Outlook - Wie Sie mit Hilfe der bedingten Formatierung auf einen Blick sehen, ob eine E-Mail direkt an Sie ist

Bekommen Sie mehr E-Mails als Ihnen lieb ist? Und steht Ihr Name häufig im "cc"-Feld? Wenn Sie das gleich hätten sehen können, hätten Sie schon vorher gewusst, dass diese E-Mail nicht Prio 1 sondern maximal 5 ist... Hier zeige ich Ihnen, wie Sie Outlook beibringen können, E-Mails, die Sie nur als "cc" erhalten auf den ersten Blick zu erkennen, genauso auch E-Mail, die alleine an Sie gerichtet sind. Das Stichwort heißt "Bedingte Formatierung" (bei Outlook 2007 "Automatische Formatierung"). Außerdem können Sie sich auch E-Mails, die von einem bestimmten Absender kommen oder bestimmte Schlüsselwörter enthalten, kenntlich machen.
Hier ist der Weg:

(1) Ansicht

(2) Ansichtseinstellungen (leider im Bild etwas abgeschnitten)

(3) Bedingte Formatierung

Wir brauchen eine neue Bedingte Formatierung, daher

(4) Hinzufügen

(5) Vergeben Sie einen Namen, z.B. "in Kopie"

(6) Wählen Sie die Schriftart - ich habe einfach Grau eingestellt.

(7) Klicken Sie auf Bedingung...

Hier wird defieniert, wann genau die E-Mail in Grau erscheinen soll.

Möglichkeit 1 im Register "Nachrichten":

Aktivieren sie das Kontrollkästchen "In denen ich" und wählen Sie in Drop-Down-Feld -"mit weiteren Empfängern auf der cc Zeile stehe"

Möglichkeit 2 im Register "Erweitert" (kleiner roter Kasten im Bild oben):

Wählen Sie "Feld" - Adressfelder - cc

Bedingung "enthält"

Wert "IHR NAME"

Klicken Sie dann auf "Zur Liste hinzufügen"

Vorteil bei Möglichkeit 2 ist eine höhere Flexibilität, wenn z.B. Sie in Ihrem Postfach E-Mails mit verschiedenen E-Mail-Adressen zusammen erhalten.

So sehen Sie schon beim Posteingang, ehe Sie die Mail anfassen, ob Sie der eigentliche Empfänger sind oder nicht.

Wie Sie sehen, gibt es noch viele weitere Mögllichkeiten der Bedingungen. "in Kopie" ist eine besonders beliebte. Die Einstellung bezieht sich allerdings nur auf die Ansicht dieses Ordners. Wenn die E-Mail anderswohin verschoben wird, sieht sie wieder "normal" aus. Ich verwende diese Einstellung ausschließlich im Posteingangsordner.

Darüber hinaus

Die vorgestellte Technik hilft Ihnen wirkungsvoll, mit zuvielen E-Mails im Posteingang zurecht zu kommen. Aber beobachten Sie einmal: Wie viele E-Mails tragen im Betreff ein "RE:" oder ein "AW:"? Diese sind alle das Echo Ihres eigenen Outputs. Haben Sie selbst das Medium E-Mail immer im richtigen Kontext benutzt?
Wieviel Ihres Posteingangs sind Weiterleitungen von Kollegen? Alternativ dazu wäre ein gemeinsamer Ablageordner eine Methode, diese E-Mails gar nicht erst schreiben oder empfangen zu müssen. Jan hat gute Empfehlungen zum Thema zusammengetragen /1/
Üben Sie sich selbst in "E-Mail-Vermeidung", ganz besonders in der hausinternen Kommunikation.

/1/

Jan Fischbach: E-Mail-Regeln gegen den E-Mail-Wahnsinn, Teamworkblog, erschienen am 26. März 2013, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2013/03/e-mail-regeln-gegen-den-e-mail-wahnsinn.html

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Selbstbewertungsfragen für den Alltag in Arbeitsgruppen aus Sicht von Mitarbeitenden

Welche Fragen können wir Mitarbeiter:innen stellen, um herauszufinden, ob agiles Arbeiten wirkt? Es gibt bereits eine Menge an Fragebögen. Aber ich bin nicht immer zufrieden damit.

