E-Mails müssen DOCH abgelegt werden

Im Netz tauchten in letzter Zeit Beiträge auf, die sich gegen das Ablegen von E-Mails aussprechen. Wenn man nur den individuellen Umgang mit elektronischen Nachrichten betrachtet, ist das auch in Ordnung. Aber E-Mails lösen Prozesse aus und steuern Vorgänge. Teams müssen diese Vorgänge bearbeiten und abschließen. Wenn E-Mails in persönlichen Postfächern verwaltet werden, erhöht sich der Koordinationsaufwand. Deswegen folgt hier mein Plädoyer für das Ablegen von E-Mails in einer gemeinsamen Ablage.

Ich möchte keine gut gemeinte Ratschläge geben, wie jemand mit seinen persönlichen E-Mails umgeht. Während mein Postfach bei der Arbeit immer aufgeräumt (und ziemlich leer) ist, enthält mein GMail-Postfach momentan 5.760 Nachrichten (unsortiert, keine Ordner, keine Labels). Diese E-Mails zu sortieren und abzulegen kostet mich zuviel Zeit. Dazu passen die Beiträge von Stephan List (/1/), Michael Linenberger (/2/) und Dave Johnson (/3/).

Forscher von IBM Research haben sich die Mühe gemacht, 345 Anwender längere Zeit im Umgang mit E-Mails zu beobachten (/4/). Sie haben dabei über 85.000 Einzelaktionen ausgewertet. Auch sie kommen zu dem Schluss, dass es Zeitverschwendung sei, E-Mails in (E-Mail-) Ordnern abzulegen.

Bin ich mit meinem Ablagefimmel vielleicht auf der falschen Spur?

Ich denke nicht, denn in dieser IBM-Studie gibt es in der Zusammenfassung (/4, PDF-Seite 9/) einen interessanten Wunsch zur Verbesserung von E-Mail-Programmen (und Wünsche passen ja zur Jahreszeit):

One could use clustering techniques from machine learning to organize the inbox into ‘superthreads’ by combining multiple threads with overlapping topics, using techniques similar to [Automatically classifying emails into activities].

Das bedeutet, dass alle E-Mails, die zu bestimmten Aktivitäten (besser zu bestimmten Vorgängen) gehören, auch zusammen angezeigt werden. Das E-Mail-Programm soll damit den Kontext aufbereiten. Hah, also brauchen wir wohl doch eine Klammer um E-Mails.

Wenn eine solche Klammer fehlt und auch noch mehrere Personen an einem Vorgang arbeiten, beschäftigt sich das Team überwiegend damit, den aktuellen Status und die offenen Aufgaben herauszufinden. Man kann das ganze noch verschlimmern, indem man mehrere Systeme nutzt: Ticketing-System für Kundenaufträge, persönliche Postfächer, persönliche Ablage für Word- oder Excel-Dokumente, ggf. ein Teamlaufwerk. Das bedeutet, dass Sie in vier Systemen nach einer bestimmten Information suchen müssen.

Wenn Sie in einem System nichts finden, hoffen Sie im anderen System fündig zu werden. Und wenn Sie eine Information gefunden haben, sind sie nicht sicher, ob das wirklich die aktuelle Version ist. Was machen Sie? Sie rufen die Kollegen an oder bitten per E-Mail um Hilfe (/5/).

Wundern Sie sich noch, dass Sie zu nichts mehr kommen?

Also bitte: E-Mails raus aus den persönlichen Postfächern und rein in die gemeinsame Ablage zu den anderen Dateien (/8/).

Was hat das Team davon?

• Jeder spart Zeit, weil er nur an einem Ort suchen muss.
• Wenn ich selbst den Status erfahren will, lese ich mir einfach die letzten E-Mails durch, die abgelegt wurden. Dann muss auch keine eine Statusliste führen.
• Die offenen Punkte stehen in einer Datei zum Vorgang. Man kann sich selbst die nächsten Aufgaben holen und muss nicht auf die nächste Besprechung warten.

Sie brauchen natürlich eine gute Ordnerstruktur und Absprachen im Team. Wenn Sie lernen möchten, wie das geht, lesen Sie zum Beispiel das Buch von Wolf zur prozessorientieren Ablage (/9/). Naja, gegen Beratungsaufträge (www.commonsenseteam.de) wehren wir uns sicher nicht :-).

Anmerkungen

• /1/ Stephan List: "Wie legen Sie Ihre E-Mails ab?", ToolBlog, erschienen am 17.12.2012, abrufbar unter http://www.toolblog.de/2012/12/wie-legen-sie-ihre-e-mails-ab/
• /2/ Michael Linenberger: "Confirmed: Better to Not File E-mail", Michael Linenberger's Blog, erschienen am 14.12.2012, abrufbar unter http://michaellinenberger.com/blog/confirmed-better-to-not-file-e-mail/
• /3/ Dave Johnson: "For better productivity, stop organizing email", CBS News, erschienen am 13.12.2012, abrufbar unter http://www.cbsnews.com/8301-505143_162-57558144/for-better-productivity-stop-organizing-email/
• /4/ Steve Whittaker, Tara Matthews, Julian Cerruti, Hernan Badenes, John Tang: "Am I wasting my time organizing email? A study of email refinding", Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems, Pages 3449-3458, abrufbar unter http://people.ucsc.edu/~swhittak/papers/chi2011_refinding_email_camera_ready.pdf
• /5/ Was das an zus. Nachrichten bedeutet habe ich ja schon ausgerechnet (/6/, /7/).
• /6/ Jan Fischbach: Noch einmal E-Mail-Flut und was Teams dagegen tun können (Teil 1), Teamworkblog, erschienen am 10. Dezember 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/12/noch-einmal-e-mail-flut-und-was-teams.html
• /7/ Jan Fischbach: Noch einmal E-Mail-Flut und was Teams dagegen tun können (Teil 2), Teamworkblog, erschienen am 17. Dezember 2012, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2012/12/noch-einmal-e-mail-flut-und-was-teams_17.html
• /8/ Das Ablehnen der E-Mail-Ablage hat seine Ursache in einer individualistischen Sichtweise. ICH finde ja alles. Aber wenn ein TEAM zusammen arbeitet, muss jemand an die Teamprozesse denken.
• /9/ Steinbrecher, Wolf ; Müll-Schnurr, Martina: Prozessorientierte Ablage : Dokumentenmanagement-Projekte Zum Erfolg Führen. Praktischer Leitfaden Für Die Gestaltung Einer Modernen Ablagestruktur. Berlin: Springer DE, 2014. http://www.amazon.de/Prozessorientierte-Ablage-Dokumentenmanagement-Projekte-Praktischer-Ablagestruktur/dp/3834903264/