Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird im Zeitalter virtueller Besprechungen noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass im Zusammenhang mit Microsoft 365 zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

In Microsoft Teams wird jedem Team automatisch ein eigenes Notizbuch eingerichtet. Es ist als Websiteobjekt auf der Teamwebsite angelegt. Doch dort werden Sie es eher nicht aufrufen, weil das zu umständlich ist. Deshalb rate ich dazu, das Notizbuch ganz einfach als Registerkarte in einem Team anzufügen. Wie geht das?

Das Standard-Notizbuch aktivieren

Erstellen Sie eine neue Registerkarte, gehen Sie auf "OneNote". Dann wählen Sie aus der Liste das Standardnotizbuch des Teams aus. In der deutschen Umgebung heißt es "Notizbuch für <Name des Teams>".

Möchten Sie nun z.B. Agenden und Protokolle in diesem Notizbuch anlegen, erstellen Sie dort direkt einen Abschnitt, den Sie "Besprechung" nennen.

Einen neuen Abschnitt für die Registerkarte erstellen

Notizbuch in der Desktop-App öffnen

Die Desktop-App hat einen größeren Funktionsumfang als die Web-App, die auch in Teams zu sehen ist (und zwar mit fast gleichem Erscheinungsbild).

Manche Dinge können Sie auch nur in der Desktop-App erledigen. Zum Beispiel Aufgaben in Outlook zu verknüpfen. Deshalb macht Sinn, auch das Notizbuch in der Desktop-App zu öffnen.

Aber Achtung: Bitte nicht die Windows 10-App verwenden. Sondern jene App, die zu Ihrem Office-Paket gehört. Sie heißt entweder "OneNote 2016" oder nur "OneNote".

Notizbuch in der Desktop-App öffnen

Protokollieren in OneNote

Wie ein Protokoll aussehen kann, habe ich hier im Blog bereits geschrieben./1/ Ergeben sich aus dem Protokoll anstehende und nachzuverfolgende Aufgaben, kann nun jede zuständige Person selbst (!) einfach am entsprechenden Eintrag ein rotes Fähnchen setzen. Das Fähnchen steht für die Outlook-Aufgabe.

Dazu ist der Eintrag mit der rechten Maustaste anzuklicken, das rote Fähnchen zu wählen und der passende Zeitraum oder "Benutzerdefiniert" zu wählen.

Einen Eintrag in einem Notizbuch als Outlook-Aufgabe definieren

Aufgabe in Outlook weiterverfolgen

Mit diesen Schritten wird eine Aufgabe erstellt, die dann in der Outlook-Aufgabenleiste erscheint - und das in der Liste der Person, die das Fähnchen gesetzt hat. Alle anderen sehen im Notizbuch das rote Fähnchen, ohne aber Zugriff darauf zu haben.

Aufgabe in To Do

Auch die App To Do hier auf dem Teamworkblog schon beschrieben./2/ Die Tasks oder Aufgaben in To Do sind direkt gekoppelt mit den Outlook-Aufgaben.

Für To Do nutze ich besonders gerne die App auf Mobilgeräten. Denn dort finde ich meine Aufgabe ebenso vor wie in der Ansicht "Tasks von Planner und To Do", die sich in der Teams-Navigation einschalten lässt.

"Tasks von Planner und To do" die Liste "Aufgaben" - dort findet sich der Eintrag aus OneNote

Und damit sind wir wieder angekommen in MS Teams.

Zusammengefasst

Dieses kleine Beispiel zeigt, wie bei Microsoft 365 die Apps zusammenspielen. Das Notizbuch liegt im Team, wird aber über die Desktop-App bearbeitet. Dort können Einträge als Outlook-Aufgaben markiert werden, was diese wiederum in den Aufgaben-Pool bei To Do einspielt - und zwar in den der einzelnen Team-Mitglieder.

Natürlich gibt es auch eine Weitergabe in alle Richtungen, wenn ein Eintrag als erledigt markiert wird. Egal also, wo Sie Ihr Häkchen setzen, am Ende sehen die Kolleg:innen in OneNote den grünen Haken, der für "erledigt" steht.

Viel Spaß beim Ausprobieren und der guten Zusammenarbeit!

Workshop bei der work2morrow

Noch ein kleiner Hinweis: Wer diesen und noch mehr Tipps von mir live sehen möchte: Im Rahmen der virtuellen Konferenz work2morrow, die vom Spiegel und der heise Academy ausgerichtet wird, halte ich am 20. Mai 2022 einen Workshop. Mehr Infos dazu hier.

Anmerkungen

/1/ Protokolle in OneNote - neue Ideen für's neue Jahr (teamworkblog.de) vom 14.01.2019

/2/ Outlook-Aufgaben im Team - und jetzt auch recht komfortabel mobil: To-Do (teamworkblog.de) vom 25.6.2018

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