Es ist der Dauerbrenner: "Wie kann ich Aufgaben erfassen, filtern, delegieren und überwachen in diesem riesigen Informationspool, der Microsoft 365 heißt (manch eine/einer sagt "Moloch" dazu)? Überall kleine und große Dinge, die die einzelnen MitarbeiterInnen "auf dem Schirm" haben müssen. Für dieses frustrierende Problem gibt es mehrere hilfreiche Ansätze, die ich hier im Kurzporträt vorgestelle.
Von Teams nach To Do
Einen Post als Aufgabe erfassen
Diese Möglichkeit ist wichtig und extrem gut versteckt:
Aus einem Post eine Aufgabe machen
Klick auf das Dreipunktemenü am Post
Weitere Aktionen
Aufgabe erstellen
Im folgenden Fenster können nun die Details der Aufgabe erfasst werden. Also z.B. der Betreff geprüft oder geändert und/oder ein Fälligkeitsdatum eingetragen werden.
Danach erscheint die Aufgabe sowohl in der Outlook-Aufgabenliste als auch in To Do.
Eine Aufgabe direkt in "To Do" erfassen
Wer auch viel auf mobilen Endgeräten arbeitet, wird diese Möglichkeit besonders nützlich finden. Denn die Oberfläche ist überall gleich und die Synchronisierung läuft geschmeidig.
Ein Aufgabenbetreff kann direkt im Feld "Aufgabe hinzufügen" eingegeben werden. Sofort ist die Aufgabe erfasst. Im Gegensatz zu Outlook-Aufgaben können im Detailfenster auch Schritte erfasst werden, also Unteraufgaben. Auch Serienaufgaben sind möglich sowie das Anhängen von Anlagen.
Die Liste "Mein Tag" in To Do
"To Do" ist ganz offensichtlich als Werkzeug für das Selbstmanagement gedacht. Der große Vorteil ist, dass es mit Outlook zusammenspielt und auch Aufgaben aus Planner anzeigt. Es ist sozusagen ein Dashboard für alles.
Die Liste "Mein Tag" ist besonders interessant. Sie beginnt mit jedem Tag neu. Sie können hierher Aufgaben mit dem Plus-Symbol holen, die eben heute gut passen - unabhängig vom Fälligkeitsdatum. In dieser Liste können dann die Einträge auch frei angeordnet werden.
"To Do" ist Listen-orientiert. Es gibt Listen nach Herkunft der Aufgaben (Aufgaben/gekennzeichnete E-Mails/Planner-Tasks) und nach unterschiedlichen Filtern (nur "Wichtig", nur Aufgaben mit Fälligkeitsdatum). So können Sie das anschauen, was Sie gerade interessiert, ohne das Tool wechseln zu müssen.
Es sind sogar auch gemeinsame Listen möglich. Die aber bleiben leider hinter den Möglichkeiten von "Planner" weit zurück.
Aufgaben in OneNote kennzeichnen
Wenn Sie OneNote in der Desktop-App nutzen, haben Sie die Möglichkeit, jeden einzelnen Eintrag mittels roter Fahne aus "Aufgabe" zu kennzeichnen. Diese erscheint dann mit einer Verknüpfung direkt in den Outlook-Aufgaben und damit auch in "To Do". Mehr ist dazu nicht zu sagen. Bei aller Einfachheit ist dies eine wunderbare Methode, bei Aufschreiben aus Meetings Aufgaben zu erfassen und nachzuverfolgen.
Kennzeichnung einer Aufgabe in OneNote
Planner für Projekt- oder Teamaufgaben
Planner ist Registerkarte innerhalb des Teams in Microsoft Teams gut aufgehoben. Das Tool orientiert sich am klassischen Kanban-Board. Jede Aufgabe erhält eine Karte, jede Karte kann mit den Eckdaten der Aufgabe versehen werden.
Es ist auch möglich, dass mehrere Personen für dieselbe Aufgabe zuständig sind. Arno Burger stellt Planner hier kurz und prägnant vor:
Microsoft Lists für stark strukturierte Prozesse
Die App "Lists" in Microsoft 365 ist das richtige Tool, wenn Ihnen Planner zu wenige Möglichkeiten für Ihre Anforderungen bietet. Wenn Sie z.B. eher eine Tabelle als Übersicht im Excel-Stil möchten, die noch ein bisschen mehr kann als das. Ich habe Lists hier beschrieben.
