"Denn sie wissen nicht was sie tun ...! Freigeben und teilen in OneDrive und SharePoint und per E-Mail

Neuerdings können Sie bei Ihren E-Mails entscheiden, ob Sie den Anhang als Datei (Kopie) anhängen wollen oder einen Link senden. Doch was kann dieser Link? Wie sicher ist er? Wer kann was damit tun? Lesen Sie hier was sinnvoll ist und was weniger.

Es wäre schön, wenn es bei Microsoft zumindest eine konsistente Benennung gäbe - Fehlanzeige. "Teilen" und/oder "Freigeben" wird synonym und wild durcheinander verwendet! Und wenn man einen Link sendet? Ist das eine Freigabe oder nicht? 

Zuallererst: das Teilen von Dokumenten zum Lesen oder zur Bearbeitung ist grundsätzlich eine ganz hervorragende Idee! Spart es doch die vielen Kopien einer Datei, wenn man sich diese als E-Mail-Anhang hin- und herschickt. Und den daraus folgenden Versions-Wirrwarr. Grundsätzlich ist es so, dass Dateien, die auf OneDrive oder auf SharePoint liegen, mit anderen Personen geteilt werden können. Entweder zur Bearbeitung oder nur mit Leserecht. Das geht entweder aus der offenen Datei oder auch aus der Liste der Dateien am Speicherort mittels Rechtsklick und der Auswahl von "teilen" aus dem Kontextmenü.

In aktuellen Outlook-Versionen werden Sie auch gefragt, ob Sie einen Dateianhang, der in einem Cloudspeicherort liegt, als Kopie oder als Link teilen möchten. Doch was ist das genau? Hier kommt eine Beschreibung von Anfang an:

1. Eine Datei teilen - wenn sie gerade bearbeitet wird

Petra bearbeitet gerade ein Exposee und möchte das mit Paul besprechen. Sie klickt oben rechts auf Teilen und wird zuerst gefragt, wohin die Datei gespeichert werden soll. Sie wählt OneDrive for Business aus.

Schaltfläche zum Teilen in einem Word-Dokument

2. Jetzt gilt es: Link senden

Dieses Fenster erscheint überall beim Teilen. Und es ist von sehr großer Wichtigkeit. Denn hier wird definiert, was der Link erlaubt und was nicht.

Linkeinstellungen

Die wichtigen Punkte von oben nach unten:

• Jeder mit dem Link kann bearbeiten - das ist bei mir der Standard, im Businesskontext aber oft deaktiviert; aus gutem Grund. Denn der Link könnte weitergegeben werden und würde jedem (!) die Mitarbeit erlauben. Aber: der Besitzer des Dokumentes wird über jede Weitergabe und jeden Erstzugriff per E-Mail informiert und könnte den Link auch deaktivieren. Für andere Einstellungen einfach draufklicken, Details weiter unten.
• Hier können Sie die Namen der Personen eingeben, mit denen Sie das Dokument teilen wollen. Der Stift am Ende der Zeile steht für das Recht zum Bearbeiten. Mit einem Klick darauf kann es in ein Anzeigerecht geändert werden. Auch dort erreichen Sie die Einstellungen des Links.
• Sie können den Link direkt von hier aus via Outlook versenden
• Sie können den Link kopieren um ihn beispielsweise via Teams zu verteilen
• Ganz unten - leicht zu übersehen - können Sie auch eine Kopie der Datei versenden. Wie früher - jedoch, und das ist spannend - können Sie direkt eine PDF aus der Datei erzeugen, die direkt an eine E-Mail angehängt wird!

3. Ganz genau: die Linkeinstellungen

Wie angekündigt: dieses Fenster erreichen Sie aus dem vorherigen und hier geht es darum, wer genau was mit Ihrem Dokument tun darf:

Die detaillierten Linkeinstellungen

Bei wem der Link funktioniert - zur Auswahl:

• Jeder mit dem Link – der Link könnte weitergegeben und benutzt werden
• Personen bei <Name des Unternehmens> mit dem Link – intern darf der Link weitergegeben werden, extern funktioniert er nicht.
• Personen mit Zugriff - Ein Link ohne Rechte; wenn diese bereits erteilt sind, bitte dies nutzen
• Bestimmte Personen – nur die genannten Personen können den Link verwenden. Funktioniert in der Regel auch nach extern, dann mit Sicherung des Accounts über einen Code.

Sie können immer entscheiden, ob die Bearbeitung erlaubt ist oder ob es sich um ein reines Leserecht handelt. 

Bei Word-Dokumenten haben Sie auch die Möglichkeit, die Mitarbeit nur im Überprüfen-Modus zu erlauben.

Sie können ein Ablaufdatum des Links definieren.

Sie können ein Kennwort festlegen.

Haben Sie die Bearbeitung nicht zugelassen, können Sie auch den Download unterbinden.

📨 Wenn Sie alles eingestellt haben, klicken Sie auf Übernehmen und dann kann es losgehen.

4. Link versenden aus Outlook heraus

Vielleicht ist es Ihnen schon aufgefallen: Wenn Sie in Outlook eine Datei anhängen, die in einem Cloudspeicher gespeichert ist, werden Sie gefragt, ob Sie einen Link oder eine Kopie senden möchten. Meist fällt die Entscheidung auf die Kopie - weil Sie vielleicht nicht so recht wissen, was Sie mit dem Link genau erlauben. Das ist jetzt ja anders, und Sie können auch am Anhang noch die Einstellungen vornehmen.

In diesem Beispiel - gewählt wird hier gerade "Empfänger können anzeigen" wird bestimmt, dass nur die namentlich genannten Empfänger das Dokument lesen, aber nicht bearbeiten können. Das ist eine hervorragende und auch sichere Alternative zum Dateianhang. Und es spart viele redundante Kopien!

Fazit

Das hier ist allemal sicherer, als Dateianhänge zu versenden, die ja jedermann nach Belieben an alle möglichen Leute verschicken könnte! Sie behalten immer die Hoheit über das Dokument und können den Link auch jederzeit deaktivieren. In der Detailanzeige in OneDrive können Sie sogar eine Zugriffsauswertung erhalten.

Mehr dazu?

Im August erscheint mein neues Buch zu Microsoft 365.

Mein Mitautor ist Arno Burger, dessen Videos auf YouTube ich hier schon einige Male verlinkt hatte.

Microsoft 365 Zusammenarbeiten in der Cloud für Dummies von Sigrid Hess - Buch | Thalia