Das Teamwork-Blog

Es ist ja schon bequem: Datei speichern als .pdf an eine E-Mail anhängen und weg damit. Oder auch einen bereits unterschriebenen Vertrag einscannen und direkt als pdf ins Postfach erhalten - diesen dann an eine E-Mail an den Empfänger anhängen und ab die Post. Sicher ist das schon - zumindest hört man nichts Gegenteiliges.

"Dann schreibe ich mir halt selbst eine E-Mail..." Das ist ein Lösungsansatz, den ich bei der Frage nach "best practices" im Umgang mit elektronischer Nachrichtenflut gar nicht gerne höre. Es gibt praktisch immer eine bessere, passendere, sinnvollere Lösung. "Wenn man nur einen Hammer hat, sieht alles wie ein Nagel aus" heißt es vollkommen zu Recht. Manches Mal bräuchte man einfach einen "Notizzettel" der einer Nachricht oder Unterhaltung in Outlook zugeordnet ist. Es gibt eine solche kleine aber feine Funktion:

Da gibt es den SharePoint. Dann haben wir natürlich die "normale" Dateiablage mit verschiedenen Verzeichnissen. Vieles ist auch im E-Mail-Verkehr gespeichert. Und dann ist da noch OneNote - auch nützlich. In manchen Häusern gibt es noch ein Wiki. Dann möglicherweise eine Collaborationsplattform extra, so ähnlich wie WhatsApp-Gruppen. Und jetzt?

Am Freitag ist etwas geschehen, was ich nicht erwartet habe: während des Seminares habe ich eine wirklich nützliche Outlook-Schaltfläche gefunden, die ich noch nicht kannte! Und das mir! Natürlich will ich meinen Fund sofort mitteilen: Es handelt sich um die Suchtools des Kalenders.

"Wenn ich einen Beratungsauftrag platzieren möchte, spreche ich das Thema "Kontakte in Outlook" an, dann habe ich einen!" - habe ich manchmal schon augenzwinkernd gesagt. Natürlich gibt es wirklich gute Software zur Adress-Pflege und ausgefeilte CRM-Systeme. Wenn ich aber im Team gemeinsame Kontakte vorhalten, verwalten und aktualisieren möchte und dazu „nur“ die normalen Office-Anwendungen verwenden kann oder will, braucht es einige Vorüberlegungen.

Sind Sie wieder schwach geworden? Alle Laster haben Sie bereits in den vergangenen Jahren auf dem Altar des schlechten Gewissens als Opfer dargebracht: Rauchen, Alkohol, fettes Essen ... Und nun bleibt Ihnen nur noch dies übrig: "Ich will sofort in 2016 meine Festplatte aufräumen (oder mein Outlook-Postfach oder meine Papierstapel)!" Ist das denn wirklich vernünftig? Geht es nicht einmal auch ohne gute Vorsätze - so ganz entspannt ins Neue Jahr? Aber das Teamwork-Blog lässt das Licht seiner guten Tipps und Tricks über vernünftige wie unvernünftige Leser scheinen. Und so lautet unser Rat heute: "Wenn Sie schon aufräumen wollen, dann bitteschön nicht mit unnötig hohem Aufwand." Eine Suchfrequenzanalyse hilft Ihnen dabei.

Jan hat mich zu diesem Artikel iunspiriert - Funktionen, die sehr nützlich, aber wenig bekannt sind. Outlook-Funktionen habe ich hier schon viele vorgestellt. Die QuickSteps , die Bedingte Formatierung , Kategorien mehrfach, neuestens das einfache Kanban -Board und andere mehr. Heute konzentriere ich mich auf einfache Schaltflächen und kleine Kniffe.

Jetzt habe ich es geschafft. Ein Ziel, das ich mir vor vielen Jahren gesetzt hatte, ist seit einigen Monaten Realität geworden: eine leere Inbox. Ich schaffe es täglich (oder spätestens am Ende einer Woche), mein Postfach wirklich leer zu räumen. Profitiert davon habe ich auf jeden Fall. Interessanter ist allerdings, was ich über mich selbst und meine Arbeitsweise daraus gelernt habe.

Eigentlich ist uns klar, dass wir besser unser Postfach regelmäßig aufräumen. Aber wie geht man eigentlich genau vor? Ich habe mir dazu ein paar Gedanken gemacht.

Bekommen Sie mehr E-Mails als Ihnen lieb ist? Und steht Ihr Name häufig im "cc"-Feld? Wenn Sie das gleich hätten sehen können, hätten Sie schon vorher gewusst, dass diese E-Mail nicht Prio 1 sondern maximal 5 ist... Hier zeige ich Ihnen, wie Sie Outlook beibringen können, E-Mails, die Sie nur als "cc" erhalten auf den ersten Blick zu erkennen, genauso auch E-Mail, die alleine an Sie gerichtet sind. Das Stichwort heißt "Bedingte Formatierung" (bei Outlook 2007 "Automatische Formatierung"). Außerdem können Sie sich auch E-Mails, die von einem bestimmten Absender kommen oder bestimmte Schlüsselwörter enthalten, kenntlich machen.

Gibt es E-Mails, die Sie in gleicher oder regelmäßiger Form verschicken? Wussten Sie, dass Sie in Outlook (wie auch in Word, PowerPoint oder Excel) Vorlagen anlegen können. Dann geht das Verschicken ganz schnell.

