Ich bin ganz oben (mit Kanban und Outlook)

Mit einem Kommentar zu einem lesenswerten Artikel von Thomas Mauch /1/ habe ich es an die Spitze der Trefferliste bei Google geschafft. Suchen Sie mal nach „Kanban Outlook“. Kanban ist eine alte Idee, aber immer noch der Renner unter den Produktivitätswerkzeugen. (There is an English version of this post.)
Kanban ist ein einfaches System, um Aufgaben im Team zu bearbeiten. Das geht so:

• Visualisiert Eure Arbeit. Startet mit einer Tafel, die in drei Spalten aufgeteilt ist: Arbeitsvorrat, in Bearbeitung, erledigt. Beispiele hat der o. g. Artikel von Thomas.
• Legt alle Aufgaben in den Arbeitsvorrat (Backlog).
• Begrenzt die Anzahl der Aufgaben, die Ihr gleichzeitig bearbeitet (WIP Limit).
• Es dürfen erst neue Aufgaben angefangen werden, wenn welche erledigt wurden (Pull-System).

Das ist schon alles. (Wenn Sie sich ausführlich mit dem Thema beschäftigen wollen, lesen das Buch oder Blog von Jim Benson /2, 3/.) Findige Programmierer entwickeln immer wieder neue Kanban-Tools. Viele Nutzer fragen sich, ob das auch mit Outlook geht.

Ich finde Kanban auch toll. Aber ich habe Probleme mit weiteren Softwaretools:

• Ich habe mindestens 2 Arbeitsorte, an denen ich regelmäßig bin. Meine Kanban-Tafel muss mit mir mitfahren. Ich brauche eine elektronische Lösung.
• Ich verwalte meine Aufgabe mit Microsoft Outlook®. Sehr praktisch finde ich die Funktion, E-Mails in den Aufgabenbereich zu ziehen und aus ihnen eine Aufgabe zu machen. Ich habe immer 50 – 100 Aufgaben in meinem Aufgabenordner. Es ist mir zu aufwändig, diese Liste in andere Tools zu übertragen.
• Der Wechsel zwischen den Werkzeugen stört meinen Arbeitsfluss. Ich will meinen Rechner nicht mit einem weiteren Tool zerkonfigurieren.

In dem o. g. Kommentar beschreibe ich, wie ich mir mit der Funktion „Outlook Heute“ und 3 Aufgabenordnern eine Kanban-Tafel mache. Ein Artikel von ShamansTears hat mich auf die Idee gebracht /4/. So sieht meine Kanban-Tafel aus (Abb. 1). Das schöne an dieser Lösung ist, dass ich mit der Maus eine Aufgabe von einer Spalte in die andere ziehen kann.

Abb. 1: Outlook Heute als Kanban-Tafel

Eine gute Idee (Kanban) braucht eben oft eine technische Unterstützung (hier mit Outlook), damit man sie schnell umsetzen kann. Wenn Sie sich das nächste Mal wundern, warum sie eine gute Idee nicht umsetzen, fragen Sie sich mal, ob Sie die richtigen Werkzeuge haben.

Entdeckt weitere Beiträge in diesem Blog:

• Wie man eine E-Mail-Flut erzeugt
• Echtzeitprotokolle in OneNote
• Weniger Teamkonflikte dank SCARF-Modell
• Motivation für Änderungsprozesse
• Gantt-Diagramme sind nicht für Projekte
• Erfolgsformeln für spontane Redesituationen

Teams, die mit Kanban arbeiten, berichten von vielen positiven Erfahrungen /3/. Jedes Team sollte seine Baustellen visualisieren. Am besten an einer Pinnwand mitten im Raum. Das motiviert. Falls die Teams verteilt sind, kann man mit einer einfachen Lösung auf Basis öffentlicher Aufgabenordner starten. Wenn sich die Arbeitsweise bewährt hat, kann das Team Geld für schönere Lösungen ausgeben.

Wann fangen Sie an, die Aufgaben in Ihrem Team zu visualisieren?

Literaturhinweise:

• /1/ Thomas Mauch: „Personal Kanban: To Do’s auf japanisch“, 12.02.20120
• /2/ Benson, Jim ; Barry, Tonianne DeMaria: Personal Kanban. Seattle: Createspace, 2011
• /3/ Jim Benson: Personal Kanban Blog
• /4/ ShamansTears: “Outlook: Creating Your Own Outlook Today Page”, 15.04.2008 , Archiv: https://web.archive.org/web/20120211170550/http:/blogs.tech-recipes.com/shamanstears/2008/04/15/outlook-creating-your-own-outlook-today-page/ (Danke an Thomas v. H. für den Hinweis, 18.06.2014)

Update vom 12.05.2013

Der Link zu ShamansTears-Outlook-Info funktioniert nicht mehr. Infos zum Einbinden von Outlook-Objekten gibt es unter anderem an folgenden Stellen:

• http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=KB;en-us;q291407 
• http://www.quepublishing.com/articles/article.aspx?p=102029 
• http://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/ff863289.aspx 

Die o. g. HTML-Datei baut eine HTML-Tabelle auf, in deren Zellen Elemente von Outlook eingebunden werden, z. B. so:

        <OBJECT classid=CLSID:0006F063-0000-0000-C000-000000000046
                id=ViewCtlFolder
                width="100%" height="430">
            <param name="Namespace" value="MAPI">
            <param name="Folder" value="WIP">
            <param name="DeferUpdate" value="0">
        </OBJECT>

Update vom 28.10.2013

Einige Leser haben berichtet, dass sie keine Aufgaben sehen oder eingeben können. Wenn das Bild nicht so ähnlich wie der Screenshot oben aussieht, stimmen die Pfade zu den Aufgabenordnern nicht. Das hat folgende Ursachen:

• Die Aufgabenordner, die im Kanban-Board angezeigt werden sollen, liegen nicht im Postfach sondern in einer PST-Datei.
• Die Aufgabenordner sind Unterordner von anderen Ordnern.

Abhilfe:

• PST-Datei: Eine PST-Datei liegt nicht auf dem Exchange-Server sondern irgendwo lokal auf der Platte des Rechners. Achtung eine PST-Datei hat zwei Namen, einen Dateinamen (z. B. "C:\Archiv_2012.pst") und einen Namen in Outlook (z. B. "Archiv 2012"). Sollten Sie Ihre Aufgaben lokal in einer PST-Datei verwalten, muss in der HTML-Datei der Name der PST-Datei sein, und zwar der, der unter Outlook verwendet wird (NICHT der Dateipfad). Im Beispiel muss der Eintrag von <param name="Folder" value="WIP"> auf <param name="Folder" value="\\Archiv 2012\WIP"> geändert werden.
• Unterordner: Wenn Sie Ihre Aufgaben in Unterordnern verwalten (z. B. in Aufgaben > WIP), muss der Ordner angegeben werden, in dem die entsprechenden Unterordner auftauchen.  Im Beispiel muss der Eintrag von <param name="Folder" value="WIP"> auf <param name="Folder" value="Aufgaben\WIP"> geändert werden. 

Update 09.01.2014

Falls Sie nicht wissen, wo Ihre Aufgabenordner liegen, lassen Sie sich in Outlook alle Ordner anzeigen. Nach E-Mail, Kalender, Personen (od. Kontakt) und Aufgaben kann man auch Ordner auswählen (siehe Abb. 2).

Abb. 2: Ordner in Outlook anzeigen lassen

In Abb. 3 ist zu erkennen, dass die Ordnerliste viele unterschiedliche Ordner zeigt.

Abb. 3: Ordnerliste in Outlook