Montag, 12. Januar 2015

Kanban im Outlook-Posteingang - ganz einfach gelöst

Kanban für E-Mails in Outlook ist ein Dauerbrenner bei den Suchanfragen.  Hier habe ich einen Vorschlag, wie Sie ganz einfach mit den Kategorien ein Kanban-Board im Posteingang realisieren können. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie die Kategorien bisher nicht für E-Mails verwenden. Einheitlich im Team implementiert ist die Überwachung des Postfachs eines Kollegen einfacher und wirksamer.
Aus meiner Beratungspraxis weiß ich, dass die Kategorien - so nützlich ich diese auch finde - ganz selten verwendet werden. Wenn, dann für den Kalender, um die Termine farblich zu unterscheiden.

Gewünscht wird andererseits, auf einen Blick zu sehen, welche E-Mails noch zur Bearbeitung anstehen (Aufgabe), welche schon in Arbeit sind (Bearbeitung), welche warten ( damit kann ich jetzt nicht weitermachen, ich muss auf weitere Informationen warten) und welche zurückgestellt wurden (wird jetzt gar nicht bearbeitet, anderes ist dran).

Ziel ist, den Posteingang auf einfache Weise zu trennen in E-Mails, die noch gar nicht angesehen wurden und E-Mails, die schon einen Schritt weiter oder sogar schon erledigt sind.

Letztere gehören dann allerdings in die Ablage verschoben.

1. Schritt: Richten Sie sich die Kategorien mit den von Ihnen gewünschten Bearbeitungsstufen ein. Mein Vorschlag hier ist keineswegs bindend. Ich stelle einen Hashtag voran, dann stehen diese Kategorien in der Liste ganz oben und sind außerdem beisammen.
Abb. 1: Kategorien in Outlook anlegen

#Aufgabe ist bei mir die erste Stufe, das heißt, das ist die Kategorie, die ich einer E-Mail gebe, wenn ich denke, "da muss ich mich drum kümmern". Deshalb habe ich #Aufgabe als Schnellklick definiert. Das heißt, diese Kategorie wird mit einem einfachen Linksklick in der Kategoriespalte zugewiesen. Hat die Aufgabe einen festen Termin, können Sie zusätzlich die Kennzeichnungsfähnchen am rechten Rand benutzen.

2. Schritt: Sortieren sie nun alle E-Mails nach Kategorie durch einen Klick auf den Spaltenkopf "Kategorie". Mit einem zweiten Klick an derselben Stelle erreichen Sie, dass die kategorisierten E-Mails oben stehen, gefolgt von den nicht-kategorisierten. Dort kommen jetzt alle neuen E-Mails an.

3.Schritt: Wenn eine E-Mail mit der Kategorie #Aufgabe einen Schritt weitergeht, also in Bearbeitung ist, können Sie diese einfach per drag&drop in die nächste Kategoriegruppe verschieben. Dadurch wird automatisch die Kategorie gewechselt. Die Pfeilspur zeigt den Weg.


Abb. 2: Aufgaben (E-Mails) von einer Kategorie zur anderen verschieben
Für die bessere Übersicht können Sie ganz am linken Rand an den kleinen Dreiecken jede Kategorie-Gruppe minimieren oder erweitern.

4. Schritt: Ist eine Aufgabe erledigt, wird sie in die Kategorie-Gruppe #erledigt verschoben. Am Abend, als letzte Aktion des Tages, gehen Sie diese Gruppe durch. Verschieben ins Archiv, was aufbewahrenswert ist und löschen, was nicht mehr wichtig ist. So haben Sie am Abend auch gleich noch einen Überblick, was heute fertig geworden ist.

Was das nützt: nachdem Sie eine E-Mail gelesen haben, erhält Sie gleich eine Kategorie oder wird gelöscht oder - falls nichts damit zu tun ist, abgelegt. So sind die unkategorisierten E-Mails in Ihrem Posteingang nur noch die ungelesenen.

Ganz besonders nützlich ist diese Sache, wenn Sie zu mehreren an einem Teampostfach arbeiten, dann sieht jeder gleich, was wie weit gediehen ist. Dann wären auch Prozessorientierte Kategorien wie z.B. "@Klaus zur Freigabe" sinnvoll.
Andere Ansätze für Kategorien habe ich hier vor einiger Zeit vorgestellt (/1, 2/).

Wenn Sie das Postfach eines Kollegen von Ihrem Rechner aus überwachen, und aus einer dort gesicheteten E-Mail für sich eine Aufgabe generiren wollen, versuchen Sie doch meinen "Trick mit der Maus" (/3/)
Jan hat vor einiger Zeit einen Vorschlag ein Kanban-Board für das Aufgabenmodul gepostet, den ich sehr gut finde (/4/).

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