Direkt zum Hauptbereich

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.



Die schlechte Nachricht gleich vorweg: Sie können nicht für das ganze Team serverseits Kategorien definieren. Die Kategorienamen und Farben sind direkt im Postfach des Benutzers abgelegt. Was aber geht und sinnvoll ist, sind gemeinsam definierte und kommunizierte Kategorienamen. Das ist ein mächtiges Werkzeug – nicht nur für die Suche.



Seit Outlook 2007 sind die Kategorien in allen Modulen dieselben. Dadurch ist das ein sehr schlagkräftiges Instrument geworden. Es gibt 25 Farben, die auch mehrfach belegt werden können. Das Thema hat zwei Seiten, zum Einen das technische Know-How zu den Kategorien (wie geht das?), und zum anderen das organisatorische (wie finde ich kluge Kategorien, wann nutze ich sie).

Hier stelle ich Ihnen zuerst die technische Seite vor: Öffnen Sie das Menü bei "Kategorisieren" und wählen Sie "Alle Kategorien".

Im sich dann öffnenden Fenster können Sie die Kategorien nach Ihren Wünschen festlegen.

Benennen Sie die vorgeschlagenen Kategorien um und fügen Sie über die Schaltfläche "Neu" neue hinzu. 

Die Kategorienamen werden alphabetisch geordnet angezeigt. Wenn Sie Gruppen bilden möchten, oder bestimmte Kategorien oben stehen sollen, hilft ein führendes Sonderzeichen.


Jedes Objekt (E-Mail, Kontakt, Aufgabe oder Kalendereintrag) kann mehrere Kategorien haben, die nebeneinander angezeigt werden. Die Kategorien sind im Persönlichen Postfach hinterlegt.





Was passiert nun, wenn ich in meinem Postfach ein Objekt kategorisiere und sende es dann an den Teamkollegen? Die Kategorienamen bleiben stehen, die Farben jedoch verschwinden – bzw. es werden die Farben benutzt, die am betreffenden Postfach für diesen Kategorienamen hinterlegt sind. Wenn im Empfängerpostfach dieselbe Kategorie mit derselben Farbe angelegt ist, wird die Kategorie auch so angezeigt. Ist die Kategorie nicht vorhanden, oder hat sie eine andere Farbe, steht der Kategoriename in einem weißen Feld.

Leider können Kategorien nicht zentral definiert und in die Postfächer eingespielt werden. Das muss (noch) jeder Nutzer selbst anlegen.  

Verständigen Sie sich im Team auf einheitliche Kategorien.


Falls das Übertragen der Kategoriebezeichnungen bei Outlook 2010 nicht klappt: schauen Sie mal in den Regeln nach, dort ist manchmal eine Regel zum Löschen hereinkommender Kategorien hinterlegt. Diese deaktivieren, dann klappt das auch.

Den Hauptnutzen von Kategorien sehe ich in erweiterten Möglichkeiten zum Ordnen und Suchen. Ich habe Kategorien für Kundengruppen und Kategorien für Aktionen (letztere mit führender Raute). Suche ich nun Informationen zu bestimmten Kunden, klicke ich auf das Suchfeld (das mit der Lupe, gleich über den Eingangsmails) und wähle im nun erscheinenden Menüband bei den Kategorien die gesuchte aus. Nun noch einen Klick auf "alle Outlook-Elemente" und schon habe ich alle Mails, Kontakte, Kalendereinträge und Aufgaben dieser Kategorie. 

Buchtipp:

Hess, Sigrid: Perfekt im Office, Redline Verlag München, 2012
 Buch bei amazon

Ergänzung:
Weitergedacht habe ich dieses Thema hier:
Dieses Vorgehen bewährt sich ganz besonders in gemeinsam genutzten Postfächern.





Kommentare

  1. Outlook Kategorien sind für mich auch ein wichtiges Mittel zur Organisation. Es stimmt zwar, dass es von Haus aus leider keine Möglichkeit gibt diese zu synchronisieren, es gibt aber Abhilfe.

    Wir nutzen von CodeTwo die Freeware Catman. Mittels dieser ist es möglich zentral Kategorien und Farben zu definieren.

    http://www.codetwo.com/freeware/catman/

    AntwortenLöschen
  2. In früheren Outlook-Versionen konnte man die Kategorien per Registry-Script ändern/verteilen. Das geht in 2010/13 bestimmt auch noch?

    AntwortenLöschen
    Antworten
    1. Leider weiß ich selbst das nicht, weil ich nicht als Administrator arbeite. Habe mich aber mal erkundigt, hier sind zwei Antworten:

      http://bit.ly/14rfYCs

      Ein anderer Kollege hat sich ähnlich geäußert. Wenn ich Neues erfahre, schreibe ich hier.

      Viele Grüße, Sigrid Hess

      Löschen
  3. Hallo zusammen,
    heute bin auch am gleichen Problem dran gewesen und konnte es lösen:
    Ich habe aus dem Verzeichnis des Erstellers C:\Users\User\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache alle Dateien Stream_Calendar_, Stream_CategoryList_, Stream_ContactPref_ kopieren und jeweils beim anderen Benutzer im gleichen Ordner abgespeichert. Nach dem Neustart vom Outlook werden die Kategory Farben auch im freigegebenen Kalender angezeigt.

    AntwortenLöschen
  4. Hallo Zusammen,

    vielleicht hilft das hier weiter:
    1- Rechtsklick auf das gewünschte Postfach
    2- Datendateieigenschaften
    3- "Auf Farbkategorien aktualisieren"

    Viel Spaß

    AntwortenLöschen

Kommentar veröffentlichen

Beliebte Posts aus diesem Blog

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

"Denn sie wissen nicht was sie tun ...! Freigeben und teilen in OneDrive und SharePoint und per E-Mail

Neuerdings können Sie bei Ihren E-Mails entscheiden, ob Sie den Anhang als Datei (Kopie) anhängen wollen oder einen Link senden. Doch was kann dieser Link? Wie sicher ist er? Wer kann was damit tun? Lesen Sie hier was sinnvoll ist und was weniger.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.