Es ist der Dauerbrenner: "Wie kann ich Aufgaben erfassen, filtern, delegieren und überwachen in diesem riesigen Informationspool, der Microsoft 365 heißt (manch eine/einer sagt "Moloch" dazu)? Überall kleine und große Dinge, die die einzelnen MitarbeiterInnen "auf dem Schirm" haben müssen. Für dieses frustrierende Problem gibt es mehrere hilfreiche Ansätze, die ich hier im Kurzporträt vorgestelle.
Von Teams nach To Do
Einen Post als Aufgabe erfassen
Diese Möglichkeit ist wichtig und extrem gut versteckt:
Aus einem Post eine Aufgabe machen
Klick auf das Dreipunktemenü am Post
Weitere Aktionen
Aufgabe erstellen
Im folgenden Fenster können nun die Details der Aufgabe erfasst werden. Also z.B. der Betreff geprüft oder geändert und/oder ein Fälligkeitsdatum eingetragen werden.
Danach erscheint die Aufgabe sowohl in der Outlook-Aufgabenliste als auch in To Do.
Eine Aufgabe direkt in "To Do" erfassen
Wer auch viel auf mobilen Endgeräten arbeitet, wird diese Möglichkeit besonders nützlich finden. Denn die Oberfläche ist überall gleich und die Synchronisierung läuft geschmeidig.
Ein Aufgabenbetreff kann direkt im Feld "Aufgabe hinzufügen" eingegeben werden. Sofort ist die Aufgabe erfasst. Im Gegensatz zu Outlook-Aufgaben können im Detailfenster auch Schritte erfasst werden, also Unteraufgaben. Auch Serienaufgaben sind möglich sowie das Anhängen von Anlagen.
Die Liste "Mein Tag" in To Do
"To Do" ist ganz offensichtlich als Werkzeug für das Selbstmanagement gedacht. Der große Vorteil ist, dass es mit Outlook zusammenspielt und auch Aufgaben aus Planner anzeigt. Es ist sozusagen ein Dashboard für alles.
Die Liste "Mein Tag" ist besonders interessant. Sie beginnt mit jedem Tag neu. Sie können hierher Aufgaben mit dem Plus-Symbol holen, die eben heute gut passen - unabhängig vom Fälligkeitsdatum. In dieser Liste können dann die Einträge auch frei angeordnet werden.
"To Do" ist Listen-orientiert. Es gibt Listen nach Herkunft der Aufgaben (Aufgaben/gekennzeichnete E-Mails/Planner-Tasks) und nach unterschiedlichen Filtern (nur "Wichtig", nur Aufgaben mit Fälligkeitsdatum). So können Sie das anschauen, was Sie gerade interessiert, ohne das Tool wechseln zu müssen.
Es sind sogar auch gemeinsame Listen möglich. Die aber bleiben leider hinter den Möglichkeiten von "Planner" weit zurück.
Aufgaben in OneNote kennzeichnen
Wenn Sie OneNote in der Desktop-App nutzen, haben Sie die Möglichkeit, jeden einzelnen Eintrag mittels roter Fahne aus "Aufgabe" zu kennzeichnen. Diese erscheint dann mit einer Verknüpfung direkt in den Outlook-Aufgaben und damit auch in "To Do". Mehr ist dazu nicht zu sagen. Bei aller Einfachheit ist dies eine wunderbare Methode, bei Aufschreiben aus Meetings Aufgaben zu erfassen und nachzuverfolgen.
Kennzeichnung einer Aufgabe in OneNote
Planner für Projekt- oder Teamaufgaben
Planner ist Registerkarte innerhalb des Teams in Microsoft Teams gut aufgehoben. Das Tool orientiert sich am klassischen Kanban-Board. Jede Aufgabe erhält eine Karte, jede Karte kann mit den Eckdaten der Aufgabe versehen werden.
Es ist auch möglich, dass mehrere Personen für dieselbe Aufgabe zuständig sind. Arno Burger stellt Planner hier kurz und prägnant vor:
Microsoft Lists für stark strukturierte Prozesse
Die App "Lists" in Microsoft 365 ist das richtige Tool, wenn Ihnen Planner zu wenige Möglichkeiten für Ihre Anforderungen bietet. Wenn Sie z.B. eher eine Tabelle als Übersicht im Excel-Stil möchten, die noch ein bisschen mehr kann als das. Ich habe Lists hier beschrieben.
