Direkt zum Hauptbereich

Notiz und Diskussion zur E-Mails in Outlook

"Dann schreibe ich mir halt selbst eine E-Mail..." Das ist ein Lösungsansatz, den ich bei der Frage nach "best practices" im Umgang mit elektronischer Nachrichtenflut gar nicht gerne höre. Es gibt praktisch immer eine bessere, passendere, sinnvollere Lösung. "Wenn man nur einen Hammer hat, sieht alles wie ein Nagel aus" heißt es vollkommen zu Recht. Manches Mal bräuchte man einfach einen "Notizzettel" der einer Nachricht oder Unterhaltung in Outlook zugeordnet ist. Es gibt eine solche kleine aber feine Funktion:

Natürlich gibt es die Post-it-ähnlichen Notizen, aber die sind ja nicht einer Unterhaltung zuzuordnen, man kann sie allenfalls in einen Ordner mit ablegen, oder?

Es gibt eine einfache aber praktisch unbekannte Funktion - diese ist auch nur mit einer Tastenkombination zu erreichen: Strg + T

Wenn Sie eine E-Mail markiert haben, und diesen Shortcut benutzen, erstellen Sie eine Öffentliche Nachricht.

Strg + T für eine neue Öffentliche Nachricht



Diese Nachricht wird in demselben Ordner bereitgestellt wie die E-Mail und derselben Unterhaltung zugeordnet. Die Nachricht erhält einen eigenen Betreff. Das ist gut und richtig so. Denn es ist ja eine Information über die E-Mail.

Öffnet ein Kollege diese Notiz und möchte darauf antworten, befinden Sie sich in einem "Diskussionsthread".



Antworten auf Öffentliche Nachricht


Öffentliche Nachricht oder E-Mail?


"Warum soll ich das tun? Was ist daran besser, als eine E-Mail zu schreiben?" fragen Sie sich vielleicht. Lassen Sie mich mit einem Papiervergleich antworten. Sven, Paul und Marie arbeiten im selben Bereich eines Unternehmes.



Sven könnte, wenn er den Kollegen etwas mitteilen will, ein Memo schreiben, es zweimal kopieren und  auf die Schreibtische legen (lassen). Dann gibt es das Blatt dreimal (vergleichbar ist es bei E-Mail).

Alternativ kann er auch das Blatt an einen Platz  hängen, an dem ohnehin die Informationen zu diesem Thema gesammelt werden. Dann ist die Info da, wenn man sich damit beschäftigt und bildet keinen Stapel auf den Schreibtischen.

Um beim Blatt zu bleiben: Wenn Sven dort seinen Kommentar draufgeschrieben hat, kann Marie einfach einen Stift nehmen und den ihren dazuschreiben. Ohne allen wieder Memos zu kopieren.

Die Öffentliche Nachricht entspricht dem in den Ordner eingehefteten Blatt. Die E-Mails entsprechen natürlich den kopierten Memos. Dei Öffentliche Nachricht produziert erheblich weniger Datenmüll und ist mehr Pull- als Push-Prinzip. Das heißt die Information steht zur Verfügung, wenn man sich mit dem Thema beschäftigt und begegnet den Kollegen nicht ungebeten.

Zugegeben, es gibt mittlerweile Collaborationstools, die das viel komfortabler erledigen, aber diese Funktion ist "an Bord" und funktioniert einwandfrei.




Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

E-Mail-Vorlagen gemeinsam nutzen (Outlook)

Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Das neue Outlook - One Outlook - erster Eindruck

Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks . 

Widerstand: ein Geschenk in hässlicher Verpackung? 6 Impulse für einen konstruktiven Umgang

"Widerstand gegen Veränderungen ist ein Geschenk in hässlicher Verpackung." Dieser Satz meines geschätzen Co-Creators Matthias Pahl, hat mich ins nachdenken gebracht.  Widerstand soll ein Geschenk sein? Fühlt sich häufig nicht so an oder?  These:  Hinter Widerständen steckt eine innere Logik. Widerstand möchte etwas schützten, etwas stabilisieren und im Gleichgewicht halten. So irrational der Widerstand daher kommen mag. Er erfüllt einen Zweck, der verstanden werden will.  In diesem Blogartikel biete ich Ihnen 6 Impulse an, die einen versöhnlichen Blick auf Widerstände gegen Veränderungen legen und Lösungsansätze bieten sollen. 1. Widerstand erfüllt einen Zweck & folgt eigenen Wertevorstellungen & Handlungslogiken Hinter dem Widerstand stecken oft Ängste, wie Kontrollverlust oder das Infragestellen der eigenen Kompetenzen. Auch das Festhalten an Bewährtem und Zweifel am Nutzen der Veränderungen spielen häufig eine Rolle. Diese wollen verstanden und respektiert werden.

Das Ubongo Flow Game

Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.

Outlook-Aufgabenliste: bitte nicht die Aufgaben des ganzen Teams!

Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?

Microsofts Wolkenkuckucksheim - Mein Erklärmodell für SharePoint, Teams, OneDrive und OneNote

"Was ist eigentlich der Unterschied zwischen OneDrive, OneNote und SharePoint?" Diese Frage wird mir mir schon seit meinen ersten Workshops zu Microsoft 365 gestellt. Mein heimlicher Gedanke damals war: "Super, solange es diese Frage gibt, ist mein Job sicher!" :) Geantwortet habe ich: "Es ist verständlicher, wenn wir die Gemeinsamkeiten betrachten: Alle drei sind von Microsoft. Alle drei eignen sich zur digitalen Zusammenarbeit." Bleibt allerdings die Frage: Was benutzt man wofür? 

Beispiel für eine Partyplanung mit Scrum

Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.

Nie wieder Ärger mit Besprechungsserien in Outlook

Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt?