Montag, 12. März 2012

Ich bin ganz oben (mit Kanban und Outlook)

Mit einem Kommentar zu einem lesenswerten Artikel von Thomas Mauch /1/ habe ich es an die Spitze der Trefferliste bei Google geschafft. Suchen Sie mal nach „Kanban Outlook“. Kanban ist eine alte Idee, aber immer noch der Renner unter den Produktivitätswerkzeugen. (There is an English version of this post.)
Kanban ist ein einfaches System, um Aufgaben im Team zu bearbeiten. Das geht so:
  • Visualisiert Eure Arbeit. Startet mit einer Tafel, die in drei Spalten aufgeteilt ist: Arbeitsvorrat, in Bearbeitung, erledigt. Beispiele hat der o. g. Artikel von Thomas.
  • Legt alle Aufgaben in den Arbeitsvorrat (Backlog).
  • Begrenzt die Anzahl der Aufgaben, die Ihr gleichzeitig bearbeitet (WIP Limit).
  • Es dürfen erst neue Aufgaben angefangen werden, wenn welche erledigt wurden (Pull-System).
Das ist schon alles. (Wenn Sie sich ausführlich mit dem Thema beschäftigen wollen, lesen das Buch oder Blog von Jim Benson /2, 3/.) Findige Programmierer entwickeln immer wieder neue Kanban-Tools. Viele Nutzer fragen sich, ob das auch mit Outlook geht.

Ich finde Kanban auch toll. Aber ich habe Probleme mit weiteren Softwaretools:
  • Ich habe mindestens 2 Arbeitsorte, an denen ich regelmäßig bin. Meine Kanban-Tafel muss mit mir mitfahren. Ich brauche eine elektronische Lösung.
  • Ich verwalte meine Aufgabe mit Microsoft Outlook®. Sehr praktisch finde ich die Funktion, E-Mails in den Aufgabenbereich zu ziehen und aus ihnen eine Aufgabe zu machen. Ich habe immer 50 – 100 Aufgaben in meinem Aufgabenordner. Es ist mir zu aufwändig, diese Liste in andere Tools zu übertragen.
  • Der Wechsel zwischen den Werkzeugen stört meinen Arbeitsfluss. Ich will meinen Rechner nicht mit einem weiteren Tool zerkonfigurieren.

In dem o. g. Kommentar beschreibe ich, wie ich mir mit der Funktion „Outlook Heute“ und 3 Aufgabenordnern eine Kanban-Tafel mache. Ein Artikel von ShamansTears hat mich auf die Idee gebracht /4/. So sieht meine Kanban-Tafel aus (Abb. 1). Das schöne an dieser Lösung ist, dass ich mit der Maus eine Aufgabe von einer Spalte in die andere ziehen kann.

Abb. 1: Outlook Heute als Kanban-Tafel
Eine gute Idee (Kanban) braucht eben oft eine technische Unterstützung (hier mit Outlook), damit man sie schnell umsetzen kann. Wenn Sie sich das nächste Mal wundern, warum sie eine gute Idee nicht umsetzen, fragen Sie sich mal, ob Sie die richtigen Werkzeuge haben.

Entdeckt weitere Beiträge in diesem Blog:
Teams, die mit Kanban arbeiten, berichten von vielen positiven Erfahrungen /3/. Jedes Team sollte seine Baustellen visualisieren. Am besten an einer Pinnwand mitten im Raum. Das motiviert. Falls die Teams verteilt sind, kann man mit einer einfachen Lösung auf Basis öffentlicher Aufgabenordner starten. Wenn sich die Arbeitsweise bewährt hat, kann das Team Geld für schönere Lösungen ausgeben.

Wann fangen Sie an, die Aufgaben in Ihrem Team zu visualisieren?

Literaturhinweise:

Update vom 12.05.2013

Der Link zu ShamansTears-Outlook-Info funktioniert nicht mehr. Infos zum Einbinden von Outlook-Objekten gibt es unter anderem an folgenden Stellen:
Die o. g. HTML-Datei baut eine HTML-Tabelle auf, in deren Zellen Elemente von Outlook eingebunden werden, z. B. so:

        <OBJECT classid=CLSID:0006F063-0000-0000-C000-000000000046
                id=ViewCtlFolder
                width="100%" height="430">
            <param name="Namespace" value="MAPI">
            <param name="Folder" value="WIP">
            <param name="DeferUpdate" value="0">
        </OBJECT>

