Es ist der Dauerbrenner: "Wie kann ich Aufgaben erfassen, filtern, delegieren und überwachen in diesem riesigen Informationspool, der Microsoft 365 heißt (manch eine/einer sagt "Moloch" dazu)? Überall kleine und große Dinge, die die einzelnen MitarbeiterInnen "auf dem Schirm" haben müssen. Für dieses frustrierende Problem gibt es mehrere hilfreiche Ansätze, die ich hier im Kurzporträt vorgestelle.
Von Teams nach To Do
Einen Post als Aufgabe erfassen
Diese Möglichkeit ist wichtig und extrem gut versteckt:
Aus einem Post eine Aufgabe machen
Klick auf das Dreipunktemenü am Post
Weitere Aktionen
Aufgabe erstellen
Im folgenden Fenster können nun die Details der Aufgabe erfasst werden. Also z.B. der Betreff geprüft oder geändert und/oder ein Fälligkeitsdatum eingetragen werden.
Danach erscheint die Aufgabe sowohl in der Outlook-Aufgabenliste als auch in To Do.
Eine Aufgabe direkt in "To Do" erfassen
Wer auch viel auf mobilen Endgeräten arbeitet, wird diese Möglichkeit besonders nützlich finden. Denn die Oberfläche ist überall gleich und die Synchronisierung läuft geschmeidig.
Ein Aufgabenbetreff kann direkt im Feld "Aufgabe hinzufügen" eingegeben werden. Sofort ist die Aufgabe erfasst. Im Gegensatz zu Outlook-Aufgaben können im Detailfenster auch Schritte erfasst werden, also Unteraufgaben. Auch Serienaufgaben sind möglich sowie das Anhängen von Anlagen.
Die Liste "Mein Tag" in To Do
"To Do" ist ganz offensichtlich als Werkzeug für das Selbstmanagement gedacht. Der große Vorteil ist, dass es mit Outlook zusammenspielt und auch Aufgaben aus Planner anzeigt. Es ist sozusagen ein Dashboard für alles.
Die Liste "Mein Tag" ist besonders interessant. Sie beginnt mit jedem Tag neu. Sie können hierher Aufgaben mit dem Plus-Symbol holen, die eben heute gut passen - unabhängig vom Fälligkeitsdatum. In dieser Liste können dann die Einträge auch frei angeordnet werden.
"To Do" ist Listen-orientiert. Es gibt Listen nach Herkunft der Aufgaben (Aufgaben/gekennzeichnete E-Mails/Planner-Tasks) und nach unterschiedlichen Filtern (nur "Wichtig", nur Aufgaben mit Fälligkeitsdatum). So können Sie das anschauen, was Sie gerade interessiert, ohne das Tool wechseln zu müssen.
Es sind sogar auch gemeinsame Listen möglich. Die aber bleiben leider hinter den Möglichkeiten von "Planner" weit zurück.
Aufgaben in OneNote kennzeichnen
Wenn Sie OneNote in der Desktop-App nutzen, haben Sie die Möglichkeit, jeden einzelnen Eintrag mittels roter Fahne aus "Aufgabe" zu kennzeichnen. Diese erscheint dann mit einer Verknüpfung direkt in den Outlook-Aufgaben und damit auch in "To Do". Mehr ist dazu nicht zu sagen. Bei aller Einfachheit ist dies eine wunderbare Methode, bei Aufschreiben aus Meetings Aufgaben zu erfassen und nachzuverfolgen.
Kennzeichnung einer Aufgabe in OneNote
Planner für Projekt- oder Teamaufgaben
Planner ist Registerkarte innerhalb des Teams in Microsoft Teams gut aufgehoben. Das Tool orientiert sich am klassischen Kanban-Board. Jede Aufgabe erhält eine Karte, jede Karte kann mit den Eckdaten der Aufgabe versehen werden.
Es ist auch möglich, dass mehrere Personen für dieselbe Aufgabe zuständig sind. Arno Burger stellt Planner hier kurz und prägnant vor:
Microsoft Lists für stark strukturierte Prozesse
Die App "Lists" in Microsoft 365 ist das richtige Tool, wenn Ihnen Planner zu wenige Möglichkeiten für Ihre Anforderungen bietet. Wenn Sie z.B. eher eine Tabelle als Übersicht im Excel-Stil möchten, die noch ein bisschen mehr kann als das. Ich habe Lists hier beschrieben.
Auswahlhilfe
Das ist viel auf einmal? Ja, stimmt. Der Möglichkeiten sind viele. Doch die Ansprüche und Prozesse sind ja ebenfalls sehr unterschiedlich.
Zur besseren Übersicht, hier noch einmal eine Zusammenfassung, was welches Tool bietet. Das Bild kann hier besser angezeigt werden.
Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?
Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.
Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.
Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.
Protokolliert Ihr Team seine Besprechungen in OneNote? Das geht einfach, schnell ist teamfähig und hat eine exzellente Suchfunktion. Die beliebte Fragen "Wann haben wir eigentlich beschlossen, dass..." ist so schnell beantwortet. Darum wird OneNote an dieser Stelle immer beliebter. In meinen Seminaren dazu sind gute Ideen entstanden, die ich hier weitergeben will.
Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird im Zeitalter virtueller Besprechungen noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass im Zusammenhang mit Microsoft 365 zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.
Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.
Menschen geraten oft in Stress und in Schieflage, weil sie überengagiert sind. Wie kommt das? Was ist zu tun, um das zu verhindern? Was, um in einer guten professionellen, gesunden und leistungsfördernden Verfassung zu bleiben?
Scrum-Trainings können eine Menge Energie und Hoffnung freisetzen. Einige Menschen sagen auch schnell: „Ich verstehe, was mit Scrum gemeint ist. Aber ich weiß nicht, wie ich das in dieser Organisation umsetzen kann.“ Vielleicht ist das der falsche Anspruch. Ich gebe meist eine andere Antwort.
OneNote ist praktisch – ohne jeden Zweifel. OneNote ist auch einfach und intuitiv zu bedienen… Ja… so am Anfang. Doch früher oder später kommen Fragen wie: - wer genau hat eigentlich wie Zugriff auf die Daten? Wie ist das mit Synchronisation zwischen Büro-PC und Smartphone oder iPad? Wie funktioniert OneNote auf dem SharePoint? Auf diese Fragen findet sich die Antwort nicht ganz so leicht. Ich versuche hier die nicht ganz so offensichtlichen Zusammenhänge deutlich zu machen und "gern genommene" Fallen zeigen.
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