Auswahlhilfe
Das ist viel auf einmal? Ja, stimmt. Der Möglichkeiten sind viele. Doch die Ansprüche und Prozesse sind ja ebenfalls sehr unterschiedlich.
Zur besseren Übersicht, hier noch einmal eine Zusammenfassung, was welches Tool bietet. Das Bild kann hier besser angezeigt werden.
Es muss im Jahr 2000 gewesen sein. In meinem Job hatte ich ein breites Feld an Aufgaben und ich wollte den Überblick behalten. Ich kannte mich schon mit verschiedenen Zeitmanagementsystemen aus. Aber mein Schreibtisch und meine elektronische Ablage wurden immer unübersichtlicher. Wer könnte noch ein Problem in der Ablage haben? Die Lösung fand ich in einem Handbuch für Sekretärinnen: einen Aktenplan. Ohne ihn wäre mein Leben anders verlaufen.
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Transparenz ist das Herzstück erfolgreicher Teams. Sie schafft Vertrauen und fördert Zusammenarbeit. Wenn alle Zugang zu den notwendigen Informationen haben, können sie fundierte Entscheidungen treffen und gemeinsam Lösungen erarbeiten. Dies führt zu höherer Effizienz, schnelleren Entscheidungsprozessen und besseren Arbeitsergebnissen. Transparenz ist mehr als ein Schlagwort – es gilt, sie greifbar zu machen, ein gemeinsames Verständnis davon zu entwickeln und es in die Praxis umzusetzen. Wie das gelingt und welche Vorteile es für Euer Team und Eure Organisation bringt, erkunden wir im Folgenden.
In einem legendärem Vortrag skizzierte Peter Kruse 8 Regeln des totalen Stillstands. Ihm zufolge wurden die Regeln entwickelt, um Managern und Führungskräften dabei zu helfen, Bereiche mit potenziellem Widerstand gegen Veränderungen zu erkennen und Menschen auf strukturierte Weise durch den Veränderungsprozess zu führen.
Remote Meetings können anstrengend sein – müde Augen, sinkende Konzentration und ein angespanntes Team. Aber keine Sorge: Mit den richtigen Energizern bringst du Schwung und Motivation in jede Online-Session! In diesem ersten Teil zeige ich dir vier Übungen, die schnell für gute Laune sorgen und deinen Meetings neuen Schwung verleihen.
Der persönliche Austausch auf einer Konferenz hilft beim Lösen der eigenen Probleme im Unternehmen. Hier sind ein paar Vorschläge aus der Community für den nächsten Scrum Day. Ihr könnt jetzt Vorschläge für das Programm einreichen.
Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.
Liebe Product Owners, wir müssen reden. Schon wieder eine Anforderung, die im Nirgendwo landet? Zeit, das Ganze anders anzugehen. Ihr kennt das Spiel: Anforderungen sind ausgearbeitet, und doch läuft es im Team holprig. Was fehlt? Oft sind es Klarheit, realistische Erwartungen und ein bisschen Fingerspitzengefühl. Doch keine Sorge! Mit ein paar praktischen Tipps könnt ihr Missverständnisse vermeiden, Blockaden umgehen und den Entwicklungsprozess so richtig in Fahrt bringen – natürlich in Zusammenarbeit mit eurem Scrum Master. Hier sind zwölf Regeln, die euch helfen, das Team auf Kurs zu bringen und das Chaos in produktive Zusammenarbeit zu verwandeln. Wir zeigen dabei auch, wo der Scrum Master unterstützen kann, damit ihr eure Rolle als Product Owner noch besser erfüllen könnt. Häufige Stolperfallen: Warum Anforderungen oft scheitern Bevor wir ins Eingemachte gehen, kurz zu den typischen Stolperfallen. „Klare Anforderungen“? Klingt gut, scheitert aber sehr häufig an der realen Praxis. ...
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Wir hören immer wieder, dass Teams zu viel zu tun haben. Aber woher wissen wir eigentlich, was zu viel genau bedeutet? Hier ist ein ungewöhnlicher Tipp: Treffen Sie Annahmen über eine gute Menge. Planen Sie eine ideale Woche.
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