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Agile Sternbilder: Die Entdeckung kosmischer Agilitäts-Superkräfte

Hast du dich je gefragt, ob dein Sternzeichen deine Fähigkeiten in einer agilen Arbeitsumgebung beeinflusst? In diesem Blogpost tauchen wir ein in die faszinierende Welt der Astrologie und ihre mögliche Verbindung zu modernen Arbeitsweisen. Entdecke, wie die Sterne deine agilen Stärken prägen könnten. Ob überzeugter Agilist oder neugieriger Sternzeichenliebhaber – dieser Artikel kann dir neue Perspektiven eröffnen und vielleicht sogar dein nächstes Teamprojekt inspirieren!

Microsoft Lists: mit Forms und Power Apps komfortabel mobil arbeiten

In meinem Kundenkreis sind viele Menschen, die den Arbeitsalltag nicht vorwiegend auf dem Bürostuhl sitzend verbringen, sondern "draußen" unterwegs sind. Vielleicht in Werkstätten oder im Facility-Management. Es ist so wichtig, dass die Schnittstellen zu den Abläufen im Büro gut abgestimmt sind. Microsoft 365 hat so einiges im Baukasten, man muss es nur finden und nutzen. In diesem Artikel spiele ich ein Szenario durch, das auf Microsoft Lists, Forms und - für die Ambitionierteren - Power Apps setzt.

Scrum und Hardware: Es kommt auf die Basics an

Man kann Hardwareprodukte agil entwickeln. Zum einen kommt Scrum aus der Hardwareentwicklung. Die Softwerker haben die Hardwarekonzepte auf ihre Situation übertragen. Zum anderen hat Hardwareentwicklung heute ganz viel mit Software zu tun. Gerade in frühen Phasen kann man sich mit Simulationen noch viele Wege offen halten und mehrere Pfade parallel verfolgen. In diesem Beitrag empfehle ich eine Podcastfolge und ein Buch, für alle, die mit der Geschwindigkeit ihrer Hardwareentwicklung nicht zufrieden sind.

Wie Agilität den Kundennutzen steigert - Einige Argumente für Berater:innen

In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit fragen sich viele, ob agile Beratung noch eine Zukunft hat. Die Antwort liegt in der konsequenten Orientierung am Kundennutzen. Qualität setzt sich durch, wenn sie messbare Verbesserungen bei Umsatz, Kosten und Leistungsfähigkeit bewirkt, anstatt sich in Methoden und zirkulären Fragen zu verlieren. Dieser Artikel zeigt, wie agile Beratung nachhaltige Veränderungen in Unternehmen schafft und warum gerade jetzt gute Berater:innen gebraucht werden, um Organisationen widerstandsfähiger zu machen.

Prozessorientierte Dokumentation - Wie geht das?

Bestimmte Softwareprodukte brauchen eine Dokumentation, damit neue Anwender:innen schnell lernen, wie sie mit der Software arbeiten können. Aber wie entsteht diese Dokumentation? Wie lange dauert das?

Warum eine Agile Transformation keine Reise ist

Die agile Transformation wird oft als eine Reise beschrieben. Doch dieser Vergleich kann viele Unternehmen in die Irre führen oder Bilder von unpassenden Vergleichen erzeugen. Transformationen sind keine linearen Prozesse mit einem klaren Ziel, sondern komplexe und dynamische Entwicklungen. Dieser Artikel zeigt, warum Agilität kein Weg mit einem festen Endpunkt ist.

Warum bringen Warum-Fragen so wenig?

Frust! Wieder gibt's am Ende des Meetings keine Lösungen, sondern nur Diskussionen darüber, wer was warum verbockt hat. Wieder geht nichts voran. Warum passiert uns das immer wieder? (Ha! Da ist sie wieder, die Warum-Frage.)

Das Teamwork-Blog

Dieses Blog durchsuchen