Wie wir hier schon häufiger postuliert haben, ist es wichtig für das Team, E-Mails in ein gemeinsames Laufwerk abzulegen (/1, 2/). Wer das „zu Fuß“ und nicht mit einem Dokumentenmanagement-System oder einem Add-Inn machen will, sollte diese Handgriffe kennen.

Projekte zur Einführung von Dokumentenmanagement- bzw. ECM-Software /1/ haben zur Zeit wieder Konjunktur. Aber nur wenige Projekte bringen den Anwendern (und damit den Unternehmen oder Verwaltungen) den Nutzen, den diese vorher erwarten. Teamworkblog startet heute eine Serie, in denen wir Projektleitern aus IT und Orga konkrete Ratschläge für gelingende Projekte geben.  Heute: Warum die IT (die meistens die Projekt-Ownership hat) etwas anderes bestellt, als die Anwender später brauchen.

Gestern (am 25.03.2013) brachte das heute journal einen Beitrag über den E-Mail-Wahnsinn (/1/). Jetzt hat es das Thema von der Titelseite (siehe Handelsblatt-Ausgabe vom 27.11.2012, /2/) bis in die Hauptnachrichtensendung eines großen Fernsehsenders geschafft. Unserer Erfahrung nach können Teams den Wahnsinn schon mit ein paar gemeinsamen Regeln eindämmen. Hier ist unser Vorschlag für E-Mail-Regeln als Grundlage für Ihre Diskussion in Ihrem Team.

Im Netz tauchten in letzter Zeit Beiträge auf, die sich gegen das Ablegen von E-Mails aussprechen. Wenn man nur den individuellen Umgang mit elektronischen Nachrichten betrachtet, ist das auch in Ordnung. Aber E-Mails lösen Prozesse aus und steuern Vorgänge. Teams müssen diese Vorgänge bearbeiten und abschließen. Wenn E-Mails in persönlichen Postfächern verwaltet werden, erhöht sich der Koordinationsaufwand. Deswegen folgt hier mein Plädoyer für das Ablegen von E-Mails in einer gemeinsamen Ablage.

Wohin mit den E-Mails? Unlängst habe ich mich mit Kollegen über die Ablage von Dokumenten in der Firma unterhalten. Die Diskussion lief eigentlich ganz gut, bis ich sagte: "E-Mails gehören in die (gleiche) Ablage, wie alle anderen Dokumente auch." Der Rest der Runde ließ sich so zusammenfassen: "Wer meint, dass E-Mails in die Ablage gehören, verkennt die Situation. Wenn man die vielen E-Mails (auch noch) ablegen muss, kommt man gar nicht mehr zur eigentlichen Arbeit." In Teil 1 habe ich vorgerechnet, dass die Dokumentensuche per E-Mail zu viele Nachrichten erzeugt (/1/). In diesem Teil zeige ich, dass E-Mails auch nicht der beste Weg sind, um Aufgaben zu verteilen.

Wohin mit den E-Mails? Unlängst habe ich mich mit Kollegen über die Ablage von Dokumenten in der Firma unterhalten. Die Diskussion lief eigentlich ganz gut, bis ich sagte: "E-Mails gehören in die (gleiche) Ablage, wie alle anderen Dokumente auch." /3/ Der Rest der Runde ließ sich so zusammenfassen: "Wer meint, dass E-Mails in die Ablage gehören, verkennt die Situation. Wenn man die vielen E-Mails (auch noch) ablegen muss, kommt man gar nicht mehr zur eigentlichen Arbeit." Was ist denn nun ein sinnvoller Umgang mit E-Mails? Hier sind meine Ideen.

Viele Teams organisieren ihre Zusammenarbeit über E-Mails. Auf den ersten Blick scheint dies keine schlechte Idee zu sein. Allerdings steigt die Zahl der E-Mails schnell an und stresst uns. Wir verlieren den Überblick. In drei Artikeln (siehe Teil 1 , Teil 2 und Teil 3 ) habe ich ein Beispiel für eine gemeinsame Ablage vorgestellt. Wie haben wir es geschafft die Anzahl der E-Mails zu reduzieren? Hier folgt die Zusammenfassung.

Ein Ministerium findet die Unterlagen nicht mehr, mit denen ein Aktiengeschäft über mehrere Milliarden Euro eingefädelt wurde. Dies nur ein aktuelles Beispiel für unsere E-Mail-Probleme. Es stand in der Stuttgarter Zeitung vom 29. März 2012: Ein Untersuchungsausschuss des baden-württembergischen Landtags konnte seiner Aufklärungsaufgabe nur mühsam nachkommen, weil das zuständige Ministerium keine vollständigen Unterlagen liefern konnte. Zum Hintergrund: Die letzte CDU-geführte Landesregierung unter Stefan Mappus hatte ein Aktienpaket des Energieversorgers EnBW zurückgekauft. Dafür hatte sie dem französischen Staat 4,5 Milliarden Euro gezahlt. Nach der Neuwahl setzte die neue Landtagsmehrheit einen Untersuchungsausschuss ein, um die genauen Umstände dieses (politisch umstrittenen) Kaufs zu klären. Der Ausschuss stieß bei seinem Auftrag auf große Schwierigkeiten.