Direkt zum Hauptbereich

Leitlinien-Werkstatt für Meetings und Aufgaben unter Microsoft 365

"Mit der Nachbereitung von Meetings komme ich gar nicht klar. Das eine Team macht gar kein Protokoll, das andere hat eine Excel-Liste, die nächsten nehmen To Do, wieder andere OneNote. Soll ich das alles jeden Tag abklappern?" Das höre ich oft - so oder so ähnlich.

Warum ein Team-Meeting? Um sich auf den aktuellen Stand zu bringen? Um Ideen und Lösungsansätze zu aktuellen Fragen und Problemen zu erörtern? Oder - das ist meistens der Fall - um Aufgaben zu besprechen, zu verteilen und nachzuhalten? 


Wie auch immer das bei Ihnen ist: Eine/r alleine kann das Thema nicht lösen. Und ich kann hier auch nur einen kommentierten Fragenkatalog anbieten, angereichert mit "best practices". Wie in meinem letzten Blogbeitrag zu Leitlinien für Teams /1/

Durch die neuen virtuellen Möglichkeiten und Notwendigkeiten, sind in den letzten zweieinhalb Jahren Meetings eher mehr als weniger geworden. Was unsere Kalender blockiert und uns - gefühlt - oft an effektiver Arbeit hindert. 

So gibt es nicht wenige Menschen, die ihre "eigentliche" Arbeit nur noch in den frühen Morgenstunden oder spät am Abend erledigen können. Oder im Stillen nebenher - während eines Meetings. 

Nein, effizient ist das nicht. Und auch nicht gut für die Ergebnisse. Vom Gemüt ganz zu schweigen.

Warum eigentlich DIESES Meeting?

Dieser Frage sollten Sie sich (und wir uns alle) zuallererst stellen. Beliebte Antworten: "Weil wir das immer so machen." "Weil es gut für den Team-Spirit ist." "Weil ... wie soll es ohne gehen?"

Doch egal, wie die Antwort nach dem Grund des Meetings lautet: Sie SOLLTE gut sein. Eines aber sollte immer gegeben sein: Dass der Zeitaufwand gerechtfertigt ist. Und zwar der, der anfällt, wenn man ihn mit der Anzahl der Teilnehmenden multipliziert (!).  

Welchem Zweck dient das Meeting?

Es gibt drei Zwecke für ein (regelmäßiges) Team-Meeting: 

  1. Information
  2. Aufgabenmanagement
  3. Schwarmwissen

Meetings, die der reinen Information dienen, brauchen keine besonderen Formalien. Nur einen Zeitwächter, damit die Themen nicht ausufern und angemessen im zeitlichen Rahmen bleiben. 

Ist ein Protokoll dafür nötig? Das kommt darauf an, ob die Themen auch anderswo verschriftlicht sind oder ob es wichtig wäre, im Nachgang zu wissen, was wann besprochen wurde.  

Aufgaben zu verteilen und nachzuhalten ist der am weitesten verbreitete Zweck eines Meetings. Dieses steht und fällt mit der Vor- und ganz besonders auch mit der Nachbereitung sowie dem Nachhalten der verteilten Aufgaben. 

Denn wenn die Aufgaben nicht erledigt werden und das auch nicht nachgehalten wird - also das Nicht-Erledigt-Werden oder -Sein auch keine spürbaren Konsequenzen hat - dann war das Meeting pures Einhornjagen.

Der Aspekt Schwarmwissen wird vielleicht am meisten unterschätzt: Hier ist das Ziel, in einer Sache, in der ein Einzelner feststeckt, den Blick von Außen, also die Perspektive der KollegInnen einzuholen. 

Es geht also darum, Fragen zu erörtern und dadurch weiterzukommen. Das setzt eine offene und auch geschützte Kultur innerhalb des Teams voraus, wo sich die Teilnehmenden z.B. auch trauen sich zu öffnen und zu sagen: "Ich komme hier nicht weiter, helft mir mal bitte." 

Je nachdem, wie Sie zusammenarbeiten, ist der eine oder andere Aspekt wichtiger. Vielleicht ist es auch nur EIN Aspekt, der bedient wird. Wichtig für ein erfolgreiches, effektives Meeting ist jedenfalls, dass ALLEN Beteiligten klar ist, was der genaue Zweck ist. Und was von den einzelnen Teilnehmenden an Beitrag erwartet wird.

Wie/wie lange im voraus wird die Agenda festgelegt?

Eine bewährte Methode: Es gibt einen gemeinsamen Ort für die Agenda. Dort trägt jede/r in Eigenregie ihre/seine Agendaanliegen ein. Dieser Prozess startet direkt nach dem vorangegangenen Meeting und endet einen halben oder ganzen Tag vorher.

Wie wird das Protokoll gemacht?

NACH dem Meeting. Und dann etwas detaillierter: Für die regelmäßigen Team-Meetings rate ich zu Planner oder OneNote.

Wie freigegeben? Überhaupt freigeben?

Meine Meinung: Schweigen wird als Zustimmung gewertet. 

Wie werden die Aufgaben nachgehalten? Wer ist dafür verantwortlich?

Meine Meinng: Jede/r selbst. Die verantwortliche Person des Projektes fordert aktive Meldung, wenn - in der Ampel-Symbolik - etwas auf gelb oder rot steht. Das Signalisieren obliegt der Person, die für die Aufgabe verantwortlich ist.

Aufgaben nachhalten und einfache Protokolle

Wenn wir davon ausgehen, dass ein wichtiger Zweck aller Meetings der gemeinsame Blick auf anstehende Aufgaben ist, wäre es wichtig, dass für den Einzelnen die Aufgaben aus allen Meetings an einer Stelle zusammenlaufen.

Da die meisten Menschen oft Mitglieder in mehreren Teams oder Projektgruppen sind, sollte es im Unternehmen eine gemeinsame Linie geben, wie damit umgegangen wird. Es gilt, um den Zeitaufwand der Einzelnen zu minimieren, die eigenen Aufgaben zu überwachen.

Was also nicht sein soll, ist, dass jeder und jede die Aufgaben aus diversen Meetings mit viel Handarbeit an einer Stelle zusammenziehen, dann erledigen, um danach wieder den Status "erledigt" an den diversen Stellen von Hand eintragen zu müssen. 

Mit To Do das eigene Aufgaben-Dashboard einrichten

Ich weiß nicht, ob das allen so ganz offensichtlich ist, aber die App To Do ist genau dieses persönliche Aufgaben-Dashboard. Es ermöglicht technisch sehr leicht, Aufgaben aus verschiedenen Quellen zu verwalten. 

OneNote-Inhalte können mittels der roten Fahne "Outlook-Aufgaben" nach Outlook und damit gleichzeitig nach To Do verknüpft werden. Aufgaben aus Planner, erscheinen automatisch bei den Personen, denen diese Aufgabe zugewiesen ist. 

WEr mehr dazu wissen möchte, lese dazu meinen Artikel "Aufgaben überwachen in Microsoft 365"/2/

Planner für Meetings zur Aufgabenüberwachung

Wenn Ihr Meeting hauptsächlich dem Zweck dient, Aufgaben zu verteilen und zu überwachen, nutzen Sie am besten Planner dafür. Über die Bezeichnungen können sie die Ampel-Symbolik verwenden. Das könnte z.B. so aufgebaut sein: 

Beispiel-Bezeichnungen für Planner als Board für Team-Meetings

Die Idee dahinter ist, dass das Board praktisch immer aktiv ist, also nicht nur während der Meetings. Wer eine neue Aufgabe erstellt, gibt ihr die Farbe Blau. Wird etwas kritisch oder ist nicht mehr ganz im Plan, wird das gelb oder rot kenntlich gemacht. 

Da sich das Board nach farblichen Bezeichnungen gruppieren oder filtern lässt, ist die Agenda immer: Zuerst rot, dann gelb, dann blau. (Oder anders herum.)

Doch einen kleinen Pferdefuß gibt es dabei leider: Planner versioniert nicht. Man kann also nicht sehen, wer was wann mit welcher Bezeichnung versehen hat. Oder sonst etwas damit getan hat. 

Automatisch erfasst wird nur das Erstellen oder Erledigen einer Aufgabe. Wenn die Details aber für Sie wichtig wären, vereinbaren Sie einfach mit Ihren KollegInnen, dass Änderungen auf den Karten in den Kommentaren vermerkt werden. 

Diese sind im Nachgang nicht mehr änderbar. Falls Sie einen Status Quo Ihres Boards festhalten wollen: Wechseln Sie in die Browseransicht und exportieren Sie den Plan in eine Excel-Datei.

OneNote für mehr Flexibilität oder mehr Text

Wenn es bei Ihnen nicht nur um Aufgaben geht, sondern Sie mehr Text, mehr Flexibilität und eine zuverlässige und automatische Versionierung brauchen, ist OneNote die bessere Wahl. Sehr "gerne genommen ist eine Vorlage dieser Art:



Wichtig ist, dass die rote Fahne, die eine Aufgabe kennzeichnet, von der Person in die Zelle der Aufgabe gesetzt wird, die zuständig ist. Damit steht die Aufgabe in deren Aufgabenliste und damit auch in To Do.

Wie Sie das konkret umsetzen können, habe ich hier beschrieben.

Und die Ampel? Die können Sie über benutzerdefinierte Kategorien einstellen.


Benutzerdefinierte Kategorien in OneNote

Weitere Ideen zu Protokollen in OneNote finden Sie in diesem älteren Artikel, die Funktionen haben sich nicht verändert.

Zusammengefasst

Protokollieren Sie, machen Sie eine Agenda für das nächste Meeting. Aber machen Sie das so einheitlich wie möglich. Und so, dass es möglichst wenig Aufwand für die/den Einzelnen verursacht. 

