Gestern (am 25.03.2013) brachte das heute journal einen Beitrag über den E-Mail-Wahnsinn (/1/). Jetzt hat es das Thema von der Titelseite (siehe Handelsblatt-Ausgabe vom 27.11.2012, /2/) bis in die Hauptnachrichtensendung eines großen Fernsehsenders geschafft. Unserer Erfahrung nach können Teams den Wahnsinn schon mit ein paar gemeinsamen Regeln eindämmen. Hier ist unser Vorschlag für E-Mail-Regeln als Grundlage für Ihre Diskussion in Ihrem Team.
Keine Frage: Ist ist sicher an der Zeit unseren laxen Umgang mit E-Mails zu hinterfragen. Zu schnell greift man zur Tastatur, um mal eben ein paar Zeilen zu schreiben. Wer E-Mails schreibt, klaut dem Empfänger Zeit und Aufmerksamkeit. Überlegen Sie, ob die E-Mail das wert ist.
Ich bin versucht zu sagen: "Schreibt weniger E-Mails." Aber das ist nicht der Punkt. Bitte schreiben Sie anders E-Mails. Ein großer Stressfaktor ist, dass E-Mails unklare Aufgaben und Entscheidungen enthalten. Deshalb kommt hier unser Vorschlag für E-Mail-Regeln.
zu 1: Je mehr Themen eine E-Mail behandelt, desto länger es, bis man die E-Mail abhaken kann. D. h. sie kann nicht eher abgelegt werden, bis das letzte Thema abgeschlossen ist.
zu 2: Mit jedem Empfänger vervielfacht sich die Zahl der Dokumente und Nachrichten. Das habe ich ja schon mal ausgerechnet (/3/). Nehmen Sie nicht ständig Leute in CC.
zu 3: Marken im Betreff machen dem Empfänger klar, was er tun muss. Die Klammern sorgen dafür, dass beim Sortieren nach Betreff die Aufgaben am Anfang der Liste stehen. Stimmen Sie Ihre eigenen Marken im Team ab. Für Projekte brauchen Sie vielleicht noch (OP) für offene Punkte.
zu 4: Mit der eindeutigen Bezeichnung helfen Sie dem Empfänger die E-Mail abzulegen und zu suchen.
zu 5: Wenn Sie ein Dokument per E-Mail an einen Empfänger schicken, vervierfacht es sich (siehe /3/). Außerdem kann der Empfänger nicht sicher sein, ob er tatsächlich die aktuelle Version hat. Verschicken Sie lieber Links auf eine gemeinsame Ablage (Fileserver im Unternehmen, Dropbox, Box.net etc. /4/). Wie Sie die Ordner organisieren, haben wir ja auch schon beschrieben (/5/).
zu 6: Die (TODO)-Regel ist hilfreich, wenn Sie kein gemeinsames Aufgabensystem haben. Besser ist jedoch, wenn Sie eine gemeinsame Excel-Liste auf einem Server, eine Liste in JIRA oder ein Taskboard im Büro dafür nutzen, um Aufgaben abzustimmen.
Keine Frage: Ist ist sicher an der Zeit unseren laxen Umgang mit E-Mails zu hinterfragen. Zu schnell greift man zur Tastatur, um mal eben ein paar Zeilen zu schreiben. Wer E-Mails schreibt, klaut dem Empfänger Zeit und Aufmerksamkeit. Überlegen Sie, ob die E-Mail das wert ist.
Ich bin versucht zu sagen: "Schreibt weniger E-Mails." Aber das ist nicht der Punkt. Bitte schreiben Sie anders E-Mails. Ein großer Stressfaktor ist, dass E-Mails unklare Aufgaben und Entscheidungen enthalten. Deshalb kommt hier unser Vorschlag für E-Mail-Regeln.
E-Mail-Regeln
- Eine E-Mail - ein Thema.
- So wenig Empfänger wie möglich.
- Um dem Empfänger die Arbeit zu erleichtern werden folgende "Hundemarken" vor den Betreff gesetzt:
- (INFO) Diese E-Mail ist nur zur Informationen. Keine Aktion nötig
- (TODO) oder (TODO-EILT) Diese E-Mail enthält eine Aufgabe bzw. eine Aufgabe, die noch am gleichen Tag erledigt werden muss
- (DONE) Die Aufgabe wurde erledigt.
- (FRAGE) Diese E-Mail enthält eine Frage.
- E-Mails sollten einen eindeutigen Vorgangsnamen, Projektnamen, Ticketnummer, Aktenzeichen o. ä. enthalten.
- Nutzen Sie eine gemeinsame Ablage für Dokumente statt Dokumente per E-Mail zu verschicken.
- Nutzen Sie ein gemeinsames Aufgabensystem, statt Aufgaben per E-Mail zu verschicken.
