Direkt zum Hauptbereich

Outlook - Wie Sie mit Hilfe der bedingten Formatierung auf einen Blick sehen, ob eine E-Mail direkt an Sie ist


Bekommen Sie mehr E-Mails als Ihnen lieb ist? Und steht Ihr Name häufig im "cc"-Feld? Wenn Sie das gleich hätten sehen können, hätten Sie schon vorher gewusst, dass diese E-Mail nicht Prio 1 sondern maximal 5 ist... Hier zeige ich Ihnen, wie Sie Outlook beibringen können, E-Mails, die Sie nur als "cc" erhalten auf den ersten Blick zu erkennen, genauso auch E-Mail, die alleine an Sie gerichtet sind. Das Stichwort heißt "Bedingte Formatierung" (bei Outlook 2007 "Automatische Formatierung"). Außerdem können Sie sich auch E-Mails, die von einem bestimmten Absender kommen oder bestimmte Schlüsselwörter enthalten, kenntlich machen.
Hier ist der Weg:

(1) Ansicht 
(2) Ansichtseinstellungen (leider im Bild etwas abgeschnitten)
(3) Bedingte Formatierung

Wir brauchen eine neue Bedingte Formatierung, daher

(4) Hinzufügen
(5) Vergeben Sie einen Namen, z.B. "in Kopie"
(6) Wählen Sie die Schriftart - ich habe einfach Grau eingestellt.
(7) Klicken Sie auf Bedingung...

Hier wird defieniert, wann genau die E-Mail in Grau erscheinen soll.

Möglichkeit 1 im Register "Nachrichten":

Aktivieren sie das Kontrollkästchen "In denen ich" und wählen Sie in Drop-Down-Feld -"mit weiteren Empfängern auf der cc Zeile stehe"













Möglichkeit 2 im Register "Erweitert" (kleiner roter Kasten im Bild oben):

Wählen Sie "Feld" - Adressfelder - cc
Bedingung "enthält"
Wert "IHR NAME"
Klicken Sie dann auf "Zur Liste hinzufügen"
Vorteil bei Möglichkeit 2 ist eine höhere Flexibilität, wenn z.B. Sie in Ihrem Postfach E-Mails mit verschiedenen E-Mail-Adressen zusammen erhalten.
So sehen Sie schon beim Posteingang, ehe Sie die Mail anfassen, ob Sie der eigentliche Empfänger sind oder nicht.

 Wie Sie sehen, gibt es noch viele weitere Mögllichkeiten der Bedingungen. "in Kopie" ist eine besonders beliebte. Die Einstellung bezieht sich allerdings nur auf die Ansicht dieses Ordners. Wenn die E-Mail anderswohin verschoben wird, sieht sie wieder "normal" aus. Ich verwende diese Einstellung ausschließlich im Posteingangsordner.

Darüber hinaus

Die vorgestellte Technik hilft Ihnen wirkungsvoll, mit zuvielen E-Mails im Posteingang zurecht zu kommen. Aber beobachten Sie einmal: Wie viele E-Mails tragen im Betreff ein "RE:" oder ein "AW:"? Diese sind alle das Echo Ihres eigenen Outputs. Haben Sie selbst das Medium E-Mail immer im richtigen Kontext benutzt?
Wieviel Ihres Posteingangs sind Weiterleitungen von Kollegen? Alternativ dazu wäre ein gemeinsamer Ablageordner eine Methode, diese E-Mails gar nicht erst schreiben oder empfangen zu müssen. Jan hat gute Empfehlungen zum Thema zusammengetragen /1/
Üben Sie sich selbst in "E-Mail-Vermeidung", ganz besonders in der hausinternen Kommunikation.


/1/

Jan Fischbach: E-Mail-Regeln gegen den E-Mail-Wahnsinn, Teamworkblog, erschienen am 26. März 2013, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2013/03/e-mail-regeln-gegen-den-e-mail-wahnsinn.html

Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Wie lassen sich Ergebnisse definieren? - Drei Beispiele (WBS, CBP und BDN)

Ich habe schon darüber geschrieben, warum das Definieren von Ergebnissen so wichtig ist. Es lenkt die Aufmerksamkeit des Projektteams auf die eigentlichen Ziele. Aber was sind eigentlich Projektergebnisse? In diesem Beitrag stelle ich drei Methoden vor, um leichter an Ergebnisse zu kommen.

