Noch einmal E-Mail-Flut und was Teams dagegen tun können (Teil 2)

Wohin mit den E-Mails? Unlängst habe ich mich mit Kollegen über die Ablage von Dokumenten in der Firma unterhalten. Die Diskussion lief eigentlich ganz gut, bis ich sagte: "E-Mails gehören in die (gleiche) Ablage, wie alle anderen Dokumente auch." Der Rest der Runde ließ sich so zusammenfassen: "Wer meint, dass E-Mails in die Ablage gehören, verkennt die Situation. Wenn man die vielen E-Mails (auch noch) ablegen muss, kommt man gar nicht mehr zur eigentlichen Arbeit." In Teil 1 habe ich vorgerechnet, dass die Dokumentensuche per E-Mail zu viele Nachrichten erzeugt (/1/). In diesem Teil zeige ich, dass E-Mails auch nicht der beste Weg sind, um Aufgaben zu verteilen.

In Teil 1 haben wir gesehen, dass eine einfache Anfrage nach einem aktuellen Dokument zu 11 E-Mails führt. Wie sieht es bei einfachen Aufgabenzuweisungen aus? Meine Hypothese ist, dass Sie zu viele E-Mails bekommen, weil Sie kein besseres System haben, um Aufgaben zu verteilen. Beispiel: "Kannst Du bitte den Projektplan aktualisieren und ihn mir dann schicken?"

Rechnen wir diesen Fall durch.

Fall 2: Abstimmung von Aufgaben

Alice bittet Bob, den Projektplan zu aktualisieren und nimmt Charlie in cc.

• t0: Ausgangsituation, 1 Dokument.
  • Alice: 0 E-Mails, 1 Datei in der Ablage
  • Bob: 0 E-Mails
  • Charlie: 0 E-Mails
• t1: Alice an Bob: "Kannst Du bitte den Projektplan aktualisieren und ihn mir dann schicken?". Damit erzeugt Alice 6 Dokumente mehr.
  • Alice: 1 E-Mail und 1 Datei in der Outbox
  • Bob: 1 E-Mail und 1 Datei in der Inbox
  • Charlie: 1 E-Mail und 1 Datei in der Inbox
• t2: Bob an Alice, cc an Charlie: "Projektplan ist überarbeitet (siehe Anhang)." Auch Bob erzeugt mindestens 6 Dokumente mehr
  • Alice: 1 E-Mail und 1 Datei in der Inbox
  • Bob: 1 E-Mail und 1 Datei in der Outbox
  • Charlie: 1 E-Mail und 1 Datei in der Inbox

Auch hier sehen wir, dass eine einfache Anfrage zu 6 E-Mails und 5 weiteren Dokumenten führt. Die Anzahl erhöht sich, wenn die Kollegen länger brauchen, um sich abzustimmen.

Abbildung 1: Anzahl von E-Mails und Dateien in Fall 2

Was kann das Team tun?

Schätzen Sie mal für sich selbst ab, wie oft Sie solche E-Mails an Ihr Team schreiben (oder von ihm bekommen). Nehmen wir an, Alice, Bob und Charlie bekommen und senden pro Woche jeweils 100 E-Mails. Das sind zusammen 300 E-Mails. Jeder Fall tritt einmal am Werktag auf.

• Im Fall 1 hilft eine gemeinsame Ablage. Jeder weiß, wo die Dokumente liegen. Dies reduziert die Gesamtzahl um 55 Stück (5 Tage x 11 eingesparte E-Mails).
• Im Fall 2 braucht das Team eine gemeinsame Aufgabenliste und Routinen. Zum Beispiel sollte jeder einmal am Tag auf die Liste sehen. Die gemeinsame Liste und die Routine erspart dem Team 30 E-Mails (5 Tage x 6 eingesparte E-Mails).

Durch zwei Maßnahmen reduzieren die drei Kollegen die Anzahl von 300 auf 215. Alice, Bob und Charlie bekommen pro Woche 28% weniger E-Mails.

Vielleicht ist das auch etwas für Ihr Team. Ich weiß es nicht, denn jedes Team arbeitet anders. Handeln Sie, wenn Sie meinen, zu viele E-Mails von Ihren Kollegen zu bekommen. Vielleicht lohnt es sich, eine Zeit lang die E-Mails zu zählen, die Sie von Ihrem Team bekommen. Beobachten Sie die Zahl, nachdem Sie Regeln abgesprochen haben. Wenn die Zahl herunter geht, hatten Sie eine gute Idee. Wenn sich die Zahl nicht verändert, sollten Sie etwas anderes probieren.

Anmerkungen:

• /1/ Jan Fischbach: Noch einmal E-Mail-Flut und was Teams dagegen tun können (Teil 1), Teamworkblog, erschienen am 10. Dezember 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/12/noch-einmal-e-mail-flut-und-was-teams.html