Mit OneNote und Planner haben Sie die Möglichkeit, direkt die To Do-Listen der Team-Mitglieder zu bespielen. Erledigte Punkte und neue Aufgaben werden direkt synchronisiert.

Anmerkungen






Kommentare

Beliebte Posts aus diesem Blog

Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen - Loop-Komponenten

  Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt. Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen. Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.

Transparenz als Schlüssel zum Erfolg: 20 Reflexionsfragen für moderne Organisationen

Transparenz ist das Herzstück erfolgreicher Teams. Sie schafft Vertrauen und fördert Zusammenarbeit. Wenn alle Zugang zu den notwendigen Informationen haben, können sie fundierte Entscheidungen treffen und gemeinsam Lösungen erarbeiten. Dies führt zu höherer Effizienz, schnelleren Entscheidungsprozessen und besseren Arbeitsergebnissen. Transparenz ist mehr als ein Schlagwort – es gilt, sie greifbar zu machen, ein gemeinsames Verständnis davon zu entwickeln und es in die Praxis umzusetzen. Wie das gelingt und welche Vorteile es für Euer Team und Eure Organisation bringt, erkunden wir im Folgenden.

Die Stimmung in Deinem Team drehen? So wird’s gemacht.

Oder ähnlich. Mir gefiel der Titel. Vor ein paar Tagen hat mich jemand angesprochen und von einem, wohl etwas frustrierenden, virtuellen Teammeeting erzählt. Die Teammitglieder zogen lange Gesichter, schauten grimmig in ihre Kameras. Ich habe mich dann gefragt, was ich tun würde, wenn ich in so einer Situation wäre. In diesem Blogpost beschreibe ich ein paar Tipps mit denen Du die Stimmung in Deinem Team (und Deine eigene) verbessern kannst.

Als Team innehalten für ein neues Jahr

Es ist eine schöne Tradition, den Jahreswechsel für das persönliche Innehalten zu nutzen. Als einzelne Person blickt man zurück, reflektiert und wünscht sich etwas für das neue Jahr. Einige Menschen nehmen sich etwas für das neue Jahr vor. Aber geht es auch auf der Ebene eines Teams?

Wofür braucht man einen Aktenplan?

Es muss im Jahr 2000 gewesen sein. In meinem Job hatte ich ein breites Feld an Aufgaben und ich wollte den Überblick behalten. Ich kannte mich schon mit verschiedenen Zeitmanagementsystemen aus. Aber mein Schreibtisch und meine elektronische Ablage wurden immer unübersichtlicher. Wer könnte noch ein Problem in der Ablage haben? Die Lösung fand ich in einem Handbuch für Sekretärinnen: einen Aktenplan. Ohne ihn wäre mein Leben anders verlaufen.

Leisten! Leisten? Leisten!

Warum opfern wir so viel für den Job, selbst wenn es uns nicht wirklich weiterbringt? Ein paar blasphemische Gedanken zu einem für uns überlebenswichtigen Thema. 

Kategorien in Outlook - für das Team nutzen

Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.

Rebellieren für den Wandel: die 8 Regeln des totalen Stillstandes von Prof. Dr. Peter Kruse

In einem legendärem Vortrag skizzierte Peter Kruse 8 Regeln des totalen Stillstands. Ihm zufolge wurden die Regeln entwickelt, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, Bereiche mit potenziellem Widerstand gegen Veränderungen zu erkennen und Menschen auf strukturierte Weise durch den Veränderungsprozess zu führen.

Und jetzt alle zusammen! Teams - OneNote - Aufgaben - To Do

Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird  im Zeitalter virtueller Besprechungen  noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass  im Zusammenhang mit Microsoft 365  zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.

Tanz der Konflikte - Tipps und Tricks für Führungskräfte im Konfliktmanagement

Erinnern Sie sich, zu welcher Musik sie so richtig ausgelassen tanzen konnten? Stellen Sie sich die digitale Transformation Ihrer Organisation als eine große Tanzinszenierung vor: Unterschiedlichste Rhythmen und Stilrichtungen treffen aufeinander - die Heavy-Metal-Fans auf die Diskofox-Queens, die Raver auf die LineDancer. Diese Vielfalt führt zwangsläufig zu Konflikten. Doch was, wenn wir sie als kreative Impulse für Fortschritt nutzen? Wie Führungskräfte diese Konfliktenergie effektiv nutzen, zeigt dieser Artikel. Konflikte verstehen: Warum sie unvermeidbar und wertvoll sind Konflikte - formwandelnde Begleiter Konflikte entstehen überall. Führungskräfte erleben Konflikte häufig in Form von unklaren Verantwortlichkeiten, unterschiedlichen Erwartungen oder Widerständen gegenüber neuen Arbeitsweisen. Während einige bereit sind, neue Schritte auszuprobieren, vertrauen andere auf vertraute Abläufe. Konflikte begleiten die Tänzer:innen auf eine Reise zwischen unterschiedlichen Bühnen. Jed...