Direkt zum Hauptbereich

Ich bin ganz oben (mit Kanban und Outlook)

Mit einem Kommentar zu einem lesenswerten Artikel von Thomas Mauch /1/ habe ich es an die Spitze der Trefferliste bei Google geschafft. Suchen Sie mal nach „Kanban Outlook“. Kanban ist eine alte Idee, aber immer noch der Renner unter den Produktivitätswerkzeugen. (There is an English version of this post.)
Kanban ist ein einfaches System, um Aufgaben im Team zu bearbeiten. Das geht so:
  • Visualisiert Eure Arbeit. Startet mit einer Tafel, die in drei Spalten aufgeteilt ist: Arbeitsvorrat, in Bearbeitung, erledigt. Beispiele hat der o. g. Artikel von Thomas.
  • Legt alle Aufgaben in den Arbeitsvorrat (Backlog).
  • Begrenzt die Anzahl der Aufgaben, die Ihr gleichzeitig bearbeitet (WIP Limit).
  • Es dürfen erst neue Aufgaben angefangen werden, wenn welche erledigt wurden (Pull-System).
Das ist schon alles. (Wenn Sie sich ausführlich mit dem Thema beschäftigen wollen, lesen das Buch oder Blog von Jim Benson /2, 3/.) Findige Programmierer entwickeln immer wieder neue Kanban-Tools. Viele Nutzer fragen sich, ob das auch mit Outlook geht.

Ich finde Kanban auch toll. Aber ich habe Probleme mit weiteren Softwaretools:
  • Ich habe mindestens 2 Arbeitsorte, an denen ich regelmäßig bin. Meine Kanban-Tafel muss mit mir mitfahren. Ich brauche eine elektronische Lösung.
  • Ich verwalte meine Aufgabe mit Microsoft Outlook®. Sehr praktisch finde ich die Funktion, E-Mails in den Aufgabenbereich zu ziehen und aus ihnen eine Aufgabe zu machen. Ich habe immer 50 – 100 Aufgaben in meinem Aufgabenordner. Es ist mir zu aufwändig, diese Liste in andere Tools zu übertragen.
  • Der Wechsel zwischen den Werkzeugen stört meinen Arbeitsfluss. Ich will meinen Rechner nicht mit einem weiteren Tool zerkonfigurieren.

In dem o. g. Kommentar beschreibe ich, wie ich mir mit der Funktion „Outlook Heute“ und 3 Aufgabenordnern eine Kanban-Tafel mache. Ein Artikel von ShamansTears hat mich auf die Idee gebracht /4/. So sieht meine Kanban-Tafel aus (Abb. 1). Das schöne an dieser Lösung ist, dass ich mit der Maus eine Aufgabe von einer Spalte in die andere ziehen kann.

Abb. 1: Outlook Heute als Kanban-Tafel
Eine gute Idee (Kanban) braucht eben oft eine technische Unterstützung (hier mit Outlook), damit man sie schnell umsetzen kann. Wenn Sie sich das nächste Mal wundern, warum sie eine gute Idee nicht umsetzen, fragen Sie sich mal, ob Sie die richtigen Werkzeuge haben.

Entdeckt weitere Beiträge in diesem Blog:
Teams, die mit Kanban arbeiten, berichten von vielen positiven Erfahrungen /3/. Jedes Team sollte seine Baustellen visualisieren. Am besten an einer Pinnwand mitten im Raum. Das motiviert. Falls die Teams verteilt sind, kann man mit einer einfachen Lösung auf Basis öffentlicher Aufgabenordner starten. Wenn sich die Arbeitsweise bewährt hat, kann das Team Geld für schönere Lösungen ausgeben.

Wann fangen Sie an, die Aufgaben in Ihrem Team zu visualisieren?

Literaturhinweise:

Update vom 12.05.2013

Der Link zu ShamansTears-Outlook-Info funktioniert nicht mehr. Infos zum Einbinden von Outlook-Objekten gibt es unter anderem an folgenden Stellen:
Die o. g. HTML-Datei baut eine HTML-Tabelle auf, in deren Zellen Elemente von Outlook eingebunden werden, z. B. so:

        <OBJECT classid=CLSID:0006F063-0000-0000-C000-000000000046
                id=ViewCtlFolder
                width="100%" height="430">
            <param name="Namespace" value="MAPI">
            <param name="Folder" value="WIP">
            <param name="DeferUpdate" value="0">
        </OBJECT>

Update vom 28.10.2013

Einige Leser haben berichtet, dass sie keine Aufgaben sehen oder eingeben können. Wenn das Bild nicht so ähnlich wie der Screenshot oben aussieht, stimmen die Pfade zu den Aufgabenordnern nicht. Das hat folgende Ursachen:
  • Die Aufgabenordner, die im Kanban-Board angezeigt werden sollen, liegen nicht im Postfach sondern in einer PST-Datei.
  • Die Aufgabenordner sind Unterordner von anderen Ordnern.
Abhilfe:
  • PST-Datei: Eine PST-Datei liegt nicht auf dem Exchange-Server sondern irgendwo lokal auf der Platte des Rechners. Achtung eine PST-Datei hat zwei Namen, einen Dateinamen (z. B. "C:\Archiv_2012.pst") und einen Namen in Outlook (z. B. "Archiv 2012"). Sollten Sie Ihre Aufgaben lokal in einer PST-Datei verwalten, muss in der HTML-Datei der Name der PST-Datei sein, und zwar der, der unter Outlook verwendet wird (NICHT der Dateipfad). Im Beispiel muss der Eintrag von <param name="Folder" value="WIP"> auf <param name="Folder" value="\\Archiv 2012\WIP"> geändert werden.
  • Unterordner: Wenn Sie Ihre Aufgaben in Unterordnern verwalten (z. B. in Aufgaben > WIP), muss der Ordner angegeben werden, in dem die entsprechenden Unterordner auftauchen.  Im Beispiel muss der Eintrag von <param name="Folder" value="WIP"> auf <param name="Folder" value="Aufgaben\WIP"> geändert werden. 

Update 09.01.2014

Falls Sie nicht wissen, wo Ihre Aufgabenordner liegen, lassen Sie sich in Outlook alle Ordner anzeigen. Nach E-Mail, Kalender, Personen (od. Kontakt) und Aufgaben kann man auch Ordner auswählen (siehe Abb. 2).

Abb. 2: Ordner in Outlook anzeigen lassen


In Abb. 3 ist zu erkennen, dass die Ordnerliste viele unterschiedliche Ordner zeigt.
Abb. 3: Ordnerliste in Outlook




Kommentare

  1. Hallo Jan,

    schöner Beitrag, sehr interessant! Klappt das auch, wenn man mit Outlook 2007 arbeitet? Bzw. kannst Du ggf. noch ein bisschen ausführlicher beschreiben, wie Du "Outlook Heute" angepasst hast? Ich finde die Idee sehr gut. Leider komme ich mit Quelle 4 nicht ganz klar:-(

    Vielen Dank und viele Grüße,
    Carsten

    AntwortenLöschen
  2. Hallo Carsten, schick mir eine Mail (siehe wer bloggt hier). Dann schicke ich Dir meine HTML-Datei. 2007 geht auch. LG, Jan

    AntwortenLöschen
  3. Hallo Jan,

    vielen Dank für die Zusendung der html-Datei und der Beschreibung. Bin kanbanisiert :-)

    Grüße und vielen Dank!
    Marcus

    AntwortenLöschen
  4. kann mir das auh jemand schicken ?

    AntwortenLöschen
    Antworten
    1. Gern, schick mir einfach Deine E-Mail-Adresse (Meine Kontaktdaten findest Du auf der Seite "Wer bloggt hier"). LG, Jan

      Löschen
  5. Das stößt auch bei mir auf Interesse. Soll mich grad in Kanban einarbeiten und muss sagen, bin bis jetzt total begeistert. Allerdings bin ich relativer Computer-Laie (ein so genannter 404-Mogli, wie ich bei einem Vortrag erfuhr;-)und hab deshalb eine laienhafte Frage: Funktioniert das mit Outlook auch für mehrere Teammitglieder? Wir sind nämlich auch an verschiedenen Standorten...

    AntwortenLöschen
  6. Hallo Max, soweit ich weiß, geht das, wenn ihr gemeinsame öffentliche Outlook-Aufgaben-Ordner benutzt und jeder aus seinem Outlook die HTML-Datei nutzt, die das Kanban-Board darstellt. Hast Du Dir schonmal trello.com angesehen? LG, Jan

    AntwortenLöschen
  7. Ja, hab hier auf meinem Board ein Sticky Note und darauf stehen die Stichwörter "kanban" und "trello". Hab mir soeben das trello Video auf der Website angesehen. Tolle Software! Danke für die Infos. Max

    AntwortenLöschen
  8. Schöner Artikel, Jan! Ich nutze - rate mal - Jira in ähnlicher Weise, weil mir da eh viele projektbezogene Tasks zugewiesen werden...
    Achso, dann noch für Dein Backlog: Im letzten Satz "Wann" statt "Wenn" ;-)
    Markus

    AntwortenLöschen
    Antworten
    1. So viele Leser, und du bist der erste, dem der Fehler aufgefallen ist. Danke für den Hinweis. Backlog =-1 :-) Jan

      Löschen
  9. Hallo Jan,
    als Kanban-Novize bin ich gerade dabei, mich in das Thema Personal Kanban einzulessen. Dabei bin ich auf deinen Block gestoßen. Ich fand den Ansatz mit Outlook-Boardmitteln zu agieren, sehr interessant. Leider funktioniert der Link zu der Quelle 4 nicht mehr. Die Seite scheint tot zu sein. Kannst du mir vielleicht die HTML Vorlage zuschicken?

    AntwortenLöschen
  10. Hallo Jan,

    ich finden deinen Beitrag hervorragend und interessiere mich ebenfalls für Integration in Outlook. Könntest du mir bitte ebenfalls deine HTML Vorlage zuschicken?

    AntwortenLöschen
    Antworten
    1. Aber gern. Schickst Du mir eine E-Mail (siehe wer bloggt hier)?

      Löschen
  11. Hi Jan,

    My outlook tasks are classified by the follow up flag (e.g. today, tomorrow, next week, etc.). Can you please share your html template as i wasn't able to get it to work?

    Thanks

    AntwortenLöschen

Kommentar veröffentlichen

Beliebte Posts aus diesem Blog

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Transparenz als Schlüssel zum Erfolg: 20 Reflexionsfragen für moderne Organisationen

Transparenz ist das Herzstück erfolgreicher Teams. Sie schafft Vertrauen und fördert Zusammenarbeit. Wenn alle Zugang zu den notwendigen Informationen haben, können sie fundierte Entscheidungen treffen und gemeinsam Lösungen erarbeiten. Dies führt zu höherer Effizienz, schnelleren Entscheidungsprozessen und besseren Arbeitsergebnissen. Transparenz ist mehr als ein Schlagwort – es gilt, sie greifbar zu machen, ein gemeinsames Verständnis davon zu entwickeln und es in die Praxis umzusetzen. Wie das gelingt und welche Vorteile es für Euer Team und Eure Organisation bringt, erkunden wir im Folgenden.

Die Stimmung in Deinem Team drehen? So wird’s gemacht.

Oder ähnlich. Mir gefiel der Titel. Vor ein paar Tagen hat mich jemand angesprochen und von einem, wohl etwas frustrierenden, virtuellen Teammeeting erzählt. Die Teammitglieder zogen lange Gesichter, schauten grimmig in ihre Kameras. Ich habe mich dann gefragt, was ich tun würde, wenn ich in so einer Situation wäre. In diesem Blogpost beschreibe ich ein paar Tipps mit denen Du die Stimmung in Deinem Team (und Deine eigene) verbessern kannst.

Als Team innehalten für ein neues Jahr

Es ist eine schöne Tradition, den Jahreswechsel für das persönliche Innehalten zu nutzen. Als einzelne Person blickt man zurück, reflektiert und wünscht sich etwas für das neue Jahr. Einige Menschen nehmen sich etwas für das neue Jahr vor. Aber geht es auch auf der Ebene eines Teams?

Wofür braucht man einen Aktenplan?

Es muss im Jahr 2000 gewesen sein. In meinem Job hatte ich ein breites Feld an Aufgaben und ich wollte den Überblick behalten. Ich kannte mich schon mit verschiedenen Zeitmanagementsystemen aus. Aber mein Schreibtisch und meine elektronische Ablage wurden immer unübersichtlicher. Wer könnte noch ein Problem in der Ablage haben? Die Lösung fand ich in einem Handbuch für Sekretärinnen: einen Aktenplan. Ohne ihn wäre mein Leben anders verlaufen.

Leisten! Leisten? Leisten!

Warum opfern wir so viel für den Job, selbst wenn es uns nicht wirklich weiterbringt? Ein paar blasphemische Gedanken zu einem für uns überlebenswichtigen Thema. 

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Rebellieren für den Wandel: die 8 Regeln des totalen Stillstandes von Prof. Dr. Peter Kruse

In einem legendärem Vortrag skizzierte Peter Kruse 8 Regeln des totalen Stillstands. Ihm zufolge wurden die Regeln entwickelt, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, Bereiche mit potenziellem Widerstand gegen Veränderungen zu erkennen und Menschen auf strukturierte Weise durch den Veränderungsprozess zu führen.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Tanz der Konflikte - Tipps und Tricks für Führungskräfte im Konfliktmanagement

Erinnern Sie sich, zu welcher Musik sie so richtig ausgelassen tanzen konnten? Stellen Sie sich die digitale Transformation Ihrer Organisation als eine große Tanzinszenierung vor: Unterschiedlichste Rhythmen und Stilrichtungen treffen aufeinander - die Heavy-Metal-Fans auf die Diskofox-Queens, die Raver auf die LineDancer. Diese Vielfalt führt zwangsläufig zu Konflikten. Doch was, wenn wir sie als kreative Impulse für Fortschritt nutzen? Wie Führungskräfte diese Konfliktenergie effektiv nutzen, zeigt dieser Artikel. Konflikte verstehen: Warum sie unvermeidbar und wertvoll sind Konflikte - formwandelnde Begleiter Konflikte entstehen überall. Führungskräfte erleben Konflikte häufig in Form von unklaren Verantwortlichkeiten, unterschiedlichen Erwartungen oder Widerständen gegenüber neuen Arbeitsweisen. Während einige bereit sind, neue Schritte auszuprobieren, vertrauen andere auf vertraute Abläufe. Konflikte begleiten die Tänzer:innen auf eine Reise zwischen unterschiedlichen Bühnen. Jed...