Update vom 28.10.2013

Einige Leser haben berichtet, dass sie keine Aufgaben sehen oder eingeben können. Wenn das Bild nicht so ähnlich wie der Screenshot oben aussieht, stimmen die Pfade zu den Aufgabenordnern nicht. Das hat folgende Ursachen:
  • Die Aufgabenordner, die im Kanban-Board angezeigt werden sollen, liegen nicht im Postfach sondern in einer PST-Datei.
  • Die Aufgabenordner sind Unterordner von anderen Ordnern.
Abhilfe:
  • PST-Datei: Eine PST-Datei liegt nicht auf dem Exchange-Server sondern irgendwo lokal auf der Platte des Rechners. Achtung eine PST-Datei hat zwei Namen, einen Dateinamen (z. B. "C:\Archiv_2012.pst") und einen Namen in Outlook (z. B. "Archiv 2012"). Sollten Sie Ihre Aufgaben lokal in einer PST-Datei verwalten, muss in der HTML-Datei der Name der PST-Datei sein, und zwar der, der unter Outlook verwendet wird (NICHT der Dateipfad). Im Beispiel muss der Eintrag von <param name="Folder" value="WIP"> auf <param name="Folder" value="\\Archiv 2012\WIP"> geändert werden.
  • Unterordner: Wenn Sie Ihre Aufgaben in Unterordnern verwalten (z. B. in Aufgaben > WIP), muss der Ordner angegeben werden, in dem die entsprechenden Unterordner auftauchen.  Im Beispiel muss der Eintrag von <param name="Folder" value="WIP"> auf <param name="Folder" value="Aufgaben\WIP"> geändert werden. 

Update 09.01.2014

Falls Sie nicht wissen, wo Ihre Aufgabenordner liegen, lassen Sie sich in Outlook alle Ordner anzeigen. Nach E-Mail, Kalender, Personen (od. Kontakt) und Aufgaben kann man auch Ordner auswählen (siehe Abb. 2).

Abb. 2: Ordner in Outlook anzeigen lassen


In Abb. 3 ist zu erkennen, dass die Ordnerliste viele unterschiedliche Ordner zeigt.
Abb. 3: Ordnerliste in Outlook




Kommentare:

  1. Hallo Jan,

    schöner Beitrag, sehr interessant! Klappt das auch, wenn man mit Outlook 2007 arbeitet? Bzw. kannst Du ggf. noch ein bisschen ausführlicher beschreiben, wie Du "Outlook Heute" angepasst hast? Ich finde die Idee sehr gut. Leider komme ich mit Quelle 4 nicht ganz klar:-(

    Vielen Dank und viele Grüße,
    Carsten

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  2. Hallo Carsten, schick mir eine Mail (siehe wer bloggt hier). Dann schicke ich Dir meine HTML-Datei. 2007 geht auch. LG, Jan

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  3. Hallo Jan,

    vielen Dank für die Zusendung der html-Datei und der Beschreibung. Bin kanbanisiert :-)

    Grüße und vielen Dank!
    Marcus

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  4. kann mir das auh jemand schicken ?

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    1. Gern, schick mir einfach Deine E-Mail-Adresse (Meine Kontaktdaten findest Du auf der Seite "Wer bloggt hier"). LG, Jan

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  5. Das stößt auch bei mir auf Interesse. Soll mich grad in Kanban einarbeiten und muss sagen, bin bis jetzt total begeistert. Allerdings bin ich relativer Computer-Laie (ein so genannter 404-Mogli, wie ich bei einem Vortrag erfuhr;-)und hab deshalb eine laienhafte Frage: Funktioniert das mit Outlook auch für mehrere Teammitglieder? Wir sind nämlich auch an verschiedenen Standorten...

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  6. Hallo Max, soweit ich weiß, geht das, wenn ihr gemeinsame öffentliche Outlook-Aufgaben-Ordner benutzt und jeder aus seinem Outlook die HTML-Datei nutzt, die das Kanban-Board darstellt. Hast Du Dir schonmal trello.com angesehen? LG, Jan

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  7. Ja, hab hier auf meinem Board ein Sticky Note und darauf stehen die Stichwörter "kanban" und "trello". Hab mir soeben das trello Video auf der Website angesehen. Tolle Software! Danke für die Infos. Max

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  8. Schöner Artikel, Jan! Ich nutze - rate mal - Jira in ähnlicher Weise, weil mir da eh viele projektbezogene Tasks zugewiesen werden...
    Achso, dann noch für Dein Backlog: Im letzten Satz "Wann" statt "Wenn" ;-)
    Markus

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    1. So viele Leser, und du bist der erste, dem der Fehler aufgefallen ist. Danke für den Hinweis. Backlog =-1 :-) Jan

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  9. Hallo Jan,
    als Kanban-Novize bin ich gerade dabei, mich in das Thema Personal Kanban einzulessen. Dabei bin ich auf deinen Block gestoßen. Ich fand den Ansatz mit Outlook-Boardmitteln zu agieren, sehr interessant. Leider funktioniert der Link zu der Quelle 4 nicht mehr. Die Seite scheint tot zu sein. Kannst du mir vielleicht die HTML Vorlage zuschicken?

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  10. Hallo Jan,

    ich finden deinen Beitrag hervorragend und interessiere mich ebenfalls für Integration in Outlook. Könntest du mir bitte ebenfalls deine HTML Vorlage zuschicken?

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    1. Aber gern. Schickst Du mir eine E-Mail (siehe wer bloggt hier)?

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  11. Hi Jan,

    My outlook tasks are classified by the follow up flag (e.g. today, tomorrow, next week, etc.). Can you please share your html template as i wasn't able to get it to work?

    Thanks

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