Der Erfolg eines Teams hängt zu einem nicht unerheblichen Teil von der internen Kommunikation des Teams ab. Weiß jeder – auch die Teamleitung – jederzeit was wie getan wird und wie der Stand der Dinge ist? Wenn ja, wieviel Aufwand muss in diese „Teamadministration“ gesteckt werden? Ein gutes Maß zur Selbstbewertung ist der Umfang des „gefühlten Chaos“ das ausbricht, wenn ein Teammitglied unerwartet ausfällt. Geht das einigermaßen reibungsarm über die Bühne?
Das Ziel muss sein, mit möglichst wenig Aufwand möglichst
wertige Informationen im Team vorzuhalten. Die Frage der Führungskraft: »Wie
weit ist eigentlich das Projekt Lagererweiterung gediehen? Wo stehen wir
jetzt?« muss sich umstandslos und korrekt beantworten lassen. Im oben genannten
Fall eines kurzfristigen Ausfalls einer Person steht die Frage im Raum: »An
welchen Themen ist der Peter eigentlich gerade dran? Was muss als Nächstes
getan werden? Wer kann das übernehmen?« Es ist wichtig, dass diese Fragen sich
schnell und vollständig beantworten lassen, ohne Peters E-Mails der letzten
drei Wochen filzen zu müssen. Wolf hat hier vor einiger Zeit die Vorgangsliste vorgestellt. Deren Einsatz kann ich nur wärmstens empfehlen./1/
Wo sind wir Experte?
Das geschilderte Szenario ist die eine Seite des Themas der
ganz alltagsnahen, praktischen Fragen. Die andere Seite ist diese: In welchen
Themen ist unser Team der Experte? Wo kennen wir uns so richtig gut aus? Wer
bringt welche Informationen mit – vielleicht auch jenseits des Alltäglichen
(Petra ist Vorstand eines großen Rudervereins – ein Fest für 100 Leute
organisieren – sie kann das. Heinz hat eine rumänische Großmutter, er spricht
fließend Rumänisch.). Wer die Excel-Fachfrau im Team ist, hat sich
rumgesprochen. Aber ist es Sabine auch recht, wenn sie – obwohl das keineswegs
ihren normalen Aufgaben entspricht – immer mal wieder für knifflige Funktionen
eingespannt wird? Sagen tut sie ja nichts dagegen. Wissen über Wissen und
Können entsteht fast immer zufällig! Das kann nicht gut sein. Ein Lösungsansatz
ist die Kompetenzmatrix.
Kompetenzmatrix
Einem kleinen Unternehmen, das auf Sonderanfertigungen im
Maschinenbau spezialisiert ist, ging ein lukrativer Auftrag verloren, weil
durch krankheitsbedingte Ausfälle in der Urlaubszeit eine systemwichtige
Aufgabe nicht bearbeitet werden konnte. Es war einfach niemand zur Stelle, der
diese Aufgabe hätte erledigen können. Vor diesem Zwischenfall hatte niemand
wahrgenommen, dass es an dieser Stelle einen personellen Engpass gab.
Die Lösung war so einfach wie wirkungsvoll. In einer Matrix
wurden die Mitarbeitenden und die wichtigsten Aufgabenpakete gelistet. Die
Mitarbeiter trugen ein »E« für Experte ein, ein »V« für »Da kann ich vertreten«
ein, »G« für »Grundkenntnisse, ich weiß, worum es geht, kann das aber nicht
verantwortlich durchführen« und einen Strich für »Hier kenne ich mich gar nicht
aus«.
Hier ist eine vereinfachte Kompetenzmatrix:
Auftragsannahme
|
Produktionsüberwachung
|
Liefervorbereitung
|
|
Maria Weiß
|
E
|
-
|
V
|
Peter Schwarz
|
-
|
E
|
V
|
Edgar Roth
|
V
|
-
|
E
|
Paula Braun
|
V
|
E
|
-
|
Ziel ist, für jedes wichtige Aufgabenpaket mindestens einen,
besser zwei Experten und zwei Vertreter zu haben. Wenn das nicht gegeben ist,
können Mitarbeitende, die »G« für Grundkenntnisse angegeben haben, zu
Vertretern aufgebaut werden.
Über diesen vordergründigen Nutzen für das Team hinaus finde ich es auch sehr wichtig, Entwicklungsperspektiven zu sehen, wahrzunehmen und auch gezielt zu suchen - sowohl für mich selbst als auch für Menschen, für die ich Verantwortung trage. "Wo entwickeln wir uns hin?" ist in meinen Augen eine der spannendsten Fragen überhaupt. Sie dem Zufall zu überlassen, halte ich für keine gute Idee.
Widerspruch ist in den Kommentaren dieses Blogs willkommen!
Dies ist ein leicht bearbeiteter Auszug aus meinem neuesten Buch "Überleben in der Informationsflut" /2/
Anmerkungen:
- /1/ Wolf Steinbrecher: Touchpoint-Unternehmen; Anekdote 2, Teamworkblog,, erschienen am 13. Oktober 2014, abrufbar unter: http://www.teamworkblog.de/2014/10/touchpoint-unternehmen-welche-business.html
- /2/ Sigrid Hess: Überleben in der Informationsflut, Redline-Verlag 2015
Liebe Sigrid, die Idee finde ich sehr gut. Ich habe es selbst ein paar mal probiert. In der Praxis finde ich schwierig, zu beschreiben, was ich weiß und was ich nicht weiß. Gut ist es, wenn es einen Prozessrahmen gibt, an den man sich halten kann. Eine ganz allgemeine Kompetenzmatrix ohne Bezug zu Prozessen funktioniert aus meiner Sicht nicht gut. LG, Jan
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