Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks. 

Das vielleicht Wichtigste zuerst: Nach jetzigem Stand wird niemand gezwungen, auf das neue Outlook zu wechseln. Offenbar hat Microsoft aus der Geschichte gelernt. Vor einigen Jahren hatten sie mit solcherlei hemdsärmligen Zwangsmaßnahmen bei OneNote einiges einstecken und zurückrudern müssen. Deshalb ist beim neuen Outlook Ähnliches nicht zu erwarten - jedenfalls nicht in diesem Jahr und auch im nächsten nicht so schnell (so jedenfalls meine Einschätzung).

Das neue Outlook sieht dem schon länger bekannten Outlook im Web sehr ähnlich. Wie kommt man dahin?

Outlook im Web können Sie über www.outlook.office.com aufrufen. Anmelden, und schon sind Sie da.

Wollen Sie sich das neue Outlook in der Desktop-Version ansehen, betätigen Sie in der oberen rechten Ecke den Schieberegler. Wenn Sie ihn aktivieren und Outlook neu starten, sehen Sie die neue Oberfläche. 

Keine Sorge, Sie können das jederzeit wieder zurückstellen.

Mit dem Schieberegler auf das neue Outlook wechseln

Im Web: Besser mit Anlagen

Einen kleiner Unterschied zwischen dem neuen Outlook und dem im Web ist mir besonders aufgefallen: Bei Outlook im Web haben Sie in der Navigationsleiste ganz links zusätzlich noch ein Büroklammer-Symbol. 

Dahinter verbirgt sich die ausnehmend nützliche Übersicht über alle Outlook-Anlagen und der noch nützlichere Filter mit sehr nutzerfreundlicher Auswahl: Wir wissen vielleicht nicht, wie eine Datei genau heißt, die wir suchen. Aber dass es ein Excel-File ist, das wir letzte Woche bekommen haben, das wissen wir. 

Und genau so funktioniert der Filter. Sogar Bild-Dateien können gefiltert werden.

Nützlich: Anlagensuche bei Outlook im Web

Diese sehr nützliche Funktion fehlt in der neuen Desktop-App leider noch. Deshalb ist davon auszugehen, dass sie rasch nachgeliefert wird. 

Was jetzt schon gut ist: An den einzelnen E-Mails ist die Anlage mit Dateityp und Name sichtbar. Und von Bildern gibt es ein kleines Vorschaubild! Schon allein das ist für viele ein echter Gewinn. 

Erster Blick auf das neue Outlook

Es gibt noch viele andere nützliche neue Features, die entdeckt werden wollen. Hier eine kurze und unvollständige Liste meiner "Gewinne und Verluste" im Bereich der E-Mail-Bearbeitung:

Gewinne: Neue Funktionen und wichtige Handgriffe 

• Schnelle Aktionen direkt im Posteingang
  Direkt an der E-Mail können Funktionen für den schnellen Zugriff aufgerufen werden. Diese Liste lässt sich individuell konfigurieren. Hierfür waren Löschen, Archivieren, Antworten und Kennzeichnen meine Favoriten.
• Große Auswahl im Kontextmenü
  Mit einem Rechtsklick öffnet sich das Kontextmenü mit einer großen Auswahl an Funktionen. Die meisten sind wohlbekannt.
• Aktionen im Lesebereich
  Wird die E-Mail geöffnet, erscheint sie zunächst rechts im Lesebereich. Auch dort finden sich die Aktionen. Allerdings fehlen da wichtige Konnektoren, wie z.B. An OneNote senden und Mit Teams teilen. Aktivieren Sie diese über: Einstellungen | Alle Outlook Einstellungen | E-Mail | Aktionen anpassen.
• Oben anheften
  Kleines aber feines Highlight: eine E-Mail mittels Pinnnadel oben anheften. Auch das findet sich bei den Schnellen Aktionen.
• Erneut erinnern
  Diese Funktion entfernt eine E-Mail aus dem Posteingang und legt sie in den Ordner "Geplant".  Zum gewählten Zeitpunkt erscheint sie wieder oben und ungelesen im Posteingang. (Ob das aber wirklich ein nützlicher Gewinn ist? Es fördert auch die Bugwelle.)
• Senden planen
  Endlich funktioniert das vernünftig: eine E-Mail schreiben und später versenden (lassen). Im Fenster einer neuen E-Mail das Register Optionen | Senden planen. 
• E-Mail als Anlage weiterleiten
  Auch diese Funktion hat mir gefehlt. Jetzt ist sie als Option an der Schaltfläche Weiterleiten direkt anwählbar.
• E-Mail in Ordner verschieben: Ordner suchen
  Für alle, die viele Ablageordner haben: jetzt kann der Ordner über seinen Namen beim Verschieben direkt aufgerufen werden.
• Vorlagen
  Sieht gut aus und ist leicht zu finden: Im E-Mail-Fenster findet sich die Schaltfläche "Vorlagen" (übrigens auch in aktuellen klassischen Desktop-Versionen). Das sind allerdings keine echten Vorlagen, sondern nur Textbausteine. Doch als solche durchaus nützlich - und leicht zu finden. Schön dabei ist die Überschrift, die nicht in der E-Mail erscheint. Entfernen Sie die Beispiele und erstellen Sie Ihre eigenen Vorlagen mit Texten, die Sie immer mal wieder benötigen. Formatierte Inhalte können Sie über die Zwischenablage einfügen.

Vorlagen - auch schon in der aktuellsten Desktop-App

Verluste - das geht im neuen Outlook (noch) nicht

Das Ziel war, die Oberfläche schlanker und übersichtlicher zu gestalten. Deshalb sind natürlich auch Funktionen weggefallen. Hier ist eine Liste meiner persönlichen Verluste im Bereich der E-Mail-Bearbeitung ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

• Ansicht in Tabellenform mit Sortieroptionen (jetzt umständlicher)
• Bedingte Formatierung (Farben für Absender oder cc-E-Mails)
• Benutzerdefinierte Ansichten speichern
• Benutzerdefinierte Kennzeichnung bei der Nachverfolgung
• Nachverfolgung ausgehender E-Mails
• Antwortpfad einstellen
• Gesendetes Element speichern in
• Suchordner erstellen
• AutoKorrektur und AutoText
• Schnelltabellen
• QuickSteps mit Optionen (Vorgabetext) anlegen, es gehen nur noch einfache QuickSteps.
• Datei speichern unter
  weder im Format .msg noch im Format .oft
• .pst-Dateien öffnen
• IMAP oder POP 3-Konten einbinden

Es kann sein, dass Sie einige dieser Funktionen gar nicht vermissen, weil Sie sie ohnehin nicht genutzt haben. Dann geht es Ihnen wie den allermeisten Outlook-Usern. 

Es wurden Funktionen herausgenommen, um das Programm schneller und mobilfähiger zu machen. Also hat sich Microsoft daran orientiert, was genutzt wurde. 

Meiner Meinung nach wurden aber einige der Funktionen nicht verwendet, weil sie zuvor versteckt waren und nicht, weil sie nicht hilfreich gewesen wären. Deshalb finde ich es schade, dass sie rausgefallen sind. Vielleicht bin ich hier aber auch alleine. 

Fazit 

Mein Tipp: Wenn Ihnen die weggefallenen Funktionen nicht fehlen, steigen Sie schnell um. Denn es ist schon gut, was neu hinzugekommen ist. Was als übersichtlich oder angenehm empfunden wird, liegt ohnehin im Auge des Betrachters. Wenn Sie aber bei der "Verluste"-Liste hier und da "nee, oder???" gedacht haben, würde ich Ihnen raten, den Umstieg vorerst sein zu lassen.