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Kleine Organisationsveränderungen, die direktes Feedback erzeugen

Große Veränderungen sind in einer Organisation schwer zu messen. Oft liegt zwischen Ursache und Wirkung ein langer Zeitraum, sodass die Umsetzer:innen nicht wissen, was genau gewirkt hat. Hier ist eine Liste mit kleinen Maßnahmen, die schnell etwas zurückmelden.

Schuld war gestern – Verantwortung ist heute

Wer hat's verbockt? Die klassische Frage. Und doch  hilft sie selten wirklich weiter – schon gar nicht, wenn es um echte, erfolgreiche Zusammenarbeit geht. Was stattdessen tun? Mehr Verantwortung übernehmen.

Wie Agilität den Kundennutzen steigert - Einige Argumente für Berater:innen

In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit fragen sich viele, ob agile Beratung noch eine Zukunft hat. Die Antwort liegt in der konsequenten Orientierung am Kundennutzen. Qualität setzt sich durch, wenn sie messbare Verbesserungen bei Umsatz, Kosten und Leistungsfähigkeit bewirkt, anstatt sich in Methoden und zirkulären Fragen zu verlieren. Dieser Artikel zeigt, wie agile Beratung nachhaltige Veränderungen in Unternehmen schafft und warum gerade jetzt gute Berater:innen gebraucht werden, um Organisationen widerstandsfähiger zu machen.

Warum eine Agile Transformation keine Reise ist

Die agile Transformation wird oft als eine Reise beschrieben. Doch dieser Vergleich kann viele Unternehmen in die Irre führen oder Bilder von unpassenden Vergleichen erzeugen. Transformationen sind keine linearen Prozesse mit einem klaren Ziel, sondern komplexe und dynamische Entwicklungen. Dieser Artikel zeigt, warum Agilität kein Weg mit einem festen Endpunkt ist.

Teamleitungen gesucht

Was macht Teams erfolgreich? Kann man das lernen? Ab Herbst starten unsere Kurse für aktuelle und künftige Teamleitungen. Jetzt gibt es die Gelegenheit, den Kurs zu testen.

Nachschau zum Lean Coffee-Spezial "Agil einfach machen" (Interaktive Buchvorstellung)

Bei unserem Lean Coffee-Spezial Ende Mai waren wir von Lean Coffee Karlsruhe/Frankfurt Zeugen einer Buchvorstellung, doch nicht nur das – natürlich gab es auch einen nicht unbeträchtlichen Anteil an eigener Aktion, denn bei unseren Spezialterminen ist traditionell „Teilgabe“ angesagt. Das Autorenduo Christian Baron und Janick Oswald zeigte uns, was es mit „Agil einfach machen“ auf sich hat.  

Ent-Spannen statt Platzen: Erste Hilfe für mehr Vertrauen und Resilienz im Team

Zwei Themen die mir in den letzten Wochen immer wieder über den Weg laufen sind Vertrauen und Resilienz. Vertrauen als das Fundament für gemeinsame Zusammenarbeit und Resilienz als die Fähigkeit, Herausforderungen, Stress und Rückschläge zu bewältigen und gestärkt daraus hervorzugehen.  In dem Blogpost möchte ich ein paar Erste-Hilfe Interventionen teilen, die zu mehr Vertrauen und Resilienz im Team führen können - gerade wenn die Emotionen hochkochen und es heiss her geht im Team. Die „Mist-Runde“: Ärger Raum geben. In konfliktbeladenen oder belasteten Teams kann es eine große Herausforderung sein, eine offene Kommunikation und ein respektvolles Miteinander zu fördern. Eine einfache, aber äußerst effektive Methode, um Spannungen abzubauen, ist die „Mist-Runde“ . Diese Intervention, die ich zuerst bei Veronika Jungwirth und Ralph Miarka kennengelernt habe, gibt den Teilnehmern einen geschützten Raum, in dem sie ihre Frustrationen und negativen Gedanken ohne Zensur äußern können un...