Wie verwaltet man Planänderungen? - Überblick behalten mit dem Denken in Änderungsvorgängen

Wenn wir Teams im Umgang mit Dokumenten in Projekten beraten sehen wir immer wieder ein Muster: Jemand erstellt ein Dokument (z. B. einen Plan, eine Zeichung oder eine Genehmigung) und ändert es im Lauf des Projekts mehrfach. Wie behält man dabei den Überblick? Hier ist unser Vorschlag.

Sie kennen vielleicht die Situation: Sie erstellen in einem Projekt ein wichtiges Dokument. Das kann ein Plan, eine Zeichnung, eine Genehmigung, ein Vertrag oder ein Konzept sein. Im Projekt muss immer wieder auf dieses Dokument zugegriffen werden. Dazu es gibt immer wieder Änderungswünsche:

Zum Plan gibt es neue Daten.
In der Bauzeichnung werden andere Türen oder Fluchtwege eingetragen.
Die Feuerwehr fordert im Rahmen eines Genehmigungsprozesses mehr Aufstellfläche für ihre Fahrzeuge. Das muss aber die Umweltbehörde wissen, weil sich dann der Anteil der versiegelten Flächen erhöht.
Die Vertragsparteien einigen sich auf neue Preise.
Im bestehenden Konzept muss eine weitere Benutzergruppe vorgesehen werden.

Wie gehen Sie bisher damit um? Was wir in unseren Projekten oft sehen, ist, dass es einen Ordner für dieses Dokument gibt (z. B. "Genehmigungen"). In diesem Ordner gibt es das gleiche Dokument in vielen Versionen (z. B. Genehmigung_v1.docx, Genehmigung_v1.1.docx, Genehmigung_v2_nur_Feuerwehr.docx usw.). Kurz, der Ordner wird schnell unübersichtlich. Wenn Sie auch noch fleißig Ihre E-Mails dazu ablegen, haben Sie schnell über hundert Dokumente. Kein Wunder, dass man keine Lust mehr hat, in diesem Chaos noch etwas zu suchen.

Denken Sie in Änderungsvorgängen

Es ist ja weiterhin wichtig, dass Sie diese Dokumente erstellen und aufheben. Wir brauchen eine bessere Struktur:

Die aktuelle Version muss sofort erkennbar sein.
Alle nicht mehr gebrauchten E-Mails und Zwischenversionen sollen so schnell es geht ins Archiv.
Der Status einer Änderungsanfrage (offen oder erledigt) soll erkennbar sein.
Es muss nachvollziehbar sein, welcher Anlass zur Änderung eines Dokuments führte.

Anhand dieser Anforderungen sehen Sie selbst, warum EIN Ordner NICHT ausreicht:

Bei mehreren Dokumenten ist nicht sofort erkennbar, welches das aktuelle ist.
Der Ordner ist voll von wichtigen und veralteten Dokumenten.
Es ist nicht erkennbar, ob ein Änderungswunsch abschließend umgesetzt wurde.
Wenn Sie wissen wollen, warum Version 1 geändert wurde, müssen Sie alle Dokumente und E-Mails aus einem bestimmten Zeitrum durchsehen.

Was das Leben hier einfacher macht, ist das Denken in Änderungsvorgängen. Jede Anfrage ist ein Vorgang oder Meilenstein, der einen Anfang und ein Ende hat. Damit eignet sich eine Ablagestruktur, wie wir sie in Kapitel 7 unseres Buches über Projektablage beschrieben haben (siehe Abb. 1).

Abb. 1: Meilensteinstruktur für Projektdokumente

Für jeden Vorgang legen Sie einen eigenen Ordner an, der z. B. das Datum, die veranlassende Person oder Institution und ein Stichwort enthält. Für die aktuelle Version gibt es einen sog. Klammerordner - der heißt so, weil sein Name in Klammern steht und weil die Klammer bewirkt, dass er in der Sortierung ganz oben steht. Dazu kommt ein Ordner "zzArchiv". Dorthin werden alle abgeschlossenen Vorgänge verschoben. Abb. 2 zeigt ein Beispiel mit mehreren Änderungen.


Abb. 2: Änderungsvorgänge für eine Genehmigung

Dort ist zu sehen, dass es zwei offene und drei abgeschlossene Änderungswünsche gibt. Alle Zwischenversionen, E-Mails und andere Dateien liegen im entsprechenden Vorgangsordner. Wenn die Änderung eingearbeitet ist, wird die aktuelle Version in den Klammerordner kopiert und der Vorgangsordner wird nach "zzArchiv" verschoben. So ist immer klar, was die aktuelle Version ist und welche Anfragen noch offen sind.

Vielleicht hilft Ihnen das Denken in Änderungsvorgängen, wenn Sie das nächste Mal die x-te Änderung an einem wichtigen Dokument einpflegen müssen.

Sie wollen mehr über die gemeinsame Ablage lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt.

Sie wollen mehr über gute Projektarbeit lernen? Es gibt eine Übersichtsseite zum Thema Projektmanagement in diesem Blog. Dort finden Sie weitere Artikel, mit denen Sie sich in das Thema einlesen können.

