Kleine Organisationsveränderungen, die direktes Feedback erzeugen

Große Veränderungen sind in einer Organisation schwer zu messen. Oft liegt zwischen Ursache und Wirkung ein langer Zeitraum, sodass die Umsetzer:innen nicht wissen, was genau gewirkt hat. Hier ist eine Liste mit kleinen Maßnahmen, die schnell etwas zurückmelden.

Warum Programmieren mehr Spaß als Scrum macht

Ich habe mal überlegt, warum beim Programmieren die Zeit wie im Fluge vergeht und beim Einführen von neuen Gewohnheiten im Team nicht.

Beim Programmieren kann ich allein Ergebnisse erzeugen. Wenn ich mein neues Programm starte, bekomme ich sofort Feedback. Ich sehe, ob es so funktioniert, wie ich mir das vorgestellt habe.

Das ist anders, wenn ich in einer Organisation etwas verändere. Nicht nur ich ändere mich. Nein, das Ergebnis hängt davon ab, ob die anderen auch etwas tun. Ich kann also niemals allein arbeiten. Neue Gewohnheiten verhalten sich nicht wie ein neues Programm. Ich kann nicht sofort sehen, ob es wirkt.

Aber was ist eigentlich eine Wirkung oder ein Ergebnis?

Vorher und nachher messen

Beim Programmieren habe ich ein inneres Bild des Ergebnisses im Kopf. Das würde auch bei Organisationsveränderungen helfen. Deswegen brauchen wir zwei Informationen:

• Welche Zahl soll sich nach der Veränderung verändern?
• Wie ist der Zustand jetzt?

Das ist jetzt interessant. Wir können die stochastischen Papageien nutzen, um unsere Messgeräte selbst zu bauen. Abbildung 1 zeigt beispielsweise ein kleines, von einer KI erzeugtes, Programm, mit dem ich meine Störungen über den Tag protokollieren kann. Es ist nicht perfekt. Es funktioniert nur auf meinem Rechner. Aber es ist schnell und macht die Erfassung einfach.

Abb. 1: Python-Skript zum Erfassen von Störungen

 

Vielleicht ist meine Annahme, dass mein Team zu viel Zeit in Meetings verbringt. Jetzt können wir im Team messen und uns zusammen die Zahlen ansehen. Dann überlegen wir uns eine Maßnahme. Vielleicht reduzieren wir radikal die Zeit aller Meetings auf die Hälfte. Dann messen wir wieder und lernen, um sich die Zahl der Sessions ungestörten Arbeitens erhöht und ob die Sessions länger werden.

Vielleicht wollen wir im Team messen, wie sich die Zufriedenheit verbessert. Abbildung 2 zeigt ein Programm zum schnellen Erfassen der Happiness. Es schreibt die Messpunkte in eine Excel-Datei. Diese kann das Team dann später auswerten. Es hat keine 30 Minuten gedauert, diesen Happiness-Tracker mit KI zu bauen.

Abb. 2: Python-Skript zum Erfassen der Zufriedenheit

Chat-GPT, Claude und Perplexity können gut programmieren. Ich habe mir angewöhnt, mit der KI erst über das Format der zu speichernden Daten zu sprechen. Ich lasse mir Demo-Daten erzeugen. Dann sehe ich, ob die Auswertung später sinnvoll ist. Erst danach lasse ich Programme schreiben.

Maßnahmen

Hier sind Beispiele für kleine Maßnahmen, deren Wirkung man schnell feststellen kann. Wenn das Team früh erkennt, dass sich die Arbeit lohnt, wagt es sich vielleicht an die nächsten Schritte. (Transparenzhinweis: Ich habe mir beim Erstellen dieser Liste vom Schlauberger - also einer KI - helfen lassen. Aber ich habe alle Ideen geprüft und überarbeitet.)

1. Meetingdauer halbieren

• Vorbereitung: Erstelle eine Übersicht aller regelmäßigen Meetings und deren aktuelle Dauer pro Woche. Visualisiere die Gesamtdauer für das Team (z. B. als Balkendiagramm).
• Aktion: Halbiere die Meetingzeiten und vergleiche nach einer Woche, wie sich die Gesamtdauer und die empfundene Effizienz verändert haben.

2. Task-Switching reduzieren

• Vorbereitung: Lass das Team eine Woche lang notieren, wie oft sie zwischen Aufgaben hin- und herwechseln und wie sie ihre Produktivität einschätzen.
• Aktion: Probiert Monotasking aus und vergleicht die Ergebnisse mit der Ausgangssituation.

3. Gemeinsame Planung

• Vorbereitung: Erfasst, wie aktuell geplant wird (z. B. durch eine kurze Umfrage: „Wie klar sind unsere Ziele und Zuständigkeiten zu Wochenbeginn?“ auf einer Skala von 1–5). Notiert, wie oft es im Laufe der Woche zu Unklarheiten, Doppelarbeit oder vergessenen Aufgaben kommt.
• Aktion: Regelmäßige, kurze Planungs-Check-ins (z. B. montags 15 Minuten: „Was sind diese Woche unsere wichtigsten Ziele und wer übernimmt was?“). 

4. Visualisierung von Aufgaben

• Vorbereitung: Frage das Team, wie transparent und klar die aktuelle Aufgabenverteilung ist (z. B. per kurzer Umfrage oder Stimmungsbild).
• Aktion: Visualisiert die Aufgaben für eine Woche und beobachtet, wie sich Transparenz und Zusammenarbeit verändern.

5. Gegenseitige Hilfe

• Vorbereitung: Fragt das Team, wie oft sie aktuell Hilfe anfordern oder anbieten (z. B. anonymer Zettel oder Online-Umfrage: „Wie leicht fällt es dir, Hilfe zu erfragen oder anzubieten?“). Haltet fest, wie oft Aufgaben liegenbleiben, weil Unterstützung fehlt.
• Aktion: „Hilfe anbieten“-Slot: Einmal am Tag nimmt sich das Team 5-15 Minuten Zeit, in der jede:r kurz sagt, wobei er oder sie Unterstützung braucht – und wer helfen kann, bietet sich direkt an. 

6. Peer-to-Peer Coaching

• Vorbereitung: Vor dem Start eine kurze Umfrage: „Wie sicher fühlst du dich in den wichtigsten Arbeitsbereichen?“ und „Wie oft erhältst du hilfreiche Tipps von Kolleg:innen?“ Nach einigen Wochen erneut fragen und Veränderungen vergleichen.
• Aktion: Zwei Teammitglieder coachen sich regelmäßig gegenseitig zu wechselnden Themen. Dabei werden Erfahrungen, Tipps und Best Practices direkt ausgetauscht 

7. „No-Email“-Stunde

• Vorbereitung: Erfasse eine Woche lang, wie oft Teammitglieder E-Mails/Chats während der Arbeitszeit lesen und wie sie ihre Konzentration einschätzen (z. B. durch Selbstauskunft am Tagesende).
• Aktion: Führt die „No-Email“-Stunde ein und vergleicht die Konzentration und Produktivität danach.

8. Stille vor Entscheidungen

• Vorbereitung: Dokumentiere, wie Entscheidungen aktuell getroffen werden: Wie lange dauern Diskussionen? Wie zufrieden sind die Teammitglieder mit den Ergebnissen (z. B. per kurzer Umfrage nach Entscheidungen)?
• Aktion: Führe die 2 Minuten Stille ein und messe erneut, ob sich die Qualität und Zufriedenheit verändert.

9. Täglicher Check-in mit Leitfrage

• Vorbereitung: Erfasse eine Woche lang zu Beginn jedes Meetings die Stimmung der Teilnehmenden (z. B. mit einer Skala von 1–5 oder einem Emoji-Stimmungsbarometer) und halte die Ergebnisse fest.
• Aktion: Führe dann die tägliche Leitfrage ein und beobachte, wie sich die Stimmung entwickelt.

10. Gemeinsame Pause einführen

• Vorbereitung: Frage das Team, wie oft und wie lange sie aktuell Pausen machen und wie sie ihre Energie am Nachmittag einschätzen.
• Aktion: Führt die gemeinsame Pause ein und vergleicht die Energie und das Teamgefühl nach einer Woche.

11. Tägliches „Highlight des Tages“

• Vorbereitung: Erfasse, wie oft im Team aktuell positive Erlebnisse oder Erfolge geteilt werden (z. B. durch eine Woche Beobachtung oder kurze Befragung).
• Aktion: Starte die tägliche Highlight-Runde und beobachte, ob die Wahrnehmung von Positivem im Team zunimmt.

Vielleicht habt ihr jetzt auch ein paar Ideen für kleine Aktionen bekommen, die früh Feedback liefern. Aber denkt daran: Was wollt ihr vorher und nachher messen, um zu sehen, dass sich etwas verbessert hat?

Jede Idee muss ich am Ende daran messen lassen, ob sich die Lieferfähigkeit des Teams verbessert.