Direkt zum Hauptbereich

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Wie so oft bei Fragen rund um die Aufgaben ist die Lösung in einer individualisierten Ansicht zu suchen. Eine ganz neue Ansicht zu erstellen ist zwar möglich, dann aber enthält diese Ansicht nur "echte" Aufgaben, nicht aber die zur Nachverfolgung markierten E-Mails.

Okay, zur Erklärung, denn meistens nimmt man den Unterschied gar nicht bewusst wahr:

zuerst Outlook 2010:
Hier heißt es Vorgangsliste, ist standardmäßig neben dem Posteingang zu sehen und enthält "alles, was ein rotes Fähnchen trägt", d.h. Aufgaben, gekennzeichnete E-Mails oder auch gekennzeichnete Visitenkarten.

Outlook 2016:
Hier erscheint die Aufgabenliste (zuvor Vorgangsliste) als "Peek" beim Berühren des Aufgabensymbols und kann dann wie gewohnt rechts angedockt werden (blau markiert):



Das waren auch schon die auffälligsten Unterschiede. Jetzt "ticken" die Versionen wieder gleich:

Diese Liste ist genau dieselbe, die Sie sehen, wenn Sie das Modul "Aufgaben" öffnen.
Klicken Sie in der Navigationsleiste des Aufgabenmoduls auf "Aufgaben", erhalten Sie eine Teilmenge dieser Liste, nämlich nur die "echten" Aufgabenelemente und keine zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails.

Standardmäßig sind die Ansichten im Modul Aufgaben und im Fenster neben dem Posteingang gleich geschaltet, jedoch können - und müssen - sie getrennt voneinander angepasst werden.

Die Frage, auf die ich mich oben bezogen habe, meint in den allermeisten Fällen die Fensteransicht neben dem Posteingang. Dort sollen nur die eigenen Aufgaben und die eigenen zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails stehen.

Die Lösung ist eine Filtereinstellung auf Empfängername.

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1.  Rechtsklick auf den Spaltenkopf der Fensteransicht - Ansichtseinstellungen


    2. Filtern und Weitere Optionen wählen


    Hier lässt sich die Einstellung "Von mir gekennzeichnet" auswählen.

    In den meisten Fällen führt dieses eine aktivierte Kontrollkästchen schon zum gewünschten Erfolg.

    Alternativer Weg:  Erweitert 



    Dann im Dropdown-Menü Feld den Eintrag "Empfängername" suchen

    Nun den gewünschten Wert (in der Regel Ihr Name) eintragen - Zur Liste hinzufügen anklicken und durchbestätigen.


    Bitte beachten: Je nach Art und Konstellation der Postfächer kann die Anzeige resp. können die automatisch generierten Inhalte der ausgelesenen Felder etwas unterschiedlich sein. Möglicherweise führt auch das Feld "Zuständig" statt "Empfängername" zum gewünschten Erfolg.

    Achten Sie beim Prüfen bitte darauf, ob Ihre Ansicht beides - nachzuverfolgende E-Mails UND Aufgaben anzeigt oder nur jeweils eines davon. Was gewünscht wird, ist auch hier unterschiedlich.

    Falls alles nicht geklappt haben sollte: Aktuelle Ansicht zurücksetzen hilft immer ;-)



    Kommentare

    Beliebte Posts aus diesem Blog

    Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

      Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

    Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

    Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

    Rebellieren für den Wandel: die 8 Regeln des totalen Stillstandes von Prof. Dr. Peter Kruse

    In einem legendärem Vortrag skizzierte Peter Kruse 8 Regeln des totalen Stillstands. Ihm zufolge wurden die Regeln entwickelt, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, Bereiche mit potenziellem Widerstand gegen Veränderungen zu erkennen und Menschen auf strukturierte Weise durch den Veränderungsprozess zu führen.

    Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

    Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

    E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

    Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

    Das Ubongo Flow Game

    Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

    Pragmatisch oder nur “Quick and Dirty”?

    “Wir müssen aber pragmatisch vorgehen”, drängt der Kollege. Hm… Im Wörterbuch finde ich für “pragmatisch” in etwa: sachbezogenes, praktisches Handeln. Klingt gut. Leider zeigt sich in meinen Erfahrungen, dass pragmatisch für viele doch eher “quick and dirty” bedeutet. Es soll schnell fertig werden. Aber auf welche oder wessen Kosten? Wo ist die Grenze? Warum steht “praktisch” im Konflikt mit einem langfristigen “Nützlich”? Muss das sein?

    Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

    Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt? 

    Tooling #8: In die Zukunft blicken - die Szenarioplanung

    In die Zukunft blicken geht nicht? Oh doch: Die Szenarioplanung.