Noch einmal E-Mail-Flut und was Teams dagegen tun können (Teil 1)

Wohin mit den E-Mails? Unlängst habe ich mich mit Kollegen über die Ablage von Dokumenten in der Firma unterhalten. Die Diskussion lief eigentlich ganz gut, bis ich sagte: "E-Mails gehören in die (gleiche) Ablage, wie alle anderen Dokumente auch." /3/ Der Rest der Runde ließ sich so zusammenfassen: "Wer meint, dass E-Mails in die Ablage gehören, verkennt die Situation. Wenn man die vielen E-Mails (auch noch) ablegen muss, kommt man gar nicht mehr zur eigentlichen Arbeit." Was ist denn nun ein sinnvoller Umgang mit E-Mails? Hier sind meine Ideen.


Das Problem in der o. g. Diskussion war aus meiner Sicht nicht die Ablage der E-Mails. Mitarbeiter leiden eher unter der hohen Zahl von E-Mails. Passend dazu hatte das Handelsblatt am 27.11.2012 die Titelgeschichte mit dem Thema  "Der E-Mail-Wahnsinn" (/1/). Bevor man über die Ablage spricht, sollte man sich ansehen, warum es so viele E-Mails gibt. Was kann man tun? Aus unseren Projekten wissen wir, dass sich diese Zahl mit wenigen Maßnahmen schon auf die Hälfte reduzieren lässt.

Aus meiner Sicht gibt es zwei Hauptursachen für die E-Mail-Flut (/2/):

• Fall 1: Die Kollegen finden nicht die Dokumente, die sie brauchen. Beispiel: "Kann mir jemand den aktuellen Projektplan schicken?" 
• Fall 2: Die Kollegen haben kein besseres System, um Aufgaben zu verteilen und zu erledigen. Beispiel: "Kannst Du bitte den Projektplan aktualisieren und ihn mir dann schicken?"

Macht das wirklich so viel aus? Rechnen wir die Fälle einmal durch.

Fall 1: Frage nach Dokumenten

Nehmen wir mal an, Alice fragt Bob und Charlie nach dem aktuellen Projektplan. Bob hat ihn, Charlie nicht. Das führt zu folgenden Nachrichten:

• t0: Ausgangsituation, 1 Dokument.
  • Alice: 0 E-Mails
  • Bob: 0 E-Mails und 1 Datei in der Ablage
  • Charlie: 0 E-Mails
• t1: Alice an Bob und Charlie: "Kann mir jemand den aktuellen Projektplan schicken?" Das macht zusammen 4 Dokumente.
  • Alice: 1 neue E-Mail in der Outbox
  • Bob: 1 neue E-Mail in der Inbox (und 1 Datei in der Ablage)
  • Charlie: 1 neue E-Mail in der Inbox.
• t2: Charlie an Alice, cc an Bob: "Ich habe den Plan nicht." Dies sind zusammen 7 Dokumente (3 E-Mails mehr).
  • Alice: 1 neue E-Mail in der Inbox
  • Bob: 1 neue E-Mail in der Inbox
  • Charlie: 1 neue E-Mail in der Outbox
• t3: Bob an Alice, cc an Charlie: "Hier ist der Plan." Die Postfächer schwellen nun auf 13 Dokumente an (3 E-Mails und 3 Dateien mehr).
  • Alice: 1 neue E-Mail und 1 neue Datei in der Inbox
  • Bob: 1 neue E-Mail, 1 zus. Dateikopie in der Outbox
  • Charlie: 1 neue E-Mail und 1 neue Datei in der Inbox
• t4: Alice legt den Plan ab und bedankt sich bei Bob: "Danke für den Plan." Jetzt sind es schon 16 Dokumente (2 E-Mails und 1 Datei mehr).
  • Alice: 1 neue E-Mail in der Outbox und 1 zus. Dateikopie in der Ablage
  • Bob: 1 neue E-Mail in der Inbox
  • Charlie: keine Änderung

Sind Sie noch da? Eine einfache Anfrage nach einem Dokument unter 3 Teamkollegen führt zur Ablage von 11 E-Mails und 4 Dateien (1-mal war der Plan ja schon da). Abbildung 1 zeigt die Zusammenfassung. Die Anzahl erhöht sich, wenn mehr Leute mitreden.

Abbildung 1: Anzahl von E-Mails und Dateien in Fall 1

Wundern Sie sich noch über die E-Mail-Flut? Sie ahnen schon, was die Lösung sein könnte. Doch sehen wir uns im nächsten Teil an, was passiert, wenn man Kollegen per E-Mail bittet, eine Aufgabe zu erledigen.

Anmerkungen:

• /1/ C. Kapalschinski, J. Münchrath, M. Schröder: "Der E-Mail-Wahnsinn", erschienen im Handelsblatt am 27.11.2012, http://www.handelsblatt-shop.com/downloads/der-e-mail-wahnsinn-p4339.html 
• /2/ Ein weiterer Grund ist das Bedürfnis vieler Mitarbeiter, sich per E-Mail gegen irgendetwas abzusichern.
• /3/ E-Mails enhalten oft Dokumentationen ("Hallo Charlie, so richtest Du den XY-Server ein ...", "Hallo Alice, in meiner Abwesenheit ist noch folgendes zu tun ..."). Das Trennen von Dateien und E-Mails führt zu Systembrüchen. Bei der Suche nach einem Dokument muss man immer in 2 Systemen suchen (E-Mail-Ordner und Datei-Ordner).