Wenn wir Teams im Umgang mit Dokumenten in Projekten beraten sehen wir immer wieder ein Muster: Jemand erstellt ein Dokument (z. B. einen Plan, eine Zeichung oder eine Genehmigung) und ändert es im Lauf des Projekts mehrfach. Wie behält man dabei den Überblick? Hier ist unser Vorschlag.
Sie kennen vielleicht die Situation: Sie erstellen in einem Projekt ein wichtiges Dokument. Das kann ein Plan, eine Zeichnung, eine Genehmigung, ein Vertrag oder ein Konzept sein. Im Projekt muss immer wieder auf dieses Dokument zugegriffen werden. Dazu es gibt immer wieder Änderungswünsche:
- Zum Plan gibt es neue Daten.
- In der Bauzeichnung werden andere Türen oder Fluchtwege eingetragen.
- Die Feuerwehr fordert im Rahmen eines Genehmigungsprozesses mehr Aufstellfläche für ihre Fahrzeuge. Das muss aber die Umweltbehörde wissen, weil sich dann der Anteil der versiegelten Flächen erhöht.
- Die Vertragsparteien einigen sich auf neue Preise.
- Im bestehenden Konzept muss eine weitere Benutzergruppe vorgesehen werden.
Wie gehen Sie bisher damit um? Was wir in unseren Projekten oft sehen, ist, dass es einen Ordner für dieses Dokument gibt (z. B. "Genehmigungen"). In diesem Ordner gibt es das gleiche Dokument in vielen Versionen (z. B. Genehmigung_v1.docx, Genehmigung_v1.1.docx, Genehmigung_v2_nur_Feuerwehr.docx usw.). Kurz, der Ordner wird schnell unübersichtlich. Wenn Sie auch noch fleißig Ihre E-Mails dazu ablegen, haben Sie schnell über hundert Dokumente. Kein Wunder, dass man keine Lust mehr hat, in diesem Chaos noch etwas zu suchen.
Denken Sie in Änderungsvorgängen
Es ist ja weiterhin wichtig, dass Sie diese Dokumente erstellen und aufheben. Wir brauchen eine bessere Struktur:
- Die aktuelle Version muss sofort erkennbar sein.
- Alle nicht mehr gebrauchten E-Mails und Zwischenversionen sollen so schnell es geht ins Archiv.
- Der Status einer Änderungsanfrage (offen oder erledigt) soll erkennbar sein.
- Es muss nachvollziehbar sein, welcher Anlass zur Änderung eines Dokuments führte.
Anhand dieser Anforderungen sehen Sie selbst, warum EIN Ordner NICHT ausreicht:
- Bei mehreren Dokumenten ist nicht sofort erkennbar, welches das aktuelle ist.
- Der Ordner ist voll von wichtigen und veralteten Dokumenten.
- Es ist nicht erkennbar, ob ein Änderungswunsch abschließend umgesetzt wurde.
- Wenn Sie wissen wollen, warum Version 1 geändert wurde, müssen Sie alle Dokumente und E-Mails aus einem bestimmten Zeitrum durchsehen.
Was das Leben hier einfacher macht, ist das Denken in Änderungsvorgängen. Jede Anfrage ist ein Vorgang oder Meilenstein, der einen Anfang und ein Ende hat. Damit eignet sich eine Ablagestruktur, wie wir sie in Kapitel 7 unseres
Buches über Projektablage beschrieben haben (siehe Abb. 1).
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| Abb. 1: Meilensteinstruktur für Projektdokumente |
Für jeden Vorgang legen Sie einen eigenen Ordner an, der z. B. das Datum, die veranlassende Person oder Institution und ein Stichwort enthält. Für die aktuelle Version gibt es einen sog. Klammerordner - der heißt so, weil sein Name in Klammern steht und weil die Klammer bewirkt, dass er in der Sortierung ganz oben steht. Dazu kommt ein Ordner "zzArchiv". Dorthin werden alle abgeschlossenen Vorgänge verschoben. Abb. 2 zeigt ein Beispiel mit mehreren Änderungen.
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| Abb. 2: Änderungsvorgänge für eine Genehmigung |
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Dort ist zu sehen, dass es zwei offene und drei abgeschlossene Änderungswünsche gibt. Alle Zwischenversionen, E-Mails und andere Dateien liegen im entsprechenden Vorgangsordner. Wenn die Änderung eingearbeitet ist, wird die aktuelle Version in den Klammerordner kopiert und der Vorgangsordner wird nach "zzArchiv" verschoben. So ist immer klar, was die aktuelle Version ist und welche Anfragen noch offen sind.
Vielleicht hilft Ihnen das Denken in Änderungsvorgängen, wenn Sie das nächste Mal die x-te Änderung an einem wichtigen Dokument einpflegen müssen.
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