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Transparenz als Schlüssel zum Erfolg: 20 Reflexionsfragen für moderne Organisationen

Transparenz ist das Herzstück erfolgreicher Teams. Sie schafft Vertrauen und fördert Zusammenarbeit. Wenn alle Zugang zu den notwendigen Informationen haben, können sie fundierte Entscheidungen treffen und gemeinsam Lösungen erarbeiten. Dies führt zu höherer Effizienz, schnelleren Entscheidungsprozessen und besseren Arbeitsergebnissen. Transparenz ist mehr als ein Schlagwort – es gilt, sie greifbar zu machen, ein gemeinsames Verständnis davon zu entwickeln und es in die Praxis umzusetzen. Wie das gelingt und welche Vorteile es für Euer Team und Eure Organisation bringt, erkunden wir im Folgenden.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Zu viel zu tun? Planen Sie Ihre ideale Woche

Wir hören immer wieder, dass Teams zu viel zu tun haben. Aber woher wissen wir eigentlich, was zu viel genau bedeutet? Hier ist ein ungewöhnlicher Tipp: Treffen Sie Annahmen über eine gute Menge. Planen Sie eine ideale Woche.

Wenn dein Team die Anforderungen blockt: 12 Tipps für Product Owner*innen

Liebe Product Owners, wir müssen reden. Schon wieder eine Anforderung, die im Nirgendwo landet? Zeit, das Ganze anders anzugehen. Ihr kennt das Spiel: Anforderungen sind ausgearbeitet, und doch läuft es im Team holprig. Was fehlt? Oft sind es Klarheit, realistische Erwartungen und ein bisschen Fingerspitzengefühl. Doch keine Sorge! Mit ein paar praktischen Tipps könnt ihr Missverständnisse vermeiden, Blockaden umgehen und den Entwicklungsprozess so richtig in Fahrt bringen – natürlich in Zusammenarbeit mit eurem Scrum Master. Hier sind zwölf Regeln, die euch helfen, das Team auf Kurs zu bringen und das Chaos in produktive Zusammenarbeit zu verwandeln. Wir zeigen dabei auch, wo der Scrum Master unterstützen kann, damit ihr eure Rolle als Product Owner noch besser erfüllen könnt. Häufige Stolperfallen: Warum Anforderungen oft scheitern Bevor wir ins Eingemachte gehen, kurz zu den typischen Stolperfallen. „Klare Anforderungen“? Klingt gut, scheitert aber sehr häufig an der realen Praxis. ...

Rebellieren für den Wandel: die 8 Regeln des totalen Stillstandes von Prof. Dr. Peter Kruse

In einem legendärem Vortrag skizzierte Peter Kruse 8 Regeln des totalen Stillstands. Ihm zufolge wurden die Regeln entwickelt, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, Bereiche mit potenziellem Widerstand gegen Veränderungen zu erkennen und Menschen auf strukturierte Weise durch den Veränderungsprozess zu führen.

Pragmatisch oder nur “Quick and Dirty”?

“Wir müssen aber pragmatisch vorgehen”, drängt der Kollege. Hm… Im Wörterbuch finde ich für “pragmatisch” in etwa: sachbezogenes, praktisches Handeln. Klingt gut. Leider zeigt sich in meinen Erfahrungen, dass pragmatisch für viele doch eher “quick and dirty” bedeutet. Es soll schnell fertig werden. Aber auf welche oder wessen Kosten? Wo ist die Grenze? Warum steht “praktisch” im Konflikt mit einem langfristigen “Nützlich”? Muss das sein?

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird im Zeitalter virtueller Besprechungen noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass im Zusammenhang mit Microsoft 365 zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

5 Gründe, warum wir jetzt über die Zukunft nachdenken sollten

Wer hätte im Jahr 2019 gedacht, dass so viele Menschen heute im Home-Office arbeiten können und dass die Firma trotzdem funktioniert? Wer hätte damals gedacht, dass wir heute wie selbstverständlich KI-Werkzeuge nutzen können? Ich will mich nicht der Aussage anschließen, dass sich die Welt immer schneller dreht. Es ist egal, wie schnell sie sich dreht, weil es sich immer lohnt, über die Zukunft nachzudenken. Und das muss nicht kompliziert sein.

Meetings in Scrum Teams: Mehr Fokus, weniger Kontextwechsel

Meetings in Scrum Teams: Mehr Fokus, weniger Kontextwechsel „Wir arbeiten agil“ – das bedeutet für viele von uns: Daily Stand-up am Morgen, dann Refinement, dazwischen eine Demovorbereitung, später noch ein kurzes Scrum of Scrums (SoS) und am Nachmittag ein Community-Meeting. Gleichzeitig soll ich an meinen Sprint-Aufgaben arbeiten. Wenn dir diese Situation bekannt vorkommt, les dir gerne meinen Beitrag an. Hier sprechen wir über den Einfluss von häufigen Kontextwechseln auf die Arbeit in agilen Teams und zeigen Best Practices, um diese Wechsel zu minimieren. Viel Spaß & Let’s grow, Michi. Foto von Matt Bero auf Unsplash

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen