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Leitlinien-Werkstatt für Meetings und Aufgaben unter Microsoft 365

"Mit der Nachbereitung von Meetings komme ich gar nicht klar. Das eine Team macht gar kein Protokoll, das andere hat eine Excel-Liste, die nächsten nehmen To Do, wieder andere OneNote. Soll ich das alles jeden Tag abklappern?" Das höre ich oft - so oder so ähnlich.

Warum ein Team-Meeting? Um sich auf den aktuellen Stand zu bringen? Um Ideen und Lösungsansätze zu aktuellen Fragen und Problemen zu erörtern? Oder - das ist meistens der Fall - um Aufgaben zu besprechen, zu verteilen und nachzuhalten? 


Wie auch immer das bei Ihnen ist: Eine/r alleine kann das Thema nicht lösen. Und ich kann hier auch nur einen kommentierten Fragenkatalog anbieten, angereichert mit "best practices". Wie in meinem letzten Blogbeitrag zu Leitlinien für Teams /1/

Durch die neuen virtuellen Möglichkeiten und Notwendigkeiten, sind in den letzten zweieinhalb Jahren Meetings eher mehr als weniger geworden. Was unsere Kalender blockiert und uns - gefühlt - oft an effektiver Arbeit hindert. 

So gibt es nicht wenige Menschen, die ihre "eigentliche" Arbeit nur noch in den frühen Morgenstunden oder spät am Abend erledigen können. Oder im Stillen nebenher - während eines Meetings. 

Nein, effizient ist das nicht. Und auch nicht gut für die Ergebnisse. Vom Gemüt ganz zu schweigen.

Warum eigentlich DIESES Meeting?

Dieser Frage sollten Sie sich (und wir uns alle) zuallererst stellen. Beliebte Antworten: "Weil wir das immer so machen." "Weil es gut für den Team-Spirit ist." "Weil ... wie soll es ohne gehen?"

Doch egal, wie die Antwort nach dem Grund des Meetings lautet: Sie SOLLTE gut sein. Eines aber sollte immer gegeben sein: Dass der Zeitaufwand gerechtfertigt ist. Und zwar der, der anfällt, wenn man ihn mit der Anzahl der Teilnehmenden multipliziert (!).  

Welchem Zweck dient das Meeting?

Es gibt drei Zwecke für ein (regelmäßiges) Team-Meeting: 

  1. Information
  2. Aufgabenmanagement
  3. Schwarmwissen

Meetings, die der reinen Information dienen, brauchen keine besonderen Formalien. Nur einen Zeitwächter, damit die Themen nicht ausufern und angemessen im zeitlichen Rahmen bleiben. 

Ist ein Protokoll dafür nötig? Das kommt darauf an, ob die Themen auch anderswo verschriftlicht sind oder ob es wichtig wäre, im Nachgang zu wissen, was wann besprochen wurde.  

Aufgaben zu verteilen und nachzuhalten ist der am weitesten verbreitete Zweck eines Meetings. Dieses steht und fällt mit der Vor- und ganz besonders auch mit der Nachbereitung sowie dem Nachhalten der verteilten Aufgaben. 

Denn wenn die Aufgaben nicht erledigt werden und das auch nicht nachgehalten wird - also das Nicht-Erledigt-Werden oder -Sein auch keine spürbaren Konsequenzen hat - dann war das Meeting pures Einhornjagen.

Der Aspekt Schwarmwissen wird vielleicht am meisten unterschätzt: Hier ist das Ziel, in einer Sache, in der ein Einzelner feststeckt, den Blick von Außen, also die Perspektive der KollegInnen einzuholen. 

Es geht also darum, Fragen zu erörtern und dadurch weiterzukommen. Das setzt eine offene und auch geschützte Kultur innerhalb des Teams voraus, wo sich die Teilnehmenden z.B. auch trauen sich zu öffnen und zu sagen: "Ich komme hier nicht weiter, helft mir mal bitte." 

Je nachdem, wie Sie zusammenarbeiten, ist der eine oder andere Aspekt wichtiger. Vielleicht ist es auch nur EIN Aspekt, der bedient wird. Wichtig für ein erfolgreiches, effektives Meeting ist jedenfalls, dass ALLEN Beteiligten klar ist, was der genaue Zweck ist. Und was von den einzelnen Teilnehmenden an Beitrag erwartet wird.

Wie/wie lange im voraus wird die Agenda festgelegt?

Eine bewährte Methode: Es gibt einen gemeinsamen Ort für die Agenda. Dort trägt jede/r in Eigenregie ihre/seine Agendaanliegen ein. Dieser Prozess startet direkt nach dem vorangegangenen Meeting und endet einen halben oder ganzen Tag vorher.

Wie wird das Protokoll gemacht?

NACH dem Meeting. Und dann etwas detaillierter: Für die regelmäßigen Team-Meetings rate ich zu Planner oder OneNote.

Wie freigegeben? Überhaupt freigeben?

Meine Meinung: Schweigen wird als Zustimmung gewertet. 

Wie werden die Aufgaben nachgehalten? Wer ist dafür verantwortlich?

Meine Meinng: Jede/r selbst. Die verantwortliche Person des Projektes fordert aktive Meldung, wenn - in der Ampel-Symbolik - etwas auf gelb oder rot steht. Das Signalisieren obliegt der Person, die für die Aufgabe verantwortlich ist.

Aufgaben nachhalten und einfache Protokolle

Wenn wir davon ausgehen, dass ein wichtiger Zweck aller Meetings der gemeinsame Blick auf anstehende Aufgaben ist, wäre es wichtig, dass für den Einzelnen die Aufgaben aus allen Meetings an einer Stelle zusammenlaufen.

Da die meisten Menschen oft Mitglieder in mehreren Teams oder Projektgruppen sind, sollte es im Unternehmen eine gemeinsame Linie geben, wie damit umgegangen wird. Es gilt, um den Zeitaufwand der Einzelnen zu minimieren, die eigenen Aufgaben zu überwachen.

Was also nicht sein soll, ist, dass jeder und jede die Aufgaben aus diversen Meetings mit viel Handarbeit an einer Stelle zusammenziehen, dann erledigen, um danach wieder den Status "erledigt" an den diversen Stellen von Hand eintragen zu müssen. 

Mit To Do das eigene Aufgaben-Dashboard einrichten

Ich weiß nicht, ob das allen so ganz offensichtlich ist, aber die App To Do ist genau dieses persönliche Aufgaben-Dashboard. Es ermöglicht technisch sehr leicht, Aufgaben aus verschiedenen Quellen zu verwalten. 

OneNote-Inhalte können mittels der roten Fahne "Outlook-Aufgaben" nach Outlook und damit gleichzeitig nach To Do verknüpft werden. Aufgaben aus Planner, erscheinen automatisch bei den Personen, denen diese Aufgabe zugewiesen ist. 

WEr mehr dazu wissen möchte, lese dazu meinen Artikel "Aufgaben überwachen in Microsoft 365"/2/

Planner für Meetings zur Aufgabenüberwachung

Wenn Ihr Meeting hauptsächlich dem Zweck dient, Aufgaben zu verteilen und zu überwachen, nutzen Sie am besten Planner dafür. Über die Bezeichnungen können sie die Ampel-Symbolik verwenden. Das könnte z.B. so aufgebaut sein: 

Beispiel-Bezeichnungen für Planner als Board für Team-Meetings

Die Idee dahinter ist, dass das Board praktisch immer aktiv ist, also nicht nur während der Meetings. Wer eine neue Aufgabe erstellt, gibt ihr die Farbe Blau. Wird etwas kritisch oder ist nicht mehr ganz im Plan, wird das gelb oder rot kenntlich gemacht. 

Da sich das Board nach farblichen Bezeichnungen gruppieren oder filtern lässt, ist die Agenda immer: Zuerst rot, dann gelb, dann blau. (Oder anders herum.)

Doch einen kleinen Pferdefuß gibt es dabei leider: Planner versioniert nicht. Man kann also nicht sehen, wer was wann mit welcher Bezeichnung versehen hat. Oder sonst etwas damit getan hat. 

Automatisch erfasst wird nur das Erstellen oder Erledigen einer Aufgabe. Wenn die Details aber für Sie wichtig wären, vereinbaren Sie einfach mit Ihren KollegInnen, dass Änderungen auf den Karten in den Kommentaren vermerkt werden. 

Diese sind im Nachgang nicht mehr änderbar. Falls Sie einen Status Quo Ihres Boards festhalten wollen: Wechseln Sie in die Browseransicht und exportieren Sie den Plan in eine Excel-Datei.

OneNote für mehr Flexibilität oder mehr Text

Wenn es bei Ihnen nicht nur um Aufgaben geht, sondern Sie mehr Text, mehr Flexibilität und eine zuverlässige und automatische Versionierung brauchen, ist OneNote die bessere Wahl. Sehr "gerne genommen ist eine Vorlage dieser Art:



Wichtig ist, dass die rote Fahne, die eine Aufgabe kennzeichnet, von der Person in die Zelle der Aufgabe gesetzt wird, die zuständig ist. Damit steht die Aufgabe in deren Aufgabenliste und damit auch in To Do.

Wie Sie das konkret umsetzen können, habe ich hier beschrieben.

Und die Ampel? Die können Sie über benutzerdefinierte Kategorien einstellen.


Benutzerdefinierte Kategorien in OneNote

Weitere Ideen zu Protokollen in OneNote finden Sie in diesem älteren Artikel, die Funktionen haben sich nicht verändert.

Zusammengefasst

Protokollieren Sie, machen Sie eine Agenda für das nächste Meeting. Aber machen Sie das so einheitlich wie möglich. Und so, dass es möglichst wenig Aufwand für die/den Einzelnen verursacht. 

Mit OneNote und Planner haben Sie die Möglichkeit, direkt die To Do-Listen der Team-Mitglieder zu bespielen. Erledigte Punkte und neue Aufgaben werden direkt synchronisiert.

Anmerkungen






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