Erläuterungen zu den Regeln
zu 1: Je mehr Themen eine E-Mail behandelt, desto länger es, bis man die E-Mail abhaken kann. D. h. sie kann nicht eher abgelegt werden, bis das letzte Thema abgeschlossen ist.
zu 2: Mit jedem Empfänger vervielfacht sich die Zahl der Dokumente und Nachrichten. Das habe ich ja schon mal ausgerechnet (/3/). Nehmen Sie nicht ständig Leute in CC.
zu 3: Marken im Betreff machen dem Empfänger klar, was er tun muss. Die Klammern sorgen dafür, dass beim Sortieren nach Betreff die Aufgaben am Anfang der Liste stehen. Stimmen Sie Ihre eigenen Marken im Team ab. Für Projekte brauchen Sie vielleicht noch (OP) für offene Punkte.
zu 4: Mit der eindeutigen Bezeichnung helfen Sie dem Empfänger die E-Mail abzulegen und zu suchen.
zu 5: Wenn Sie ein Dokument per E-Mail an einen Empfänger schicken, vervierfacht es sich (siehe /3/). Außerdem kann der Empfänger nicht sicher sein, ob er tatsächlich die aktuelle Version hat. Verschicken Sie lieber Links auf eine gemeinsame Ablage (Fileserver im Unternehmen, Dropbox, Box.net etc. /4/). Wie Sie die Ordner organisieren, haben wir ja auch schon beschrieben (/5/).
zu 6: Die (TODO)-Regel ist hilfreich, wenn Sie kein gemeinsames Aufgabensystem haben. Besser ist jedoch, wenn Sie eine gemeinsame Excel-Liste auf einem Server, eine Liste in JIRA oder ein Taskboard im Büro dafür nutzen, um Aufgaben abzustimmen.
Sprechen Sie Regeln im Team ab
Nehmen Sie unsere Regeln als Grundlage für Ihre eigenen Ideen. Das Team organisiert sich selbst. Bringen Sie das Thema doch bei der nächsten Team-Sitzung auf die Tagesordnung. Seien Sie geduldig, wenn es nicht so schnell geht. Aber bleiben Sie dran (/6/). Durch diese Regeln kann man die Anzahl der internen E-Mails deutlich reduzieren (30 bis 50 % weniger E-Mails).
Unsere Leserinnen und Leser freuen sich über weitere guten Ideen und Links zum Thema E-Mail-Regeln. Bitte schreiben Sie dazu einen Kommentar zu diesem Beitrag.
Sie wollen mehr über die gemeinsame Ablage lernen? Dazu gibt es eine Überblicksseite, die wichtige Artikel aus diesem Blog in eine Reihenfolge bringt.
Anmerkungen
- /1/ Zweites Deutsches Fernsehen: Schutz vor E-Mail-Flut, Beitrag im heute journal vom 25.03.2013, Minute 17:32, abrufbar unter http://www.zdf.de/ZDFmediathek#/beitrag/video/1869540/ZDF-heute-journal-vom-25-M%C3%A4rz-2013
- /2/ C. Kapalschinski, J. Münchrath, M. Schröder: "Der E-Mail-Wahnsinn", erschienen im Handelsblatt am 27.11.2012, http://www.handelsblatt-shop.com/downloads/der-e-mail-wahnsinn-p4339.html
- /3/ Jan Fischbach: Noch einmal E-Mail-Flut und was Teams dagegen tun können (Teil 1), Teamworkblog, erschienen am 10. Dezember 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/12/noch-einmal-e-mail-flut-und-was-teams.html
- /4/ Die Website cloudsider hilft bei der Auswahl von Online-Speicherplatz: http://www.cloudsider.com
- /5/ Jan Fischbach: Zusammenarbeit über Datei-Ordner flexibel koordinieren - Ablage im Team für Vertriebsprojekte, Teamworkblog, erschienen am 08. Oktober 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/10/zusammenarbeit-uber-datei-ordner.html
- /6/ Gegen Einwurf großer Scheine übernehmen wir das natürlich gern :-) Machen Sie einen Termin mit balanceX. Wir bieten Workshops für diese Themen an.
"Hundemarke"; "Marke"; "Stempel" - die Begriffe in Klammern sind einfach und nützlich. Haben aber leider noch keinen Namen. Ich schlage hier "Indexwort" dafür vor. Denn es zeigt an was drin ist.
AntwortenLöschenDeine Vorschläge zur Eindämmung der E-Mail-Belastung finde ich gut. Skeptischer bin ich, was ihre Umsetzungsmöglichkeiten in unseren Teams betrifft. "Bringen Sie das Thema auf die nächste Teamsitzung." Schön wär's, wenn das so einfach ginge.
AntwortenLöschenStell dir das mal praktisch vor. Wöchentliches Teammeeting. Du sagst, du hättest Vorschläge für normierte Betreffzeilen in E-Mails. Dein Vorgesetzter schaut dich an, als kämst du vom Mars. Sanft wird seine Stimme: "Lieber Jan, wir reden gerade über deb Rückstand im Projekt Eggebrecht und Partner und wir wir den wuppen können. Was hat das mit Betreffzeilen in E-Mails zu tun bitte sehr?"
In Bezug auf E-Mails herrscht die Ratgeberliteraturphilosophie: Jeder Einzelne muss klarkommen, jeder Einzelne sucht nach Tipps und Tricks, die ihm persönlich helfen und einen Vorteil gegenüber den anderen verschaffen. Ihm persönlich. Beim eigenen Klarkommen. Nicht dem Team.