Auswahlhilfe
Das ist viel auf einmal? Ja, stimmt. Der Möglichkeiten sind viele. Doch die Ansprüche und Prozesse sind ja ebenfalls sehr unterschiedlich.
Zur besseren Übersicht, hier noch einmal eine Zusammenfassung, was welches Tool bietet. Das Bild kann hier besser angezeigt werden.
Ein Meeting jagt das nächste. Sich da nicht zu verzetteln, wird im Zeitalter virtueller Besprechungen noch anspruchsvoller. Kein Wunder, dass im Zusammenhang mit Microsoft 365 zwei Fragen besonders häufig auftauchen: Wie dokumentiert man Besprechungen gut? Was hilft, offene Aufgaben nachzuhalten? Eine gute Lösung: Das in MS Teams integrierte OneNote-Notizbuch als gemeinsame Plattform auch für den Aufgabenüberblick zu nutzen.
Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.
Mittlerweile wird praktisch alle Routine-Korrespondenz in Outlook erledigt. Was liegt da näher, als ein gutes Set von Vorlagen zu erstellen und diese gemeinsam in Team zu nutzen? Leider hat Microsoft vor diesen – an sich simplen – Wunsch einige Hürden gebaut.
"Widerstand gegen Veränderungen ist ein Geschenk in hässlicher Verpackung." Dieser Satz meines geschätzen Co-Creators Matthias Pahl, hat mich ins nachdenken gebracht. Widerstand soll ein Geschenk sein? Fühlt sich häufig nicht so an oder? These: Hinter Widerständen steckt eine innere Logik. Widerstand möchte etwas schützten, etwas stabilisieren und im Gleichgewicht halten. So irrational der Widerstand daher kommen mag. Er erfüllt einen Zweck, der verstanden werden will. In diesem Blogartikel biete ich Ihnen 6 Impulse an, die einen versöhnlichen Blick auf Widerstände gegen Veränderungen legen und Lösungsansätze bieten sollen. 1. Widerstand erfüllt einen Zweck & folgt eigenen Wertevorstellungen & Handlungslogiken Hinter dem Widerstand stecken oft Ängste, wie Kontrollverlust oder das Infragestellen der eigenen Kompetenzen. Auch das Festhalten an Bewährtem und Zweifel am Nutzen der Veränderungen spielen häufig eine Rolle. Diese wollen verstanden und respektiert werden.
Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt's noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks .
Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?
Spiele bieten eine gute Gelegenheit, zeitliche Erfahrungen zu verdichten und gemeinsam zu lernen. Karl Scotland und Sallyann Freudenberg haben im Mai 2014 das Lego Flow Game veröffentlicht. Wir haben die Spielidee übernommen, aber das Spielmaterial gewechselt. Statt Legosteinen benutzen wir Material aus Grzegorz Rejchtmans Ubongo-Spiel. Hier präsentieren wir die Anleitung für das Ubongo Flow Game.
"Was ist eigentlich der Unterschied zwischen OneDrive, OneNote und SharePoint?" Diese Frage wird mir mir schon seit meinen ersten Workshops zu Microsoft 365 gestellt. Mein heimlicher Gedanke damals war: "Super, solange es diese Frage gibt, ist mein Job sicher!" :) Geantwortet habe ich: "Es ist verständlicher, wenn wir die Gemeinsamkeiten betrachten: Alle drei sind von Microsoft. Alle drei eignen sich zur digitalen Zusammenarbeit." Bleibt allerdings die Frage: Was benutzt man wofür?
Wer sich neu mit Scrum beschäftigt, ist vielleicht überwältigt von den ganzen Fachbegriffen. Dann sieht man vielleicht gar nicht, wie einfach die einzelnen Elemente von Scrum sind. Deshalb hier ein einfaches Beispiel für die Vorbereitung einer Party mit Hilfe von Scrum.
Erstellen auch Sie Besprechungsserien in Outlook? Ärgern auch Sie sich manchmal darüber, wenn Sie etwas zu ändern haben? Falls nicht, versenden Sie entweder keine wiederkehrenden Outlook-Besprechungen (Serienterminen). Oder Sie ändern nie etwas daran. Dann ist dieser Artikel nichts für Sie. Lesen Sie aber bitte weiter, falls Sie sich schon immer mal gefragt haben, ob es eine Lösung gibt?
Kommentare
Kommentar veröffentlichen