Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Die schlechte Nachricht gleich vorweg: Sie können nicht für das ganze Team serverseits Kategorien definieren. Die Kategorienamen und Farben sind direkt im Postfach des Benutzers abgelegt. Was aber geht und sinnvoll ist, sind gemeinsam definierte und kommunizierte Kategorienamen. Das ist ein mächtiges Werkzeug – nicht nur für die Suche.

Seit Outlook 2007 sind die Kategorien in allen Modulen dieselben. Dadurch ist das ein sehr schlagkräftiges Instrument geworden. Es gibt 25 Farben, die auch mehrfach belegt werden können. Das Thema hat zwei Seiten, zum Einen das technische Know-How zu den Kategorien (wie geht das?), und zum anderen das organisatorische (wie finde ich kluge Kategorien, wann nutze ich sie).

Hier stelle ich Ihnen zuerst die technische Seite vor: Öffnen Sie das Menü bei "Kategorisieren" und wählen Sie "Alle Kategorien".

Im sich dann öffnenden Fenster können Sie die Kategorien nach Ihren Wünschen festlegen.

Benennen Sie die vorgeschlagenen Kategorien um und fügen Sie über die Schaltfläche "Neu" neue hinzu. 

Die Kategorienamen werden alphabetisch geordnet angezeigt. Wenn Sie Gruppen bilden möchten, oder bestimmte Kategorien oben stehen sollen, hilft ein führendes Sonderzeichen.

Jedes Objekt (E-Mail, Kontakt, Aufgabe oder Kalendereintrag) kann mehrere Kategorien haben, die nebeneinander angezeigt werden. Die Kategorien sind im Persönlichen Postfach hinterlegt.

Was passiert nun, wenn ich in meinem Postfach ein Objekt kategorisiere und sende es dann an den Teamkollegen? Die Kategorienamen bleiben stehen, die Farben jedoch verschwinden – bzw. es werden die Farben benutzt, die am betreffenden Postfach für diesen Kategorienamen hinterlegt sind. Wenn im Empfängerpostfach dieselbe Kategorie mit derselben Farbe angelegt ist, wird die Kategorie auch so angezeigt. Ist die Kategorie nicht vorhanden, oder hat sie eine andere Farbe, steht der Kategoriename in einem weißen Feld.

Leider können Kategorien nicht zentral definiert und in die Postfächer eingespielt werden. Das muss (noch) jeder Nutzer selbst anlegen.  

Verständigen Sie sich im Team auf einheitliche Kategorien.

Falls das Übertragen der Kategoriebezeichnungen bei Outlook 2010 nicht klappt: schauen Sie mal in den Regeln nach, dort ist manchmal eine Regel zum Löschen hereinkommender Kategorien hinterlegt. Diese deaktivieren, dann klappt das auch.

Den Hauptnutzen von Kategorien sehe ich in erweiterten Möglichkeiten zum Ordnen und Suchen. Ich habe Kategorien für Kundengruppen und Kategorien für Aktionen (letztere mit führender Raute). Suche ich nun Informationen zu bestimmten Kunden, klicke ich auf das Suchfeld (das mit der Lupe, gleich über den Eingangsmails) und wähle im nun erscheinenden Menüband bei den Kategorien die gesuchte aus. Nun noch einen Klick auf "alle Outlook-Elemente" und schon habe ich alle Mails, Kontakte, Kalendereinträge und Aufgaben dieser Kategorie. 

Buchtipp:

Hess, Sigrid: Perfekt im Office, Redline Verlag München, 2012
 Buch bei amazon

Ergänzung:

Weitergedacht habe ich dieses Thema hier:

http://www.teamworkblog.de/2015/01/kanban-im-outlook-posteingang-ganz.html

Dieses Vorgehen bewährt sich ganz besonders in gemeinsam genutzten Postfächern.