Zeitproblem an einem anderen Tag kleiner ist? Wenn Ihre Atwort darauf "eher nicht..." lautet, gibt es nur zwei Möglichkeiten: entweder sie kommunizieren gleich, dass Sie diese Aufgabe nicht erledigen können oder sie machen sie sofort. Das ist krass? Vielleicht, aber die Alternative dazu ist deine Aufgabenliste, die lang und länger wird.

1 Tag – Zeit lassen für wichtige Entscheidungen

Trotz allem: lassen Sie sich nicht hetzen, bei Dingen, die weitreichende Konsequenzen haben. Nicht umsonst „schläft man mal drüber“. Tun Sie das, bei allen Entscheidungen, deren Horizont über ein Jahr hinausgeht.

Anmerkungen

/1/ VDI Nachrichten; Wochenzeitung. Den "Service für Querleser" gibt es nur in der Printversion. Herrn Mell kann man auch online lesen: http://www.vdi-nachrichten.com/Management-Karriere/Karriereberatung-Heiko-Mell
/2/ Hahner, Markus ; Wilke-Thissen, Elisabeth: Microsoft Word 2010 - das Ideenbuch für schlaue Vorlagen und Formulare. 1. A.. München: Microsoft Press, 2012.
/3/ Steiner, Verena: Energiekompetenz : produktiver denken, wirkungsvoller arbeiten, entspannter leben ; eine Anleitung für Vielbeschäftigte, für Kopfarbeit und Management. 9. Aufl.. München, Zürich: Pendo, 2005.

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