Wie überprüft man den aktuellen Stand einer neuen gemeinsamen Ablage?

Ihr habt in eurem Team die individuellen, unordentlichen Ablagen auf eine gemeinsame Ablage, die nach Vorgängen und Prozessen geordnet ist, umgestellt. Woher wisst ihr, ob das wirklich funktioniert? In diesem Beitrag gibt es 10 Auditfragen.

Was ist nach der Umstellung auf die gemeinsame Ablage anders? 

Wir haben hier im Teamworkblog immer wieder Beiträge zur gemeinsamen Ablage veröffentlicht. In der einfachsten Version der Ablage gibt es für jeden laufenden Vorgang einen Ordner. Es gibt einen Ordner für die laufenden Vorgänge und einen für die abgeschlossenen Vorgänge. Wenn ein Vorgang abgeschlossen wurde, verschieben wir ihn ins Archiv.

Abb. 1: 2 laufende Vorgänge, 1 archivierter Vorgang

Da es in den meisten Organisationen viele laufende Vorgänge gibt, bündeln wir diese nach ähnlichen Abläufen, also nach Prozessen. Beim Suchen und Ablegen fragen wir uns immer: "Was mache ich gerade?". 

Wir legen so ab, dass wir stets den Überblick darüber behalten, was zu tun ist. Und wir machen die Ablage so einfach, dass wir Dokumente, die sich erledigt haben, schnell archivieren können, ohne jedes Dokument einzeln zu prüfen. Wissen über unsere wichtigen Objekte und über unser Prozesswissen werden in der Ablage besonders behandelt, damit wir sie genau dann finden, wenn wir sie brauchen.

Daraus können wir nun ein paar Fragen ableiten, um besser zu verstehen, ob die neue Ablage auch funktioniert.

Fragen zur Bewertung der neuen Ablage 

Mit den folgenden Fragen wollen wir mit den Kolleginnen und Kollegen ins Gespräch über die neue Ablage kommen.

Frage 1: Wird nach Vorgängen abgelegt? Hier kann man sich ausgewählte Vorgänge zeigen lassen.

Frage 2: Werden abgeschlossene Vorgänge nach Abschluss archiviert? Nachfragen: Wer hat archiviert? Wann passiert das?

Frage 3: Wie viele laufende Vorgänge hat das Team/die Fachabteilung gerade? Daran erkennt man, ob schon in Vorgängen gedacht wird.

Frage 4: Was sind die wichtigsten Prozesse? Welches Wissen ist für die einzelnen Prozesse wichtig? Daran erkennt man, ob das Prozesswissen auch genutzt und gepflegt wird.

Frage 5: Was sind die wichtigsten Objektkategorien? Welche Daten werden dazu aufgehoben? Für manche Prozesse gibt es Objekte mit umfangreichen Informationen. Im Personalbereich sind das Personalakten, in einer Werkstatt Maschinenakten, in einer Verwaltung Maßnahmenakten, in einer Zeichenabteilung ein Katalog mit CAD-Zeichnungen.

Frage 6: Sind die Akten der Objekte "sauber"? Akten sollen nur über Änderungsvorgänge verändert werden, d. h. in den Akten liegen keine Vorgänge, die die Ablage wieder unübersichtlich machen würden.

Frage 7: Wie behalten die Bearbeiter:innen in komplexen Vorgängen die Übersicht? Auch innerhalb der Vorgänge soll so abgelegt werden, dass man zusammengehörige Dokumente (z. B. in offenen Punkten) bündelt und lokal archiviert.

Frage 8: Werden auch E-Mails abgelegt? E-Mails müssen zusammen mit den anderen Dokumenten im Vorgang abgelegt werden. So werden Vorgänge nachvollziehbar. Bei Rückfragen geht keine große Sucherei los. Alles liegt an einer Stelle. Die Postfächer sind leer.

Frage 9: Greift noch jemand schreibend auf die alte Ablage zu? Alte Dokumente werden meist nicht umgezogen. Der Aufwand lohnt sich selten. Neue Vorgänge liegen in der neuen Ablage. Vorgänge, die kurz vorm Abschluss stehen, bleiben in der alten Ablage.

Frage 10: Sind die Dokumente mit dem Aktenplan und den Ablageregeln des Teams aktuell? Eine Ablage verändert sich ständig. Die Beteiligten sollten wissen, wo sie die vereinbarten Regeln finden. 

Ablauf einer Bewertung

Es hat sich bewährt, die Ablage mit DMS-Paten, Ablagebeauftragten und/oder Führungskräften gemeinsam anzusehen. Vor dem Termin kann man rechtzeitig einen Selbstbewertungsbogen an alle verschicken, die mit der Ablage arbeiten. Hier sind Beispielfragen:

• Frage 1: Ich arbeite mit der neuen Ablage. [ja/nein]
• Frage 2: Ich finde meine Dokumente [immer/meistens/selten/nie].
• Frage 3: Ich finde die Dokumente der ANDEREN, wenn ich sie brauche: [immer/meistens/selten/nie/Meistens]
• Frage 4: Ich lege MEINE Dokumente ab ... [Immer in der neuen Struktur/Meistens/Selten/Ich benutze sie nicht]
• Frage 5: Unser Umgang im Team mit E-Mails und Aufgaben hat sich verändert. [Ja, es ist besser geworden/Ja, aber es ist jetzt schlechter als vorher./Nein, ich habe keine Veränderung bemerkt.] 
• Frage 6: Ich archiviere regelmäßig meine abgeschlossenen Vorgänge, bzw. ich bekomme mit, dass andere ihre Vorgänge regelmäßig aufräumen [ja/nein]
• Frage 7: Ich habe noch folgende, konkrete Fragen zur Ablage.
• Frage 8: Das gefällt mir bisher ganz gut an der neuen Struktur.

Zu Beginn des Bewertungstermins schaut man sich die Ergebnisse der Umfragen. Danach gibt es vielleicht offene Fragen zur Ablage, die zu klären sind.

Anschließend gehen die Beteiligten die o. g. zehn Fragen durch. Sie notieren den Handlungsbedarf und vereinbaren die nächsten Termine.

Was wir oft sehen

Hier sind ein paar Punkte, die immer wieder auffallen:

• Prozess und Vorgang wird verwechselt. Ein Vorgang ist immer konkret; hat einen Auslöser und ein Ergebnis und oft einen konkreten Objektbezug. Ein Prozess ist ein Ordner für die Vorgänge, die ähnlich ablaufen.
• Es fehlen Prozesse. Deshalb wurden einige Vorgänge nicht an der richtigen Stelle angelegt.
• Alte Vorgänge wurden bisher nicht archiviert.
• Es gibt noch Unordnung in komplexen Vorgängen. Die kritische Frage lautet: "Woher erkennst Du an der Ablage, was als nächstes zu tun ist?" 
• Es gibt keine Dokumente für die Aktenstruktur und die gemeinsamen Teamregeln oder diese Dokumente sind nicht aktuell. (Diese Dokumente muss es auch nicht geben, wenn wirklich alle wissen, was vereinbart wurde.) 

Die Ablage ist kein Selbstzweck. Sie soll den Beteiligten helfen, ohne viele zusätzliche Listen den Überblick zu behalten und Vorgänge schnell abzuschließen. Wenn jemand meint, seine Vorgänge seien komplex, stimmt meist nur die Ablagestruktur nicht.