Kategorien in Outlook klug vergeben

In meinem letzten Blogartikel //1// habe ich Ihnen die Kategorien in Outlook vorgestellt. Technisch ist das Thema wenig aufregend (abgesehen von der bedauerlichen Tatsache, dass die Kategorien nicht zentral gesteuert werden können). Wie aber kategorisiert man klug? Welche Begriffe eignen sich und was genau nützen die Kategorien?<
Klassische Ablagesysteme funktionieren eindimensional; d. h. Ich lege fest, welcher Ordner einem anderen über- oder untergeordnet ist. Ich muss mich entscheiden, ob ich beispielsweise alle Rechnungen des Jahres in einen Ordner packe (besser für die Steuer) oder ob ich die Rechnungen in den Ordner des jeweiligen Kunden lege. Dann habe ich alle Informationen zum Auftrag dort beisammen. Beides hat seine Freunde und seine Berechtigung //2//. Aber entscheiden muss man sich. „Sowohl-als auch“ geht nicht in der eindimensionalen Ablage.

Kategorien schaffen die Möglichkeit, verschiedene „Sichten“ auf denselben Dokumentenbestand zu erzeugen. Werden E-Mails abgelegt, so werden sie meist nach Themen geordnet. Das ist auch gut so. Oft gibt es aber noch weitere Informationen, nach denen Sie dieselbe E-Mail finden möchten. Dies geht mithilfe von Kategorien mit zwei Klicks: Klick in das Suchfenster, Suchtools öffnen sich, fragliche Kategorie wählen; ggf. auf „alle Outlook-Elemente“ im Suchbereich klicken.
Aber wie vergibt man Kategorien klug? Hier sind meine Leitgedanken:

• Kategorien sind immer andere Begriffe als die Ordnernamen.
• Namen von Absendern oder Empfängern entfallen, danach kann auch ohne Kategorie leicht gesucht werden.
• Kategorien müssen trennscharf sein.
• Nicht jede E-Mail muss kategorisiert werden.
• Eine E-Mail kann eine oder mehrere Kategorien haben.
• Kategorien können Gruppen bilden.

Hier zeige ich mögliche Konzepte für solche Gruppen; bestimmt sind Ihre Ordner nach einer davon angelegt, diese entfällt bei der Vergabe der Kategorien.

• Für Wen mache ich das (Kunden, interne, externe)
• Was ist meine Aufgabe (Ihre Arbeitsergebnisse, Ihre Kernprozesse, Ihre Hauptaufgaben)
• Mit Wem arbeite ich daran (Kollegen, Teammitglieder, Projektpartner)
• Verwaltung (Reisekosten, Verträge, Rahmenvereinbarungen, Organigramme, das Drumherum eben)

Zwei Beispiele dazu:

Eine Werbeagentur macht einen Flyer für Optik Müller, Ahausen. Optik Müller ist ein großer Kunde mit mehreren Standorten. Optik Müller (Für Wen) ist ein Ordnername in der Struktur der Ordnerablage (sowohl E-Mail als auch Ablage im Filesystem). Hier sollten die entsprechenden E-Mails die Kategorie „Flyer“ (Was) erhalten. Denn die Volltextsuche hilft im Ernstfall nicht wirklich weiter.

Vielleicht ist beim einen Kunden von „Prospekt“ und bei einem anderen von „Handzetteln“ die Rede. Als Auftragnehmer werde ich mich der Wortwahl meines Kunden anpassen. Intern heißt es in unserer Werbeagentur aber „Flyer“, egal wie der Kunde dazu sagt. Brauche ich in diesem Fall noch eine weitere Kategorie? Bei der einfachen Korrespondenz mit dem Kunden nicht; aber möglicherweise bei der Auftragsvergabe für den Druck. Ich hole Angebote für den Druckauftrag ein. Diese werden im Ordner „Optik Müller“ abgelegt, aber ich will sie auch finden können, wenn ich später einmal einen ähnlichen Auftrag zu vergeben habe. Und nicht mehr weiß, dass dieser Flyer der von Optik Müller war. In diesem Fall wären zwei Kategorien richtig: „Flyer“ und „Druckerei“ (Mit Wem - eine Druckerei ist ein Projektpartner). 

Anderes Beispiel: Ich schreibe meinem Blogkollegen eine E-Mail um Inhalt eine Artikels zu diskutieren. Meine Ordnerstruktur ist „Was“ dort heißt der Ordner „Blog“ - dadurch ist auch schon das „Für Wen“ (nämlich für Sie) geklärt, braucht also keine Kategorie. „Mit Wem“, auch unspannend, denn den Namen des Kollegen werde ich nicht kategorisieren. Administratives ist es auch nicht - Ergebnis: keine Kategorie erforderlich! Die fragliche E-Mail wird einfach in den Ordner "Blog" abgelegt.

Die Gruppen der Kategorien können Sie auch in Farbgruppen widerspiegeln.
Outlook bietet Ihnen 25 Farben dafür an. 

So wählen Sie diese aus:

 

Nehmen Sie eine Farbgruppe pro Hauptkategorie, z.B. Gelbtöne für Kunden (FürWen), davon gibt es drei, z.B. bekommen wichtige A-Kunden den dunkelsten davon (Pfirsich dunkel), B-Kunden erhalten dunkelgelb und C-Kunden gelb. Ob Sie die Kategorie nun A-, B-, C-Kunde nennen oder ob Sie pro Kunde eine eigene Kategorie eröffnen kommt auf die Zahl der Kunden an. Sie können ohne weiteres in der Farbe dunkelgelb mehrere Kategorien anlegen, die jeweils den Namen des Kunden erhalten. Tun Sie dies aber nur, wenn in dieser Kategorie maximal fünf Einträge sind. Sonst wird es unübersichtlich.

Was - Ihre Kernaufgaben - bekommen als Hauptkategorie z.B. die blau/lila Farbtöne.

„Mit wem“ - Ihre Projektpartner, das Team, Lieferanten. Hierfür schlage ich die Grüntöne vor, davon haben Sie sechs.

Zum Schluss noch die Verwaltung. Es gibt immer administratives „Drumherum“, das auch zu erledigen ist. Nehmen Sie dafür die Grautöne. Die Rahmenvereinbarung mit einem Hotel, das eine Konferenz ausrichtet, wäre ein Beispiel dafür. Sie liegt im Order der Konferenz, das Hotel ist über den Sender leicht zu identifizieren, die Kategorie „Bewirtungsverträge“ hilft beim Vergleichen.

Fazit: Kategorien ersparen Ihnen lange Listen von Unterordnern und ermöglichen eine Suche quer zu der Ordnerstruktur.

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//1// Blogartikel vom 25.03.2013: Kategorien in Outlook

//2// In der Dateiablage löse ich das Thema mit einer Verknüpfung. Die Rechnungen liegen bei Administration/Geld und sind in den Kundenordner verknüpft.